信息时代如何推行档案工作规范化

张津芳

(河北青年管理干部学院,河北石家庄050031)

一、电子档案诞生的社会背景

由于国家信息化的整体推进,信息技术已在各行各业得到普遍应用,各组织机构、企事业单位的文件档案工作环境正由纸质环境向电子环境转移,许多领域正逐步实现业务活动电子化、无纸化。以往把档案贴上封条存放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众的作用,给需要使用档案的人员带来极大的不便,不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展,人们已经意识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的巨大的经济效益,于是,电子档案随之而生。电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录。电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同,这就要求档案工作者必须对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作[1]。然而,社会中也确实存在少数人的极端看法,认为单位档案是单位的私有财产,使档案信息的开发处于封闭状态,更谈不上电子档案的开放与上网了。

从20世纪90年代开始,各种工业设计中计算机辅助设计的大量应用直接产生了大量的电子档案,在一段时间内,纸质档案与电子档案尚可具有相同的功能,但随着电子行业、机械行业各种计算机辅助设计软件日新月异的发展,电子档案体现出纸质档案所不具备的功能,这也使得电子档案的管理和保存成为迫切的需要。

近些年来,国内对于电子文件管理方法、规范、标准等具体问题的研究日渐丰富,自2001年以来,电子文件已经成为档案管理领域的重点关注对象。2009年,国家发布了《电子文件管理暂行办法》,指出文件管理要遵循信息化条件下电子文件的形成和利用规律,坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密等基本原则,规定了电子文件在形成、办理、归档等过程中的条件和要求,这是国家正式颁布关于电子文件的管理办法,意义重大。

二、开展电子档案规范化的必要性

档案管理的标准化、规范化是对全系统实施计算机管理的前提与基础。例如,国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》为机关档案工作标准化管理指明了方向[2]。然而,这项政策真正落实到各级机关实施过程中,就不容乐观了。许多单位因实施现行分类法有一定难度,仅仅从微观上考虑本单位的现状,实施本单位制定的分类方法,没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响,出现了各自为政,各行其是的局面,使档案工作的标准化、规范化难以实现。

电子档案涵盖不同的档案载体,包括纸质、缩微品、照片、音频视频等,规范化要求对所有内容进行电子化、信息化,并有统一的分类管理。在信息技术发展的过程中,同一行业的电子文件的标准也在发生变化,档案规范化要求对不同历史时期的档案都能够做到统一识别、统一分类。在制作电子档案的过程中,按照全宗档案利用目的、利用频率、利用年代、所占比重、基数大小分类排队,对占档案利用率绝大部分的全宗作为优先数字化对象。

电子档案自身不像纸质档案,它易于修改,且修改后不留痕迹,这样电子档案发生变化的可能性比纸质档案就大得多,同时电子档案制作过程的虚拟化使得对原件的鉴定有一定的难度,这些都使得电子档案的鉴定和管理必须规范化,保证档案本身的可信性和原生性。电子档案的存储、传输、检索、利用都和纸质档案区别很大,在这些过程中档案本身是否保持原生性不被破坏,不被盗取,也是一个重要的课题,要求档案的各个环节都做到规范化。

三、网络环境下如何实现电子档案规范化

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

(一)加强电子文件全过程管理,采取切实可行的信息保护措施

由于电子文件的特性决定了电子文件的收集、保管的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能,所以一般情况下可不保留。但是,如果出于保留文件重要修改过程的目的,则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件,应及时收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品,以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前,为防止档案信息被窃取、修改和删除,防止网络“黑客”的进入,常用的技术方法有加密技术、防写、档案备份、签署技术、身份验证、专机专用、安装杀毒软件、设置防火墙等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠,确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密,防范对电子文件的非法访问和随意删改,都具有很好的效果。所以档案管理人员应当不断改进现代化管理手段,努力提升馆藏档案的安全保护水平。

(二)建立“电子文件(档案)数据管理中心”。

档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆(室),是企事业单位信息资源库的重要组成部分[3]。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是内容丰富、利用率高、覆盖面广。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。信息只有在传递中才能体现出价值,在保证安全的前提下,信息的管理要求检索方便直接,对标题甚至全文提供内容检索,以利于读者的查找和阅读。

(三)加强对电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理

软件管理上,要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用多种通用格式的存储。要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级,搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上,要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境,强化防磁设施的完善和维护,有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施,确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。计算机行业发展很快,各种档案文件的格式标准也在逐渐变化,在经过一段时间的发展后,某种格式的已存档档案如果出现与新产生的档案文件格式不兼容的情况,需要及时升级计算机软硬件,对已有的文件进行必要的转换处理。

(四)开展在线服务和现行文件阅览服务。

随着改革开放的不断深入,到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后,公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要,希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求,进一步转变工作职能,提高工作效率,密切党和政府与人民群众的联系,维护广大人民群众的根本利益,湖北省档案局要求2003年全省各级综合档案馆(室)全部建立现行文件服务中心,要求全省各部门、各单位率先向各级档案馆(室)送交现行文件资料,并要求各级档案馆(室)做好现行文件资料的接收工作,搞好现行文件资料的阅览服务[4]。

传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化,至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

(五)加强横向联合,实现信息资源共享。

随着信息时代的发展,人类的知识和信息总量在急剧增长,面对浩瀚繁杂的文献情报,任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面,建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。而建立联合目录,实行资源共享,正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

电子档案是信息时代的产物,是现代档案管理工作中不可回避的。因此,还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题,并加以解决,以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

(六)重视和加强对档案管理人员的培养。

在电子文件日益发展的今天,培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养,一方面,要多渠道引进专业技术和管理人员,使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面,要对现有的档案人员进行专业培训,特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。电子档案的实质是技术工程,电子档案的管理实质是档案技术工程的管理,这要求从业人员具备文书处理、档案管理等传统技能,还具备图书、情报综合信息管理等技能。

[1] 唐雪妍.浅谈电子档案的管理[J].兰台世界,2006,(15).

[2] 张文亮.关于电子档案管理的思考[J].云南档案,2008,(9).

[3] 赵晏.浅谈加强电子档案管理[J].商业文化:学术版,2009,(12).

[4] 夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].新西部:下半月,2009,(8).