基于电子商务的直线职能型组织结构创新研究

张佰尚

(中北大学经济与管理学院,山西太原030051)

基于电子商务的直线职能型组织结构创新研究

张佰尚

(中北大学经济与管理学院,山西太原030051)

随着计算机和网络技术的发展,电子商务成为经济活动中的新生力量,对经济发展起着巨大的推动作用,同时电子商务也影响着企业的组织结构。本文指出了企业组织理论创新的重要性;分析了目前直线职能型企业组织结构的缺陷;在借鉴企业组织理论的基础上提出了直线职能型企业组织结构的创新模型,阐述了创新模型的创新之处及其优点;对企业进行组织结构创新详细地提出了电子商务系统设计的建议。

组织结构创新模型;电子商务;直线职能型组织结构

0 引 言

管理学大师德鲁克在《21世纪的管理挑战》中提出:“管理和创新是一体两面,这是很明显的道理。不懂得管理的企业家,不能存活很久;不懂得创新的管理者,也不会存活很久。”可以看出,创新对于企业发展至关重要。目前,电子商务已经成为新的经济力量,深入到了很多领域,并且影响到了原有的组织结构。为了适应新形势,企业不得不进行组织结构的创新。

1 企业组织结构创新的理论依据和事实基础

管理学大师彼得·德鲁克(Peter Drucker)很早就将熊彼特(Schumpeter)的创新理论引入了管理之中[1]。彼得·德鲁克一生写了大量具有借鉴意义的著作和文章。这些著作和文章对大批读者在经济、政治、社会和思想上有很大的启示作用。因此彼得·德鲁克也被誉为在企业管理方面最杰出、最有影响力的思想家。在德鲁克看来,技术创新只是创新的一个很窄的领域,而经济创新(市场创新和管理创新)和社会创新也是创新的重要方面。德鲁克认为不论企业的经营状况是否良好,每一家企业都应当不断进行创新[2]。每一个企业家都应该树立创新的观念,因为大的系统在发生着变化,企业中的每一个环节和因素,如产品、服务、技术、工艺、组织结构、运作模式等等的繁荣和“黄金期”都是很短暂的。随着时间的推移,这些环节和要素必然会不适应系统的要求,需要创新。创新是企业的灵魂,企业要想获得持续发展,必须不断地进行创新[3]。

有很多的管理实践也证明了创新的重要作用,其中海尔就是一个不断创新的巨大获益者。自从张瑞敏接管海尔以来,海尔就进行着各个方面的创新,特别是管理模式方面的创新。这些创新中最经典的有“日事日毕,日清日高”的OEC管理法、“吃休克鱼”的并购模式、“市场链”的管理模式。这些创新使海尔在企业竞争中始终处于领先地位,并取得了很好的经济和社会效益。

依据德鲁克的创新管理理论并结合海尔创新成功的实例,我们可以看出企业要获得不断发展、在市场竞争中居于主导地位就必须进行各方面的创新。

2 目前直线职能型企业的组织结构特征及缺陷

目前,我国的很多企业都在使用直线职能型的组织结构[4]。这种组织结构是在直线制组织结构的基础上演化而来的,只是在直线制组织统一指挥的前提下,设置了相关的职能部门,这些职能部门为直线部门服务[5]。职能参谋部门拟订的计划、方案以及有关指令,由直线主管批准下达;职能部门参谋只起业务指导作用,无权直接下达命令。因此,职能参谋人员的服务本质上是建议性的,他们不能对直线人员行使职权。

图1 直线职能型企业组织结构图

直线职能型结构虽然具有集中统一指挥、分工细密以及分工专业化的优点,在一定程度上可以提高企业的管理效率。但是,这种结构也存在着如下重大缺陷。

2.1 横向部门的联系较差,不利于部门的沟通

从图1可以看出,各个部门直接由上级进行领导,除了职能部门对直线部门进行服务和指导之外,各个部门几乎没有横向联系。如果某个部门想和另外的部门进行信息共享,就必须向上级部门请示,然后由上级领导和另外的部门进行协调,这样各个部门的沟通是很不方便的,这就降低了企业的效率。

2.2 横向部门“集权分裂”,不利于部门协同努力

直线职能型企业的各个部门只负责企业的一种或几种联系紧密的经济活动,分工高度专业化。但是正是这种专业化导致各个部门的工作重点不一致,从而在工作中缺乏必要的协调性。

2.3 各个部门信息传递路线长,不利于企业迅速适应环境

直线职能型企业每一个部门的管理层次都比较大。拿营销部来讲,营销经理下面有大区经理、地区经理、区经理、业务员,这个系统的链条是相当长的,总经理发布的信息要经过多个层级的传递才能下达到一线员工,从而不利于信息的传递,也导致企业不能迅速适应环境的变化。

3 电子商务环境下直线职能型企业组织结构再造

3.1 直线职能型组织结构创新点

由于原有的直线职能型结构有较大的弊端,而电子商务的特性却可以弥补这些弊端,所以可以考虑使用电子商务对原有的组织结构进行创新。通过阅读经典的理论和对一些组织结构变革案例的分析,本文对原有组织结构进行了必要的创新,参见图2。

创新后的组织结构新设了电子商务管理中心。该中心直接接受总经理的领导和管理,成为一个重要的科室,并且直接与各个部门的信息系统集成在一起,各个部门也可以直接在该电子商务平台上进行交流与沟通。与传统的直线职能型组织结构相比,创新后的直线职能型组织结构具有以下的创新之处。

1)增设了电子商务管理中心。电子商务管理中心是创新后的组织结构中核心的组成部分。在传统的直线职能型组织结构中,采购部、人事部、财务部等各个部门按照既定的部门目标,在总经理的指导下合理利用部门资源,力争实现目标;而在创新后的结构中,新设的电子商务管理中心是一个重要的管理和信息共享平台,该中心接受总经理的直接领导,并且与各个部门进行动态的交互。总经理可以通过该平台发布企业目标,各个部门也可以通过该平台发布部门资源信息。

图2 基于电子商务的直线职能型企业组织结构创新模型

图3 单个循环信息失真机理

2)形成了网络型的组织结构。在传统的直线职能型组织结构中,各个部门的目标和工作内容相差较大。比如,生产车间关注的是如何在最短的时间、用最少的人力、耗费最少的材料生产出质量达标的产品,而财务部门的主要工作内容是扩大资金来源渠道,保证企业资金合理的比例,保持资金链的良好运转,使资金发挥最大的效用。可以看出,由于部门的工作内容和任务不同,各部门直接与总经理沟通,彼此间协调程度低,形成了“块状”的结构。而创新后的组织结构中,各部门可以通过电子商务管理中心进行彼此的沟通,将部门信息和计划共享,从而构成了“网状”的组织结构,这样使各部门可以了解其他部门的工作动态和资源情况,并且参考这些情况制定和调整部门的计划和工作步骤,实现资源最大利用。

3)创新后的组织结构趋于扁平化。在传统的直线职能型组织结构中,信息传递是按照由上到下或者由下到上逐级进行传递的。由于管理幅度的存在,这种结构需要较大的管理层级[6]。而在创新后的组织结构中,由于电子商务管理中心具有强大的信息共享的作用,所以信息传递非常迅速也非常准确,这就可以扩大管理幅度,从而缩小管理层级,即创新后的组织结构趋于扁平化。

3.2 创新后的直线职能型组织结构的优点

在创新后的直线职能型组织结构中,各个部门可以实现信息共享,从而增强了企业运作的灵活性,使企业能够更好地适应环境变化,有如下具体优点。

1)实现信息共享,增强部门之间的协调性。创新后的组织结构将企业内部所有部门的信息集成在一起,并且各个部门可以在这一平台上进行沟通,从而打破了原有组织结构分块的状况,而使企业中的所有部门形成了以电子商务管理中心为中心的网络型结构,这种结构最容易实现信息共享,从而也有利于各个部门之间的协调。

2)信息发布迅速,增强企业决策的科学性。创新后的组织结构以电子商务管理中心为平台,各个部门可以将该部门的资源使用情况迅速传递到平台之上,这样其它部门就可以根据相关部门的实际运行情况做出自身的动态决策。例如,销售部门可以根据实际的销售情况而将产品需求信息传递给电子商务管理中心,然后生产部门可以参照电子商务平台的需求缺口进行有计划的定量生产,而这时生产部门可以将计划生产的产品数传递给电子商务管理中心,而采购部可以根据产品量来确定部门的采购计划。可以看出由于新的组织结构信息发布相当迅速,所以在很大程度上增强了企业决策的科学性。

3)信息传递“多对多”,减少了信息失真。在人们的交流当中,往往由于某种原因很容易产生信息失真[7]。如图3所示,在一次信息传递的过程中信息必须经过两次过程,很容易产生失真。如果在更多的传递过程中,那么信息失真的可能性就会更大。原有的直线型组织结构由于成块状,每个业务单元的链条比较长,而创新后的组织结构呈网状,大大减少了信息传递的链条,在很大程度上减少了信息失真情况的发生。

4 组织结构创新所需的电子商务系统设计

4.1 电子商务系统设计的关键点

直线职能型企业在进行组织结构优化和创新的过程中,必须借助于良好的电子商务系统。而电子商务系统的设计是一件耗费大量人力、物力和财力的系统工程,所以在进行电子商务系统的设计的时候要合理布局,而且要抓住系统设计的关键点:

1)规划合理化。在进行电子商务系统的设计和建设时要做到统一规划、统一规范、统一标准和分步实施,而且应该从信息化技术和公司管控体系两个方面同时着手。

2)数据标准化。企业所建设的电子商务系统应该能够对所需要的基本数据进行高效的收集、统计和管理工作,这就需要各个部门的数据标准化和统一化,解决口径一致的问题。

3)流程最优化。在设计和建设电子商务系统时,首先要理顺、重组和优化企业的业务流程,使从研发、采购、生产、销售、服务等各个环节价值链的顺畅,从而提高企业的效率。

4)系统集成化。电子商务的一个重要目标是减少企业的运营成本,提高企业的运营效率,这就需要企业的各个业务流程都要有规范的 IT支撑,特别是 ERPⅡ、SCM、CRM的支撑。在运用这些 IT支撑时要划分集成功能,实施规划,完成集成运行。

4.2 构建电子商务系统的实施建议

电子商务系统的构建不仅要有社会环境、网络环境和商务服务环境的支持,同时还要有硬件环境及技术、软件环境及技术的支持[8]。在这些必要环境的支撑下就可以建立企业的电子商务系统了。在建立企业电子商务系统时要做到以下几点:

1)构建安全高效的 Internet、Intranet和 Extranet的网络环境。电子商务的所有活动是在计算机网络技术的支持下进行的。因此,企业要将原有的直线职能型组织结构进行创新,建立信息共享的平台,就必须接入信息传输速度较快的互联网,而且要统一规划、合理布局,在遵循安全性、高效性和节约型的原则下建立企业的 Intranet[9]。同时企业有很多战略联盟伙伴,为了与这些伙伴进行良好的沟通也有必要创建稳定的 Extranet。这样,企业组织结构创新的网络基础就建立起来了。

2)将各个部门的信息系统集成在一起。企业的网络环境建立好以后,就需要电子商务中心的主机将采购部、人事部、财务部、营销部等部门的信息系统集成在一起,进而形成一个包括所有参与商业活动的部门信息系统的集成,这一集成的信息系统就成了企业的神经系统,收集和发布企业的各种信息,从而促进企业资源共享和行动协调。

3)利用ERP软件优化电子商务系统。电子商务系统的一项重要作用在于跟踪甚至超前于市场的需求变化,快速做出正确的决策,协助人们有效地完成各项管理工作,这就需要电子商务系统具有一定的智能化处理和优化功能,使管理人员按照设定的目标去寻找一种最佳的方案并迅速执行。ERP是针对物质资源管理(物流)、人力资源管理(人流)、财务资源管理(财流)、信息资源管理(信息流)集成一体化的企业管理软件[10]。ERP可以实现对整个供应链资源进行管理,可以实现精益生产、同步工程和敏捷制造,同时还可以实现对资源的事先计划与事中控制。这样的系统引入人工智能技术和专家系统的理论与方法,可以很好地支撑创新的组织结构,从而提高了企业效率,有利于企业的发展。

[1]张隆高.德鲁克的管理思想[J].南开管理评论,1999(3):74-80.

[2]黄海鹰.走出创新的误区 德鲁克创新理论的启示[J].商业经济,2009(6):12-14.

[3]陈燕,刘萍.如何提高我国企业的自主创新能力[J].中国商贸,2010(4):223-224.

[4]魏巍.传统组织结构模式的比较分析[J].现代经济,2009,8(1):109-110.

[5]沈秀菊.EMS企业项目管理组织结构研究[D].厦门:厦门大学,2007.

[6]朱磊,曹静.基于社会责任的企业组织变革研究[J].技术经济及管理研究,2009(6):64-66.

[7]王吉吉.基于传递流程分析的干部考察信息失真问题研究[J].中国软科学,2006(12):126-129.

[8]李清波.钢铁企业信息化规划模型研究[J].商场现代化,2008(2):287-288.

[9]蔡黔鹰,杨燕萍.企业管理采用 I ntranet技术分析[J].商场现代化,2008(2):63-64.

[10]李艳,杨拥.电子商务与ERP的整合研究[J].企业经济,2010(1):151-153.

Research on the Innovation of Unitary Structure Based on E-commerce

ZHANG Baishang
(School of Economics and Management,North University of China,Taiyuan030051,China)

With the development of computer and network technology,E-commerce becomes a new force of economic activities,and plays an important role in the promotion of economic development,and it also affects the organizational structure of enterprises.This paper points out the importance of the change of the organizational structure based on the innovation theory and practical case and analyzes the drawbacks of the current Unitary Structure.Then it proposes innovation model of Unitary Structure by studying organizational theory and describes the innovations and advantages of the innovation model in great detail.Finally it makes recommendations for the designing of E-commerce system comprehensively.

innovation model of Unitary Structure;E-commerce;unitary structure

F270.7

A

10.3969/j.issn.1673-1646.2011.01.009

1673-1646(2011)01-0032-04

2010-07-28

张佰尚(1984-),男,硕士生,从事专业:信息管理与电子商务。