商务英语函电对外贸的重要作用

2011-09-10山东劳动职业技术学院任东梅

中国商论 2011年24期

山东劳动职业技术学院任东梅

1 商务英语函电的概述

1.1 商务英语函电的概念

作为对外商务交流的主要途径之一，商务英语函电指以外贸知识为背景，以现代化的各种通讯工具为载体的外贸语言的表达的电子书信。顾名思义，商务英语函电是在外贸领域工作的人们彼此进行沟通的工作语言与方式。商务英语函电的载体包括但不限于纸质书信、传真、电子邮件等等，内容以专业贸易用语和缩略用语为主。商务英语函电的分类有很多标准，常见的，如按照具体使用功能而分成来函处理、答复函、邀请函、联络函、祝贺函、任命函、慰问函等。商务英语函电的主要内容范围包括询盘、发盘、付款、包装、索赔、保险、仲裁等等。

1.2 商务英语函电的基本格式

由于从某种意义上来说，英语是世界语言，因此，世界不同地区的人们进行贸易基本以英语为交流语言，即商务英语。因此，商务英语函电的基本格式要与英语国家的信函格式保持一致，而不能按照各民族自己的习惯，否则贸易很难进行。另外，因为是商务英语函电，包含着商务英语的特殊性，即贸易专业用语和常用的专业缩略语，因此，在基本的书信格式上要能充分而又合理的利用贸易用语。下面以一个具体事例来说明。

如上面的事例所示，信件的地址等等要按照英语国家的书写习惯来依次书写，先把收信人的地址写清楚(这里以书信为例，对于email或msn则按照相应的格式书写就行)，然后，一般书信的开头，但是，商务英语函电要求要简洁，直入主题，不要写过多与贸易或商业合作主题无关的东西。要开门见山的说明如何得到贵公司的信息，想要与贵公司进行哪方面的合作，希望贵公司怎么做等具体的贸易商业详细情况，并表示对对方回复和参与的极大期待。当然，最后也不要忘了客套一下，以示礼貌。这样，一个基本的商务英语函电就完成了。

2 外贸对于商务英语函电的要求

2.1 外贸的概述

一个国家或地区与另一个国家和地区以商品、劳务和技术等进行交换的贸易活动就是对外贸易，对外贸易可以将不同国家的不同优势，无论是资源上的、劳动力上的还是科学技术上的优势，进行全球范围内的统一组合，从而使全球的整体经济得到更好的发展。对外贸易也是把整个世界联系在一起的重要途径之一，无论是发达国家还是发展中国家都无法脱离对外贸易而独自自善其身。进行对外贸易，也就是不同国家参与到国际分工中来，从而节约社会劳动，促进社会进步及资源的充分利用。

不同国家的贸易，就必然要考虑到彼此的商务交流，如果更高效的进行商务交流是摆在每个外贸从业者面前的实际问题。低成本、高效率的商务交流是现代化的国际间贸易的客观要求，不同国家和地区有不同的商业习惯和民族习惯、文化习惯等等，这些都是对外贸易要考虑的因素。

2.2 外贸成功进行的重要因素

对外贸易的成功进行要考虑到很多因素，但是，不管怎么说，都是有章可循的。这里结合商务英语函电的作用谈相关的重要因素。首先，贸易的基本要求是有供有求，彼此满足需要。对外贸易要考虑到很多因素，但是贸易的基本要求是最基础的，也是最重要的，在供求的客观作用下，才有可能进行贸易。所以，在信息化时代，要能高效率的筛选信息，抓住需求。这是商务英语函电的第一步，也是最重要的一步。其次，要充分考虑到贸易对方所在地的商业习惯、民族习惯和文化习惯等，这些都是对外贸易成功与否的非常关键的隐性因素。比如，阿拉伯国家对伊朗和阿拉伯半岛之间的海湾命名有很大意见，坚定的认为那里是阿拉伯海湾，但是世界上的常用名称是波斯湾。无论贸易双方如何对对方的业务有多么的感兴趣，当与一个阿拉伯商人在这一问题上产生冲突时，生意一定做不成。再比如，有些国家在周五不工作，如果你把重要的会议安排到了这一天，那么很显然，会议是没有人参加的，这时候如果时间安排的非常紧，彼此间的贸易自然就不可能进行了。再举一个文化的例子，在某些国家认为荷花是不吉祥的，常用来作为祭祀器具的图案，如果这时候贸易的对象上有这图案，并在商务英语函电中把这些表达出来，那么自然的，这笔对外贸易也就不可能成交了。由此可见，这些隐性因素是非常关键的。把握好这些因素，对商务英语函电的作用巨大。最后，一定要按照英语国家的信函格式书写商务英语函电，并要简洁、清晰的表达出合作意图与目的。这是对外贸易的双方彼此间交流的基础，决不能马虎。在充分考虑到以上因素后，商务英语函电的基本问题也就解决了。所有这一切，都是为了成功的贸易进行的准备工作，这些准备工作必不可少。

2.3 商务英语函电在外贸中的基本功能

商务英语函电在很多方面发挥着作用，它的基本功能包括发展贸易客户、商务交流与沟通、贸易交易管理等三个方面。发展贸易客户，即寻找新的商业伙伴，开展贸易。传统方式下的发展贸易客户成本非常高，主要是信息的不充分和不对称。信息时代中，很多信息都是公开的，通过因特网等方式，可以不受时间、空间和地域的限制，不仅节省了大量的人力物力的付出，也提高了工作效率。寻找新的商业伙伴基本从两方面来完成，一是通过宣传自己，如网络广告等；二是通过别人的宣传来接触到可能的潜在客户，并联系洽谈。通过这两方面的努力，往往会达到很好的效果。商务交流和沟通，是指在发现潜在的贸易伙伴后，进行接触所做的必要程序。对外贸易的顺利进行离不开商务交流和沟通。信息时代下，通过现代化的交流媒介进行商务交流和沟通已经变得非常方便，而商务英语函电又是彼此交流的主要方式之一。充分发挥前期的准备，通过商务英语函电把基本情况阐明清楚，接下来在进行必要的补充沟通，基本上就决定了贸易的成功与否。贸易交易管理，指在贸易过程中的，所涉及的各个部门和相关的辅助职能机构，如果企业采用传统的一一解决的方式进行贸易，肯定会占用大量的时间，同时会对企业的贸易成本造成很大的负担，而且，为进行贸易而进行的很多工作所花费的人力物力和财力都是无意义的。商务英语函电可以将这些问题通过信息化手段，如电子邮件等方式进行解决，这样就可以将很多非核心外贸工作剥离掉，从而提高工作效率和降低交易成本。

2.4 商务英语函电对外贸的作用

2.4.1 增进沟通，创造商业机会

借助于信息时代的信息化优势，国际间的交流变得越来越容易和便捷。不同种类的商品需求和供给信息放到网络上或信息中转平台上，给予不同的信息需求者很大的机会，很多外贸企业可以通过网络或者中介平台得到所需信息，并通过联系方式在短时间内与潜在贸易客户联系上，在初期的基本交流达成一致后，接下来可以进行较深入的沟通和交流，如果合适就可以确定彼此间的贸易关系了。在这种情况下，贸易成本极低，而且可以发展很多潜在的贸易客户。因为商务英语函电的发展，并且信息化的今天，对外贸易双方对于实物的要求不再那么高，因此，外贸企业可以更好的利用自身优势进行资源配置，开拓更多的优质客户。

2.4.2 利用信息手段，提高外贸效率

商务英语函电的优势就是在于能够利用函电进行迅速的沟通和交流，把双方的需求与问题进行充分而有建设性的讨论和解决。对外贸易的贸易双方可以通过商务英语函电及时的传送彼此需要的信息，一旦产生矛盾，商务英语函电可以进行商务沟通，并给客户提供相关的解决方案，这样信息就在贸易双方有了良好的流动，使对外贸易的问题更容易的解决。另一方面，同样是信件或传真等，但传统的方式下，大量的信息需要接收方进行整理、分类、分析和反馈，这样，自然就增加了对外贸易双方的大量的人力、物力和财力的损耗。大量的信息整理、分类也就会不自觉的增加信息理解分歧等问题和矛盾的出现，由于时间上的误差，不可能及时的交流，对贸易的双方来说，贸易的可能性会降低。但是，商务英语函电就有效的减少了信息的整理、分类等环节，直接把信息整理分类好提供给贸易伙伴供其分析。可见，商务英语函电不仅提高了工作效率，还能有效的降低交易成本。

2.4.3 加快全球贸易一体化

近年来，很多实例都可以说明，商务英语函电的发展，尤其是电子邮件、传真等的平台应用，极大地促进了全球的贸易发展。传统的贸易通讯方式，耗时耗力，很多企业都无力参与，如今，商务英语函电的出现，让对外贸易摆脱了时间和空间的限制，真正为贸易全球一体化的发展发挥了巨大作用。因为这些快捷的信息交流平台为基础的商务英语函电极大的降低了贸易成本，很多中小企业纷纷转向国际市场，力图开拓新商机。这样来，为更大范围、更大规模的国际贸易奠定了良好的基础，不仅带动当地的对外贸易发展，更在很大程度上，将国内贸易与国际贸易联系起来，利用便捷的沟通和交流方式，与贸易客户充分交流，积极进行对外贸易的开拓和发展，势必进一步推动贸易全球化向前发展。