浅谈条形码技术在提高档案实体管理水平中的思路

吴旦　周佳

摘 要：运用“条形码”这种新科技技术对设计院的档案进行编号管理乃是一种最新的发展趋势。但是，逐年来随着办公智能自动化系统的全面实用，运用“条形码”进行档案实体的档号编制，又遇到了许多新的技术方面的困难问题。本文根据当前条形码技术在档案管理中的现状进行了分析，希望能为条形码技术在档案实体管理中水平的提升提供有效的保障。

关键词：条形码；档案；档号；新技术；Excel

以计算机、网络为首的科技信息技术为档案管理工作带来了非常重要的影响，并且在很大程度上将传统的档案信息处理模式、储存模式以及服务模式进行了有效的革新，促使档案管理工作的管理效率与管理质量得到了非常显著的提高。而“条形码”技术的发展与应用，更是进一步的推动了我国档案管理技术现代信息化的可持续发展。故此，研究分析“条形码”技术在档案管理工作中的开展与应用，具有至关重要的实际意义。

一、条形码对于档案实体管理工作起到的影响分析

就目前的实际现状来说，条形码对于档案管理工作所起到的作用一般有：可以使从前繁琐的档案归档过程简化，从而有效的节约了许多不需要浪费的人力以及时间。伴随着将“件”作为报关单位在档案的管理部门中所推行的条件，条形码技术的合理应用将会促使档案管理部门的工作开展得更为顺利，其工作效率也会得到有效提高。总的来说，档号的制作方式一般分为以下三种类型：第一种类型，刻制一个“档号印章”（其印章的具体式样如表一所示）进行文档代号填写。第二种类型，在印章的空白处事先便已经设定好了数字或者英文字符，如果需要什么类型或者日期的文档，只需要手工将这种数字调好，再盖印在文件上面就可以了。第三种类型，制Excel表格，填写→打印→裁制成小条，再使用胶水将其黏贴在相对应的文件档案上面。当然，这三种档号制作的方法都存在着一定程度上的缺陷，然而条形码技术的出现则完全解决了这些弊端。

在条形码的档案综合管理系统当中，一般较常使用的是“泰坦档案综合管理系统”，下文便根据这种系统进行分析。

当打开泰坦档案的综合管理系统时，菜单栏里便可以找到“卷内文件管理”这样一个项目栏，点击进入，并且选择“文件档案类型”这一选项，按照需求输入相应的条目，最终选择Excel表格的格式，点击确定，并选择输出，便会将需要的内容自动生成一个Excel的表格。最后，将表格当中的档号数字字段与条形码的打印机进行连接，便可以非常快速的将文件档案的档号进行分批打印。档案工作人员只需要将所需填写的数据进行录入即可，这样的形式既节省了人力，又节省了时间，而且可以保证准确率，对于档案管理的未来发展而言，起到了很好的促进作用。除此之外，条形码技术也会使文件档案更具整洁美观的效果。传统的档案管理技术中，通常档号会出现墨迹不清、随意涂改或者裁剪不齐等问题，这些问题在很大程度上影响了文件档案的美观。然而当条形码技术出现以后，由于它是直接使用电脑进行打印的，并且所打印的纸张规格完全统一，使得档案更加具有美观整洁性。

二、条形码技术在经过设备进行辅助后能够起到的作用分析

（一）条形码技术完全满足了新时代下档案管理工作的实际需要

第一，在当前新形势之下，应当用科学合理的发展观作为指导依据，建设起优质服务式的档案管理制度乃是部门所工作的核心宗旨，这也是促使条形码技术可以引入设计院档案管理领域范围的重点原因之一；第二，所需要归档的文件档案以逐年递增的趋势一直大幅度增加着，这便对于档案的合理利用率提出了更深、更高的要求，而当前条形码的技术生产以及技术发展也是在此要求之下所产生的必然结果。除此之外，条形码技术的应用实施也是档案实地管理基础其业务发展的需求所在。

（二）将文件档案的实体出入库管理更为规范化，为文件档案的安全提供最大保障

在将条形码技术应用实施到档案管理工作中以前，档案的入库出库都必须完全由工作人员进行手工操作，这便对工作人员的综合素质要求非常高。纵然如此，也无法真正保证万无一失。而现今使用条形码技术进行档案管理，设计院的档案管理人员无论是在调出档案还是在归还档案的时候，只要通过扫描档案文件上的条形码，便可以准确无误的录入这些信息，而且不会出现人工疏漏的情况。除此之外，通过专门的条形码系统软件，还可以对超过时限未予归还的档案进行及时的提醒，这便很好地避免了档案外借而不予归还的损失，在极大的程度上确保了档案管理的安全性。

（三）条形码技术有利于提高工作人员的自身效率，且节省人力资源

这一点作用则主要表现在节省了文件档案调出与归还的登记时间上面。在传统的档案管理模式当中，其文件档案的接触与归还全部是依靠工作人员手工进录入等级，这样做不仅仅非常浪费工作人员的时间，并且还需要工作人员在时刻警惕、保持细心，半点疏漏都出不得。所以，条形码技术便搭建起了一个非常良好的系统平台，如果辅助电子磁卡系统共同使用，便可以使档案的调出与归还变成一件非常准确、快速的事情，而且会大大减少工作人员在档案登记时所消耗的时间。

（四）条形码技术有利于提高档案管理部门的服务形象

文件档案的重要作用便在于方便、快捷的利用形式，这也是档案管理部门历久常新的一项课题，并且是各行各界对于档案管理部门所提出的永恒要求。条形码技术的日渐使用，在很大程度上方便了档案管理的利用率，并且也将在很大程度上提高设计院档案管理部门的服务质量与服务能力，也非常有助于提高档案管理部门的服务形象。

（五）条形码技术为档案管理提供了更为良好的坚实基础

档案管理实行电子化、科学化的管理模式还处于早期的起步阶段，很多内容还需要完善。但是，随着社会的发展，实行条形码技术已经成为了一种必然的发展趋势，而条形码技术则有效的实现了实体档案文件与计算机之间的有效连接，这位促进我国档案实体管理水平的科学化、信息化发展提供了一条非常重要的新途径。

三、结 语：

综上所述，虽然条形码技术还处在早期的起步阶段，但是自从该技术被应用到档案管理的工作领域以来，已起到了不可估量的重要作用。

参考文献：

[1]罗国权.浅谈条形码技术在提高档案实体管理水平中的作用[J].兰台世界，2012（08）.

[2]吴璟.条形码技术在档案管理中的应用[J].城建档案，2008（11）.endprint