高职院校院系（部）二级管理体制下教学档案管理的探讨

王飞

（湖南工艺美术职业学院，湖南益阳，413000）

高职院校院系（部）二级管理体制下教学档案管理的探讨

王飞

（湖南工艺美术职业学院，湖南益阳，413000）

教学档案管理工作是高职院校一项基础性工作，是考核教学管理水平的标准之一。文章从高职院校院系（部）二级管理体制下教学档案管理的重要性和教学档案的主要内容等方面进行分析，指出了目前教学档案管理的现状及存在的问题，提出解决教学档案管理的对策。

高职院校；教学档案管理；对策

教学档案是指学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料总和。近年来随着高等职业教育的发展，高等职业院校的教学档案工作显得越来越重要。教学档案管理工作是一项基础性工作，是高职院校管理的一个重要环节，是考核教学管理水平的标准之一。为了逐步实现教学档案工作规范化和信息化,更好地为高职院校的发展服务,应加强教学档案工作,充分发挥其在学校教学管理、教研教改等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平。

目前，多数高职院实行院系（部）二级管理体制，教学档案大部分在教务部门及系（部）进行保管。系（部）教学档案是高职院校整体教学档案的主体、重点和核心，是评估教学管理水平和人才培养质量的重要依据之一。

一、教学档案管理的重要性

系（部）是教学的一线单位，是教学文件生产者和管理者，所以系（部）档案管理的规范化对于提高教学管理效率和水平,推动教学改革具有重要意义。

教学档案记录了高职院校教学工作方针、政策，是高职院校新教学思想和教学理念的基石，是教研活动和教学评估中重要的依据和凭证，是总结教学经验、改进教学管理、提高教学质量的重要信息资料。目前教育部和各省市教育主管部门都通过数据采集平台对高职院校进行动态的管理，因此系（部）二级教学档案的采集显得尤为重要。如果在日常教学活动中没有对相[[关的教学档案进行规范管理，采集数据时将会十分被动，不能及时给上级教育部门提供准确有效的原始数据。

二、教学档案的主要内容

根据教育部《高等职业院校人才培养工作评估方案》和《高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台》的要求，系（部）二级教学档案的主要内容有：

1.系（部）基本办学条件档案。根据教育部《普通高等学校基本办学条件指标(试行)》的要求建立档案。

2.系（部）实践实训基地档案。系（部）实验实训场所,包括建筑面积、设备总值、设备台套数、开展的实训项目等。系（部）建立的校外实习基地,包括基地名称、建立时间、依托单位、面向专业、接受学生情况、协议书等。

3.系（部）办学经费档案。包括系（部）设备采购、日常教学经费、教研教改经费、师资队伍建设经费等。

4.系（部）教师业务档案。包括专任教师、兼课教师、兼职教师等业务档案,档案内容包括教师的基本情况、技术职务、职业资格等级、双师素质情况,学年授课情况(课程、工作量等),培训进修、挂职锻炼、社会兼职、获奖项目、获技术专利、主持教学改革课题、主持横向技术开发课题、公开发表论文和著作等。

5.系（部）专业和课程建设档案。专业设置、专业教学计划和教学大纲、重点专业建设、课程建设与课程改革、科研项目申报等。

6.系（部）教学管理与教学研究档案。教学管理人员业务档案、教学管理制度汇编、评教统计、学生奖助学统计等。7.社会评价档案。社会捐赠、毕业生就业单位、就业率等。8.实物类档案：如毕业设计留校作品，日常教学中优秀留校作品、光盘等。

三、高职院校教学档案管理的现状和存在的问题

1.教学档案集中统一管理意识薄弱，档案收集不及时、不完整

这一现象在系（部）二级管理体制下表现得特别突出。部分教师的档案意识比较淡薄，缺乏档案集中统一管理的认识，教学资料能及时收集收齐。大多数教学、教研人员对教学管理工作认识不够，认为教师的职责是教书育人，至于教学档案的保存似乎与自己关系不大，甚至不支持教学档案的归档。有的教师担心自己的材料上交后会带来不便，不愿意上交，自己保管，因此很多教学档案材料仍然散存于教师手中，或没有及时收集整理，从而导致教学档案材料不齐全、不完整。因此出现了很多高职院校在迎接教学和人才水平评估的时候花费大量的人力、物力和财力补充档案材料的现象。

2.教学档案管理不规范，档案管理制度不健全

高职院校注重教学工作，档案管理制度没有完全建立起来。很多高职学院由原来的中职院校升格而成，在实行系（部）二级管理的时候仍然是中职院校的管理模式，只有学院成立的档案室，而系（部）二级管理时没有对档案工作提出具体的要求，不重视档案管理的制度建设，没有形成规范的档案制度，对档案管理的组织机构、档案管理人员、档案保存的范围、保存的时间等没有具体的规定。由于缺乏统一的标准，档案管理工作出现了很多漏洞，系部各自为政，按照自己的标准来管理档案，造成了教学档案分类和档案编制混乱，资料残缺不全。

3.教学档案管理组织机构不健全，缺乏专职档案管理人员

目前多数高职院校实行院系（部）二级管理体制，但是档案管理没有设立相应的二级机构，大部分二级管理中没有配备专职档案员,通常由教务干事或者相关教学管理人员兼任，而他们由于日常事务繁忙,档案管理的意识不强，因此容易错过收集时间,导致教学档案收集不全,重要教学材料流失,归档材料质量不高,缺乏完整性和系统性,这对今后的查阅工作及教学评估带来很大不便,严重影响了教育教学的改革与发展。

4.教学档案管理现代化水平低，服务水平不高，开发利用不足

由于高职院校对教学档案工作不重视，对档案管理投入资金少，影响档案管理工作，大部分高职院校都是纸质档案，存放在文件柜中，需要查询时主要靠人工查找，增加了资料检索的工作量，而且查找文档准确率低，严重影响了教学档案的利用价值，不能适应现代教学改革和教学事业发展的要求。此外档案管理员档案服务意识差，认为档案就是“束之高阁”的卷本，没有利用价值，导致档案信息开发严重滞后，这是长期以来档案工作重保管轻利用错误思想带来的后果。

四、院系二级管理体制下教学档案管理的对策

1.加强档案管理制度建设，促进教学档案管理规范化、科学化、程序化

高职院校应加强教学档案管理制度化建设。首先，学院领导应重视教学档案管理工作，扩大宣传，增强全体教职工教学档案意识，督促系（部）领导加强档案管理工作。其次，高职学院要建立一套完整的教学档案管理办法，建立教学档案管理程序。按分级管理原则,制定科学化、规范化、流程化的教学档案管理程序,规定系（部）收集、整理、归档的范围；规定教学档案收集、整理、归档的时限,制定教学档案的检查和考核制度，形成档案管理的固定模式，促进教学档案管理工作走上高效、稳定的轨道。制订教学档案管理规范，应根据中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》制订相应的教学管理规范,制订教学档案管理相应的指导性文件及教学档案管理的技术细节要求,让管理者有章可循、有据可依，促进教学档案管理工作的规范化、科学化、程序化。

2.健全系（部）二级档案管理机构，建设高素质档案管理人才队伍

做好系（部）二级教学档案管理，必须健全系（部）二级档案管理机构，提高档案管理人员素质，配备熟悉档案业务的人员来进行教学档案管理，建设一支档案管理能力强的专兼职管理队伍。首先，学院和系（部）应加强对档案管理人才的引进，学院应配备档案专业专职管理人员，有条件的系部也应适当配备专业的档案管理人员。其次，要充分利用高职学院现有专职档案管理人员，加强对系（部）二级兼职档案管理人员的岗前培训，提高兼职人员的档案业务和档案编研水平，加强学院档案专职管理员和系（部）兼职档案管理人员的交流，相互学习，不断提高管理水平。另外还要加强对档案管理人员进行检查和考核，对在教学档案管理工作中表现突出的人员要给予表扬，在评先评优和职称评定的时候给予政策支持，工作不认真负责的要批评教育，督促其改正。

3.充分利用计算机和网络技术，促进教学档案的信息化管理

随着计算机和网络技术的飞速发展，传统手工管理档案的模式已经不能适应新形势下教学档案管理的需要。我们进入了无纸化的办公时代，在教学中广泛采用多媒体或网络教学，教案也不是传统的手写稿件，而是电子教案,多媒体课件，日常的教学管理中都是采用电子文档的形式。在广泛运用计算机和网络技术教学的今天，高职院校教学档案管理应该结合院校自身特点采取现代化的管理方式。对不同的档案采取不同的管理方式，传统的纸质文档应该进行数字化处理，电子文档的档案按照要求需要原始纸质文件的应当存档原始文件。在日常教学管理中，档案数字化信息建设要结合教育部高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台的要求，要对纸质档案和数字档案集中统一处理，充分利用网络技术，以校园网为依托，建构一个系（部）二级档案管理的网络信息平台。通过这个平台，我们可以实现资源共享，提高档案的服务效率，同时有助于迎接各种教学水平和人才培养质量评估。

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[6]陈珊飞.试论高职院校教学档案与秘书工作[J].浙江教学档案. 2001.(4).

The Two-level Management System between Colleges and Departments

WANG Fei
(Hunan Arts&Crafts Vocational College，Yiyang 413000 Hunan)

Teaching file management work is a basic work in higher vocational colleges,also one of standards to reflect teaching management level.This article analyzes teaching file management importance and the main contents of teaching files under the two-level management system between college and department points out the existing teaching files management present situation and the existing problems and puts forward the solution of teaching files management countermeasures.

higher vocational college；teaching file management；countermeasures

G 115

A

1671-5004（2011）01-0121-02

2011-1-9

王飞（1979-），男，湖南宁乡人，湖南工艺美术职业学院助教，职业教育学硕士。