浅谈建工文档的归档移交

解学相 郭建涛 杜永春

（莒县水利局 276500）

小仕阳水库地处日照市莒县城东北28km处的沭河支流袁公河中游，是一座以防洪灌溉为主、结合供水发电养殖等综合利用的大（2）型水库，总库容1.364亿m3，控制流域面积281km2，保护着下游30万人、1.63万hm2耕地、206国道、335省道、225省道、日东高速、胶新铁路、陇海铁路等重要基础设施，以及徐州、临沂、莒县等沿沭城市，地理位置十分重要，社会经济效益显著。2006年12月省水利厅组织专家对水库进行了安全鉴定，经各级组织批准，2009年1月10日除险加固工程开工，前后历时4年多，于2011年1月10日由省水利厅组织专家进行了竣工验收，竣工验收委员会档案成员对水库除险加固工程档案资料提出了意见：管理不够规范，没有完善的档案管理设施，档案资料没有建立档号。整个除险加固工程验收没有签字。之后，水库管理处和建设处抽调人员，进行了档案资料的搜集整理、归档编号，18日送省水利厅档案室检验档案样本，检验合格，签发了档案专项验收意见，确保了整个工程竣工验收的通过。经归档整理，共建立档案111卷250分卷408册（暂不含监理案卷）。

1 建工文档的定义

a.文件。广义的文件是在电脑中看得见的东西。狭义的文件是以单个名称在计算机上存储的信息集合。文件可以是文本文档、图片、程序等。

b.建设工程文件。建设工程文件是科技文件中的一族，是指在工程建设过程中形成的各种信息记录，包括工程图表、声像资料、照片、文字等文件。分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件。

c.文档。广义的文档是软件开发、使用和维修过程中的必备资料。它能提高软件开发的效率，保证软件质量，而且在软件使用过程中有指导帮助解惑的作用，尤其是在维护工作中，文档是不可或缺的资料。狭义的文档是文件的另一种称呼，一般将word、excel等文字编辑软件产生的文件称为文档文件。

d.科技文档。科技文档实质上就是科学技术方面的文档，是文档中一族。

e.建设工程档案。建设工程档案是科技档案中的一族。是指在工程建设活动中形成的具有归档保存价值的文字图表、声像资料等各种形式的历史记录，又称工程（技术）档案。

f.建设工程文档。建设工程文档简称建工文档。是指建设工程文件和档案的组合。档案是文件的未来时。建工文档是科技文档中的一个重要组成部分。

2 建工文档的内容、范畴

2.1 内容

a.根据工程建设程序可分为准备前期文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。前期准备文件包括项目建议书（安全鉴定报告）、可研报告、初步设计、技术设计、施工设计、施工准备以及上述文件相应的请示报告和批复文件。监理文件包括监理规划类，监理月报，监理会议纪要，进度控制文件，质量控制文件，造价控制文件，竣工决算审核意见书、分包资质审核材料，监理通知（进度造价质量控制）、合同与事项管理，监理工作总结。施工文件包括业主和施工单位的文件，机构设置、项目划分、质量监督与检测文件，资金管理使用文件，及其请示批复文件，安全管理文件，质量评定文件，往来信函，原材料半成品构配件质量审查、设备仪器质量保证书及调试材料，施工文字记录，帷幕灌浆质量评定，混凝土防渗墙等各种专业工程项目质量评定文件，施工组织设计，施工技术方案，施工日记，旬报月报，施工管理工作报告，结算报告等。

b.根据文件组成分为项目建议书（安全鉴定报告）、可研报告、初步设计、施工设计、施工机构设置、土地征迁、项目划分、质量监督及其相应请示批复文件；施工合同等各种协议合同、委托合同，原材料半成品设备构配件等的技术说明书，质量监测记录，质量控制记录，往来信函，质量评定书，竣工图，竣工验收文件（请示报告、建设管理报告、施工管理报告、监理工作报告、设计工作报告、质量监督报告、质量检测报告、各种专项验收意见）等。

2.2 范畴

a.时间范畴。包括前期准备文件、施工期业主文件、施工单位文件、监理文件、质量监督文件、质量检测文件、单位验收文件、投入使用验收文件、专项验收文件、竣工验收文件等。

b.参建单位范畴。包括业主管理文件、监理文件、施工单位文件、检测单位文件、质量监督单位文件、各级政府主管部门批复文件，以及协议合同文件、土地文件等。

c.行业专业范畴。包括水利水电工程、港口与航道工程、建筑工程、市政工程、铁路工程、公路工程、民航机场工程、矿业冶金工程、机电工程、通信与广电工程等。

3 建工文档的归档移交

3.1 档号确立

小仕阳水库自1982年进行档案归档移交以后，一直没有进行档案资料的整理归档移交工作，现根据上述归档方案，结合水库管理实际，拟定进行全宗档案管理。除险加固工程作为全宗中的一个分宗，之后根据建设程序及专业划分，分别设立档号，如前期安全鉴定工作档号为1.1。1为前期工作阶段档号、1.1为安全鉴定文件档号、1.1.1为安全鉴定报告请示批复文件档号。业主单位档号为2、施工图设计档号为2.1.4、施工图设计批复文件档号为2.1.4.1。它们的全宗档号则分别为：JXSYSK-CXJG-1.1.1为安全鉴定报告请示批复文件档号，施工图设计批复文件档号为JXSYSK-CXJG-2.1.4.1。

3.2 组卷划分

根据上述归档方案，我们考虑分卷设置定在第三级目录上，前两级用汉字拼音字母代表，不做档号根目录，这样就使得根目录少于4级，既符合有关规范规定，又能把全单位的各种资料档案归集在一起，形成全宗档案。安全鉴定报告请示批复文件设为1卷，分6个分卷，卷设在第三级目录上，分卷设在第四级目录上；施工图设计批复文件卷设在第四级目录上，分卷设在第5级目录上。竣工验收请示报告卷设在第三级目录上。施工单位文件卷设在第四级目录上，分卷定在第五级目录上，分册设定在第五、第六级目录上。这样就使得各参建单位的档案档号设定基本一致，有序可查。

3.3 移交

全部文档整理归档完毕后，请档案局帮助审查归档情况，检查无误后，移交一套给水利局档案室。

4 建工文档的特点

a.时间跨度大。建设工程产品及其生产过程具有高投入、形体庞大、生产周期长的特点，因而相应的建工文档跨越时段就长。

b.涉档单位多。建工产品因其社会性以及生产的社会性，勘测、设计、审批、建设生产等过程涉及众多政府主管部门，诸如发改、财政、公安消防、安监、水利、环保、节能、城建等，以及多个参建单位、施工单位、质监单位、监理单位、业主等。

c.文档数量多。由于建设周期长、涉档单位多，相应的请示审批文件、鉴定勘测设计技术文件产生的多。

d.影响因素多。由于建工产品具有社会性，参建单位多，审批审查检查部门多，文档送审传递渠道多，审阅人员多。

e.收集困难丢失容易。由于上述诸多原因，文档收集就显得很困难，保存就更不容易，丢失自然就多，进而原件少复印件多。

f.盒内卷内文档数量不一。盒内卷内文档具有如下特点：一盒多卷、一盒一卷、一盒不足一卷、只是一个分卷。这是由文档本身容量大小决定的。例如前期安全鉴定审批文件，其本身就是一个文件，安全鉴定请示文件是它的附件，安全鉴定书又是请示文件的附件，安全鉴定报告书是安全鉴定书的附件，安全鉴定报告又由19个文件组成，每个文件本身就是一本厚书。这本应该是一卷才行，但是一盒不能容纳，需要三盒才行。我们把它分为两卷：请示批复是一卷，其余是一卷，其余再分两盒容纳。施工图设计文件档号为JXSYSK-CXJG-2.1.4.2，本身是四卷，除去图纸，一盒即可容纳，根据原设计分卷情况，仍然是四卷，每卷分三个分卷，图纸单独一盒，其余一盒。投标文件是一卷分三盒。

5 存在的问题

5.1 文档质量问题

文档不规范、质量差，表现在以下两个方面：

a.原件率低、原件数量少、复印件多。按分卷（册）计算复印卷（册）率高达48.12%，按卷计算原件率为81.9%。其中业主计51卷190分卷299册，复印件计58个分卷（册），涉及9卷档案。一标段13卷计30分卷38册，其中复印件9卷31个分卷（册）；二标段17分卷，计有复印件3个分卷；三标段25分卷计有复印件20分卷（册）；四五标段9卷、复印件6卷。竣工图利用的是施工图，不符合“竣工图必须是新晒蓝图”的规定，虽然施工图改动不大，但是图面脏、图纸不完整。

b.原件文档格式问题。有些文件标题带有单位名称，实际不符合公文常规格式，有的落款时间文字数字连用。

5.2 文档技术问题

文档技术问题分为两个层次：

a.文档形成时的质量问题，如上述质量问题，说到底是公文形成时的技术问题，完全可以在形成是修改掉，是不应该出现的低级错误。

b.文档形成时的文档数量问题。文档形成时就应该考虑日后存档需要，当时就该保存原件备份足够数量，这是一般工作者应该考虑到的，而普通工作者往往完成工作就算事，全然不顾及日后存档需要。例如，业主的前期准备工作、施工准备工作期间的文件就只有一套原件，既没有备份，更没有电子版。科研初设按规定是两套、施工设计是六套，实际上前期安全鉴定、科研、初设等技术资料有关单位只报送给我们一套。规定明确要求一式六份、两个正本四个副本的施工合同，实际上没有正副本之分，只有两份。勘测设计监理合同，也是两份，没有正副本之分，更没有按规定两正四副。其他技术委托合同也没有正副之分，有的只有一份，有的为两份。这一些都没有按规范办理，导致组卷划分保存不易。

5.3 文档管理问题

文档原件丢失多。施工单位的投标文件，按照规定是一正六副，监理、质监部门各存一份，业主施工单位各存一份正本，业主还有两份副本，现在实际上有的标段就没有正本可存了，有的副本也不足了。原因是施工期间被他们临时借用，有借无还；档案资料管理调阅手续不够完善。建设各期请示批复文件原件明显不足，大多是复印件，尤其是下行文。原因一是上级行文时没有给建设单位（基层机构），二是前期工作中经常使用这些文件，不知在哪个环节弄丢了，只好弄个复印件来使用。

5.4 思想认识问题

上述问题的共同基础就是思想认识问题，分两个层次：

a.思想认识问题。这是一切工作的基础。它分两层：职工的认识问题、领导的重视问题和领导的素质能力问题。这一切都归结为领导人的重视问题。之前建设单位没有档案专管人员，更没有管理机构。所有文件资料分别存在相关科室，财务经费文件在财务科，工程技术文件在工程科，人事行政文件在办公室，彼此互不协助，互不关心。没有大一统思想。人员更换频繁。领导重视与否的问题就是领导的思想认识问题。

b.工作态度问题。思想端正了，工作负责了，档案材料在形成、使用、传递过程中，就对日后保存奠定了基础。这与领导与职工的认识问题有关，更与他们的个人素质、尤其是业务能力有关。

6 体会与对策

a.领导重视是基础。领导包括主要领导和主管领导。领导重视了，就会从机构人员经费制度措施方面予以保障，进而保证了文档资料收发调阅使用和归档工作的顺利进行。领导重视分两个层面：一是思想认识上重视，从而制定措施规章、配备人员经费；二是技术能力上重视，这是个人素质的体现，与领导业务素质水平有关。

b.专人管理是关键。收藏、归档、借阅使用按制度办理手续，就可避免互相推诿、各管一方的混乱局面；就可减少文档丢失，提高档案原件率水平，保证归档工作的有序进行。

c.系统管理是重点。建设工程是一个庞大的复杂的系统工程，涉及诸多单位部门，建设周期长、影响因素多；文档形成、传递、自然关系众多单位。要彼此理解、相互支持，站在同一个大局上，相互帮助，保证文档资料传递准确、数量足够。

d.长远管理是补充。不论一个单位还是一个系统，各级各部门领导都要站得高看得远，眼光放长远些，从工作细微处着手，从前期工作开始，根据制度约束，放手让属下档案专管人员收集归档建工文档。自己工作中使用的文档及时交给专管员归档，本单位本系统内部工作人员，工作时要考虑文档的日后归档问题，保存留足备份，不要只顾眼前忘记长远。