高校科研经费精细化管理

2011-08-15赵善庆

无锡商业职业技术学院学报 2011年1期

关键词：科研经费财务部门科研项目

赵善庆

（无锡商业职业技术学院财务处，江苏无锡 214063）

高校科研经费精细化管理

赵善庆

（无锡商业职业技术学院财务处，江苏无锡 214063）

针对高校科研经费管理存在的制度不规范、预算不科学、使用不合理、科研部门与财务部门关联不够、成本核算不严、资产流失严重、科研成果价值管理难、经费结余资金管理不完善、科研经费监督不力等问题，应通过建立健全科研经费管理制度，明确科研项目支出范围，确定经费的支出比例，细化科研经费财务科目，规范资产管理，加强全方位监管，加大法规宣传力度，来解决问题。

高校；科研经费；精细化；管理

目前，我国高校科研经费来源出现了纵向专项化与横向多元化的格局，科研项目和科研经费呈现出大幅增长趋势，绝大部分高校和科研工作者对科研经费的管理和使用还是规范的，但也有少数高校和科研工作者在科研经费管理和使用上存在着一些不足，甚至出现了违法乱纪的问题。这不仅影响了学校科研工作的正常开展，而且对学校的声誉都造成了伤害。因此，高校必须不断加大对科研经费管理。

一、高校科研经费管理的现状与问题

高校科研经费的来源渠道主要有三方面：一是教育主管部门及各行业主管部门下拨的纵向科研经费；二是学校与社会其他部门及企业进行科研合作、科技咨询或科研成果转让所获得的横向科研经费；三是高校自筹的配套科研经费。由于科研经费来源渠道的多元化，而科研经费的提供部门对经费的使用要求没有一个统一明确的规定，各类科研项目有不同的使用要求，这就带来了科研经费管理及核算的特殊性和复杂性。

1.科研经费管理制度不规范

为加强科研经费管理，尽管教育部与财政部制定了《关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见》（教财[2005]11号），教育部与财政部在《关于“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见》（教财[2007]1号）中也明确要求加强科研经费管理，提高科研经费使用效益，对高校科研经费的管理和使用作出了原则规定，但是从实际情况看，一些高校尚未根据科研事业发展实际制定适应本校现状的科研项目经费管理办法，造成财会人员在经费管理中没有健全的制度可以参照，使科研经费管理工作不统一、不连续。一些项目负责人错误认为科研经费是自己的私人经费，财会人员审核与领导审批时也相对较为宽松，导致科研经费管理不规范。

2.科研经费预算不科学

尽管科研项目结题时，很多项目下达单位制作的结题报告中确实有经费使用情况栏目，并委托项目实施单位的财务部门负责人签字及加盖财务公章，但是由于学校管理及上级监控不严，财务部门审核流于形式，加之上级审核时只重视科研项目的可行与否，导致项目负责人、科研部门负责人、财务部门负责人、学校领导等都在项目申请书上签字盖章，项目下达单位最后也批准立项，但并无一个环节真正重视科研经费预算的编制。只是项目负责人粗略的把科研经费总额分摊到几个成本项目中，导致预算精确性较低，没有达到科研经费预算的真正效果。

3.科研经费使用不合理

由于缺乏科研经费开支范围的限制，直接导致了科研经费使用的不合理问题。山东省2006年度审计报告披露:一些单位科研经费中直接用于课题研究的开支仅四成，其他的都被用作管理费用、人员经费、招待费，甚至本应由科研人员个人承担的家庭电话费、交通费、学费、私家车保险费和维修费也从中列支。山东大学两个科研项目分别有14笔和9笔开支是以“计算机耗材”、“办公用品”等虚假品名的发票报销。另据《检察日报》报道：近年来，北京市海淀区检察院办理了不少侵吞科研经费的案件，查到的最大一笔被侵吞的科研经费竟达到200万元。

4.科研部门与财务部门关联不够

科研经费是特殊的专项资金，需要科研部门与财务部门通力合作。遗憾的是，在实际工作中，科研部门一般只重视每年争取到了多少项目及其级别上有无突破、到位经费的多少及增幅以及成果的鉴定，不跟踪、评价经费的使用情况，把经费管理的责任全部推给财务部门。财务部门则只注重经费的收支核算，也没有及时向科研部门反馈经费开支中存在的问题，从而导致科研经费的项目管理与会计核算各成一体，缺乏部门之间信息的沟通与配合；导致科研经费已经用完而科研部门还在签批；科研项目已结题但资金未用完、无人过问项目决算的现状。

5.科研成本核算不严

目前高校科研经费只核算课题组织实施过程中与研究活动直接相关的直接费用，对一些间接费用，由于教学与科研密不可分，造成了科研成本的多重性与难分性，如水电、科研场所、图书资料、房屋占用费、人员工资、奖金等并未纳入科研成本。按规定，人员费应按照研究人员的工作量和国家相关标准在课题预算人员费科目中据实列支。人员经费的不合理核算，导致高校科研经费挤占了本就捉襟见肘的教育事业费；高校科研间接费用的确定不准确、不合理，造成了科研经费核算的不真实。

6.科研经费资产流失严重

科研经费资产流失主要表现在如下方面：一是科研经费形成的固定资产流失。主要是一些科研人员与一些不法商店勾结，将科研经费购买的电脑等固定资产故意开成电脑耗材等。二是科研经费形成的固定资产私“有”（化）。一些科研人员在使用科研经费购买设备时，尽管按照学校固定资产管理规定进行采购和入账，但是在项目结题后，该设备却一直归科研人员使用。三是科研人员无偿使用学校设备，造成学校资产流失。

7.科研成果价值管理难

相对于科研经费形成的固定资产而言，对科研经费形成的无形资产的管理更加薄弱。主要是高校财务制度中没有无形资产管理的内容。学校科研部门虽然对专利权、版权、软件等进行了登记，但是并没有制订出具体管理办法，没有进行价值管理。

8.经费结余资金管理不完善

据2004年审计署对教育部等中央部属18所高校2003年度财务收支情况审计，至2003年末，13所高校有1.73万个项目已结题却未按规定结账，结存资金3.69亿元还滞留在已结题项目上。

9.科研经费监督不力

“热规定，冷监控”是高校科研经费管理的一大特点。在报销过程中，财务部门对各项经费支出的合理性和科学性监督力度不够；科研部门依赖财务部门最后审核；审计部门在国家未制定科研审计管理办法，学校也未要求审计部门加强对科研经费审计的情况下，审计部门无法发挥其事前、事中、事后的监督作用。

二、加强高校科研经费精细化管理的措施

1.建立健全科研经费管理制度

科研经费管理是一项政策性、科学性很强的工作，要管理好科研经费，就必须针对当前科研经费使用和管理中出现的问题，根据国家有关规定，结合学校实际情况，制定出科学、有效的科研经费管理制度。

（1）基本制度。对纵向科研经费，要注重和突出政策性，制定《纵向科研经费使用范围和费用开支标准》，规范纵向科研经费的使用。对横向科研经费要立足推动市场竞争的需要，在合理合规合法的前提下，强调灵活性，制定《横向科研经费使用范围和费用开支标准》，明确横向科研经费的使用。对校内科研经费，要制订更加严格的科研经费使用范围和费用开支标准。

（2）制定《科研经费支出管理規定》，明确科研项目支出范围。对来源不同的科研经费应当分类管理，确定不同的支出范围。如校级（包括无经费资助的纵向科研项目和横向科研项目）科研项目的支出范围可以明确为：差旅费、通讯费、上网费、邮寄费、查询费、调研费、会务费、论证费、测试费、印刷费、复印费、纸张文具费、电脑耗材费、论文版面费、出版资助费、图书资料费、实验材料费等，严格禁止发放劳务费、奖金及招待费。纵向有支持经费的科研项目的支出范围是在校级科研项目的支出范围的基础上，再适当开支如下费用：会务费、鉴定费、仪器设备费、培训费、设计制作费及一定比例的劳务费、招待费、出租车费等，但必须认真审核科研仪器设备购置的必要性和真实性。对横向科研项目的支出范围，在原则上包括校级科研项目和纵向有支持经费的科研项目的所有支出项目的同时，还可以明确将科研与生产过程中消耗的直接材料费、直接人工费、仪器设备费、房屋折旧或使用费、专业图书资料费、水电费费、实验材料费、科研人员费等包括在内。

（3）制定《科研经费结账管理办法》，国科发财字[2005]462号第六条禁令明确规定：“严禁课题结账后不及时进行财务结算，长期挂账报销”。高校应制定科研经费结账管理办法，明确科研课题结账时间和结余经费的用途，项目负责人应严格执行科研合同，按规定及时结题。

（4）制定科研经费资助制度。科研经费资助应体现“平等竞争”、“择优录取”的理念，资助的方向更多的放在资助学科和申请人的优势上，选择优等的申请者给予资助。

（5）制定《科研经费审计管理規定》，对每个科研项目的科研经费都要进行审计。审计部门要事前参与科研项目经费的预算编制、对重大科研项目和大额科研经费的支出要事中进行会审，事后则要对所有科研项目的科研经费进行审计分析并作出结论。

2.确定经费的支出比例

项目管理费、人员经费、业务费等无疑是科研经费的一部分，但必须确定一个合理的支出水平。对项目管理费可按照项目管理办法或项目合同规定的比例由学校安排使用；没有规定的由学校予以规范，根据财务制度允许的分摊方法分摊计入课题成本，在项目预算范围内列支。项目管理费提取比例最高不超过项目经费总额的10%，且应当纳入学校预算统筹使用。

3.细化科研经费财务科目

将校级科研项目、纵向科研项目和横向科研项目列为二级财务科目，分别根据上述支出范围中的费用设列之三级财务科目，对科研经费进行细化管理。

4.完善预算管理

首先，要集中核算。高校取得的各类科研经费均是学校收入，必须全额纳入学校综合预算编制中，由学校财务部门统一管理、集中核算、课题编号、专款专用。其次，科研预算管理必须强调预算的合理性、准确性、科学性，既要反对漫天要价，也要反对低报预算，以提高申报成功率的砝码。重点是确定科学的预算定额和支出标准，细化编制内容，按用途分逐一在预算中列示。考虑到项目经费预算的专业性，学校科研部门、财务部门或审计部门应当提供项目预算服务。科研部门要细化科研经费的使用范围，财务部门必须在经费使用前明确各类费用的支出标准。审计部门应与财务部门密切配合，依据项目支出预算对财务支出状况进行管理监督，提高经费的使用科学性。

5.实行项目分类管理

纵向科研经费、横向科研经费来源不同、性质不同，使用范围也有所不同，在财务管理上应有所区别。纵向科研经费必须严格用于科研项目的研究过程，要按照国家自然基金委员会等项目管理单位的相关要求，严格控制经费的开支。但在实际操作过程中，不能过于僵化、刻板，只要是用于本项目的开支，可以在不违反财经纪律的前提下，根据实际情况灵活处理。而对于横向科研经费，在经费开支范围和开支标准等方面，可以相对宽松。

6.完善信息平台

平台建设需具备其他三方面服务职能：一是项目负责人可以随时查看到项目实际开支情况、各科目经费余额，剩余可使用经费等等；二是审计部门能调阅项目开支明细，查阅开支是否合理，是否符合预算，决算数据是否准确，开支归类是否正确等等；三是项目管理部门能结合项目进展和经费开支情况对项目进行督促，对不合理预算适时提醒项目负责人申请预算调整，掌握临近结题项目的经费结余情况，引导合理开支。

7.加强部门配合

科研部门在主管项目的同时协助配合财务部门做好经费的管理工作；财务部门负责科研经费的管理和会计核算，指导科研人员编制项目经费预算及结题决算，并且在项目经费的使用过程中指导科研人员按照有关财经法规合理使用经费；项目负责人应自觉接受有关部门的监督检查，按有关规定及时办理科研项目结题及结账手续，并对科研经费使用的真实性、有效性承担经济与法律责任。科研部门、财务部门和项目负责人应该各负其责、明确权责、积极配合，建立健全科研经费管理责任制。

8.规范资产管理

国家和各省市有关科研经费管理办法中都明确规定：科研经费购置的资产属于国有资产，其使用权和经营权归项目依托单位，必须纳入项目依托单位的固定资产账户进行核算与管理。因此，除科研项目管理办法或项目合同中另有规定外，凡是运用科研经费购置的固定资产，与学校用其他经费购置的固定资产一样均属于学校的国有资产，必须纳入学校资产统一管理。项目负责人必须配合财务部门、设备管理部门做好资产的保管、维修、报废、报损、清查等工作，特别是在项目结题时，应及时做好清理、移交、保管人员变更等手续。另外针对高校科研经费按课题拨款、仪器设备重复购置的现状，可实行高校现有仪器设备有偿使用的办法，发挥本单位已有仪器设备的使用效率，也可尝试对资产实行统一管理、有偿调配、专人负责、定卡、定人、统筹使用的办法。对科研成果的推广应用、转化转让应由学校按照《中华人民共和国促进成果转化法》和《高等学校知识产权保护管理规定》等相关法规执行。

9.加强全方位监管

建立由财务部门、科研部门为主管，资产管理部门、审计和监察部门参与的科研经费监管信息系统。由科研部门将科研课题名称、下达经费单位、研究期限及经费预算方案等信息录到课题负责人名下;财务部门负责将收到的每笔收入、发生的每笔支出明细录到每个课题中;课题负责人通过密码可在网络上查看自己的科研经费使用情况及结余情况，实现数据共享，达到管理环节的相互协调、相互依托、相互渗透，有效提高科研经费管理监督的水平。