浅析高校科研档案管理工作

潘志光

（武夷学院 校办，福建 武夷山 354300）

浅析高校科研档案管理工作

潘志光

（武夷学院 校办，福建 武夷山 354300）

随着高校规模性扩张，档案资料的存档、管理任务越来越繁重。许多高校将档案管理主要精力放在了行政管理方面，而忽略了科研档案。本文就科研档案管理中存在问题、成因及一些思考建议作些概要分析。

科研档案管理；资料保存；问题与思考

科研档案是科技工作者在从事科学研究活动中所形成的，经整理加工后具有保存价值的文字、图表数据或录像光盘等各种形式的载体历史记录[1]。是高校档案管理的有机组成部分。高校档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，高校档案管理工作在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。它直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校的实力佐证，对高校的教学科研工作的可持续性发展起着重要的作用。然而，长期以来，人们受传统观念的影响，认为只有学校管理性的文件才列为档案管理内容，忽视了高校科技工作者、教师学术轨迹资料的收集，有的虽也收集了科研成果，如专利证书、专著等。而对一些科研过程中的资料如手稿之类就排斥在档案管理之外，致使高校档案管理苍白、贫乏，甚至由此造成一些泄密工作，引发一些不必要的官司和麻烦。这与信息时代对信息需求是相违背的。

一、科研档案管理存在的问题及成因

高校档案管理中普遍存在的问题也深深影响着科研档案的管理，因此，首先要对高校档案管理中共性问题进行分析，才能找到解决问题的根本方法。

1、档案管理人员素质偏低。长期以来人们的观念总认为管理档案的人只要有一般的文化、懂得分类归放、查找即可，因此往往把干部、教师的家属安排到这岗位。只能从事一些简单手工操作或一般性的电脑管理，很少有专业技术人员安排在这岗位。本身档案室编制就少，又居多被当着安置家属的场所，真正高素质或者专业技术人员，又很难到这个普遍被人歧视的岗位上来，是造成高校现有档案管理水平不高的重要原因。

2、档案管理人员科研档案管理意识不强。现有档案管理人员一般只注重对学校管理类的文件档案进行管理归档，至多延伸至学校的教学档案、基建档案和学生档案，一般很少顾及科研类的详细档案。当然对科研管理类的档案也许会收存，但很少把科研作为档案的一类品种或者一个系列进行归类管理。而且收存的科研档案资料中，项目残缺不全，要么只有科研项目立项批文，而没有立项合同。要么只有项目研发的结题报告或验收、鉴定材料，而没有立项批文和合同文本。有的提供了纸质材料，但电子资料不被作为档案材料，造成现有科研档案资料少之又少，残缺不全的局面。当然，客观说，从事科研工作的人员自身档案意识也不强。没有及时提交应该存档的科研资料，或者提交的不齐全。这与长期以来缺乏这方面宣传知识也有密切关系。

3、档案设备简陋，不适应档案工作需求。近年来高校档案工作条件虽有所改善，但总体上与档案工作的发展，还存在许多不相适应的地方。虽然不能说对档案室的工作条件要求苛刻，但有些高校缺乏对档案工作的重视，只是随便安排两间简陋的房间就充当档案室。其实，档案室除了一般的防火防盗要求外，还应要考虑承重和防潮等方面的要求。设在底楼可承重，但怕潮，设在二楼以上防潮没问题，却又怕承载不了沉重的档案密集架。如此说来，是档案室太娇贵难侍候？非也，只要在底楼的地面采取防潮措施，二楼以上给予相对大的空间不要承载超负荷的密集架即可，还有其他的一些办公设备的改善，这都不是难事，关键是重视的程度。而现在的实际情况是高校档案室普遍拥挤不堪，几乎没有科研档案的立身之地，这也是造成科研档案缺失的一个重要原因。

4、档案管理制度不健全，执行不规范。现行高校档案管理运作的依据主要是按照《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类与高等学校档案工作规范》执行的，但明显缺乏科研档案管理的实施细则。对科研档案的归档程序没有作明确的规定，致使档案管理人员在收存科研档案时无章可循。纵使有些高校出台一些临时性科研档案管理办法，但因不是正式的法律法规，缺乏影响力和约束力，在实际工作中没有严格按照管理制度执行。造成科研档案资料收集困难，难以适应社会和学校的发展。

5、从事科研工作的同志缺乏事后归档意识。通常情况下，科研项目经过立项审批后，从事科研工作的同志怎样做、做到什么程度，科研管理部门中间过程缺乏管理。取得一定科研成果后，要么急着申报专利，要么急着召开庆功大会，就算是档案管理人员催促要归档，也只是将科研成果匆匆报送了之。而初始阶段的立项审批，中间的研究过程资料，甚至结题报告，常常残缺不齐。有的留在网络上电子研究资料，甚至成果，没有及时保存或删除，造成泄密事故，给国家和个人造成重大损失，甚至引起不必要法律纠纷，此类事件常常发生。

6、宣传不力，缺乏专项培训。许多高校几乎未曾有关档案知识方面的宣传内容。就连《中华人员共和国档案法》也未曾印发宣传过，更不知有《普通高等学校档案管理办法》。学校档案管理部门也没有对各职能部门和二级学院（系）负责档案工作的专兼职人员进行相关培训，更不用说开展有关档案工作的学术报告或是专项宣传活动。可以说目前兼职档案管理人员档案意识相当薄弱，基本业务知识欠缺，不知何类材料该归档，该怎样归档，一般也只对管理类文件不加整理上交了事。对科研工作类更是只注重收集个人科研成果的结题报告，许多该收集的档案材料常常遗漏不全，这都是缺乏宣传和培训导致的结果。

二、强化高校科研档案管理的对策思考

科研档案是高校的宝贵财富，是高校科研水平的一个重要佐证。要建立科学规范的科研档案管理制度，有效提高档案管理人员的素质，强化科研人员的档案意识，确保高校科技档案材料完整，准确定位，安全及有效地开发利用。做好科研档案的管理工作意义十分重大，针对高校科研档案存在的问题，笔者根据分管档案工作实践提出以下思考。

1、强化科研档案管理制度建设，建立可行的工作机制。目前档案管理制度太宏观、宽泛、针对性不强，而且一般只是对学校常规管理类文书档案作出规范，没有对各类档案管理作细化规定，造成收集科研档案无章可循。因此，必须对科研档案管理进行制度上的规范，出台具有约束力、可操作性的科研档案管理办法，对科研档案管理归档的主体责任人、归档的程序、归档的内容作出明确的界定。至少归档的内容应包括：第一类是科研计划、规划、科研工作请示报告及上级批复文件、上级机关关于科研工作的文件规定、科研报表、职称评定、材料档案、科研人员基本情况档案、年终、年度工作总结等；第二类是各类课题立项申请报表文本、批复及成果、内部主办各类学术会议材料、研究生情况、学位授予材料、学会档案等；第三类是科研人员科研成果目录及成果实物 （包括专著、论文代表作、学术资料、丛书）、优秀成果获奖证书及职称评定材料等；其余还有科研人员出国考察、进修、参加学术会议的汇报材料、与国外签订的合作项目、协议文本等。在档案管理制度上要更科学化，必须以科学发展观指导档案制度的建设，变经验管理为科学管理。

2、加大宣传力度，强化相关人员科技档案意识。综上所述科研档案管理所出现的问题，根源在于档案知识宣传不够，相关人员科研档案归档意识不强。因此，要适应新时期档案工作要加大宣传力度。高校综合档案室要承担起这项工作，适时组织相关人员学习《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》以及其它相关档案知识，法规制度，将其印制成学习读本，相关人员人手一册。并适当邀请从事档案工作的专家学者到学校作专题报告，或开展些档案知识竞赛活动。特别需要强调的是二级学院（系）的科研秘书要承担起宣传责任，向相关科技人员有针对性地宣传科研档案归档的重要性，进一步强化科技人员的档案意识。

3、配齐配强档案管理人员，有效提高他们的综合素质和服务意识。长期以来，档案管理工作常处于边缘地带，不被领导所重视，高职称，高素质人才几乎很难安排在综合档案室工作，而且常常被当作安置家属的场所，这是约束工作层次提高的瓶颈。众所周知，人的素质是关系到工作成败的最重要因素。因此，档案工作人员素质的提高，是提高科研档案工作的根本保证。综合档案室负责人必须要由懂业务，高职称的人担任。现实的困境是综合档案室常常受到职数、编制的限制，高素质高职称人员常因待遇问题不愿意来，愿来的却又因编制问题来不了，这些问题必须引起高校领导的高度重视，从源头上解决现有档案工作层次问题。当然，对现有档案工作人员要加强培养工作责任心，使他们留得住、坐得稳，爱岗敬业、开拓创新、提高服务意识。同时，要采取送出去、请进来等多种方法着力提高他们业务素质。必须强调的是一定要对档案工作人员多一些人文关怀，解决他们后顾之忧，激发他们的工作热情。

4、分清层次，把握重点，确保重大科研项目档案资料无遗漏。随着社会经济的发展，高校与地方经济社会发展配合越来越密切。高校往往承担起地方某一领域社会、经济发展急切需要解决的研究课题。这些课题研究，一旦取得成果，就是地方发展的历史见证，可谓是极为宝贵的资料。有些重大科研项目，牵涉国民经济发展或民生问题，甚至具有国际影响力，我们现在缺乏必要的手段使档案成果与社会相联系，也较少形成档案的正效益[2]，要使档案更好的为地方的社会、经济发展服务。如果不妥善收集保存这些资料，造成泄密事件，后果不堪设想。因此，对这些科研档案要分清等级，重点科研档案要有专人跟踪、收集、责任落实到人。重点重大科研项目往往研究时间较长，中间过程也许会有阶段性成果，如果不注意收集，就容易由于时间长久造成遗漏。因此，对重点、重大科研项目应从立项起就应着手立卷归档，继而将每个阶段产生的技术进步，最新成果，新立项的小项目分年度补充到档案中去。这对国家、对学校、对研究人员自身都有十分重要的意义。

5、着力促进档案工作信息化、现代化，使科研档案得到充分开发利用。与其他各领域工作一样，档案管理工作也进入了信息化时代，档案管理工作不再是过去简单的手工操作，新的形势对档案管理工作也提出了更高的要求。这就要求档案管理工作人员要有更高的素质，特别是要充分利用电子计算机管理好档案、开发利用好软件系统。档案的设立、保管，立足点是为了利用。要在确保科技机密和档案安全的情况下，实行网上档案信息资源共享，通过网络提供必要的电子档案。同时充分利用已有设备、资源和校园信息网、大力提高工作质量和效率。

6、要将工作触角延伸到二级学院（系），形成互动呼应的工作格局。要管理好科研档案，单靠综合档案室的管理人员显然是不够的。我们知道，许多档案材料主要来源二级学院（系）或有关部门。如果二级学院（系）或部门的专兼职档案管理工作人员没有档案管理工作的基本技能，对档案材料的收集、整理、保管、编制目录等一些基础性工作都难以胜任，档案资料的归档、保存质量就难以保证，也常常延误归档时间。因此学校综合档案室应将工作触角延伸至二级学院（系）、部门，适时对专兼职档案管理人员进行培训，同时对所布置的档案管理工作任务要有落实的措施，如每年签定工作责任状，并采取一定的奖惩措施，不能工作虎头蛇尾，有布置没落实，做好做坏一个样，挫伤了有工作责任心且有工作成就的档案管理人员的工作积极性，要形成上下互动，有呼必有应的工作格局。

[1]杨兰，李秦，陈晓芳.高校科研档案管理问题分析[J].重庆邮电大学学报，2006(6).

[2]王协舟.基于学术评价视阈的中国档案学阐释与批判[M].湘潭:湘潭大学出版社，2009.

Analysis on File M anagement of Science Research in Universities and Colleges

PAN Zhiguang

(Administrative Office of Wuyi University,Wuyishan，Fujian 354300)

As universities developing and expanding,the task of file archive and management turns increasingly heavy.Nevertheless,administrative filemanage mentoccupies most of management source while scientific files are often neglected.Based on general analysis of scientific file management problems and their causes,this paper proposes some suggestions.

management of scientific file;file archive;problems and reflection

G271

A

1674－2109(2011)06－0069－04

2011-10-19

潘志光（1963-）男，汉族，副研究员，主要研究方向：行政管理学。