试论如何加强秘书人员的职业素质

河南 袁慧

试论如何加强秘书人员的职业素质

河南 袁慧

秘书人员是否具有较高的职业素质，直接关系到工作的质量与效率。本文从道德素质、业务素质和心理素质三个方面对加强秘书人员的职业素质进行了探索。

秘书；道德素质；业务素质；心理素质

古时君王视秘书为股肱之臣,当今领导人用秘书如左膀右臂,秘书是领导人的智囊和助手。秘书是当代领导者、主事者身边综合办理日常事务，即办文办会、沟通信息、协调事务、完成交办任务、提供跟踪服务的参谋助手。负有参政设谋，协调综合，督促检查，拾遗补缺等重大责任。秘书人员是否具有较高的职业素质，直接关系到工作质量与效率的高低，关系到各项事业的兴衰成败。要想提高秘书人员的职业素质，就必须加强对秘书人员的道德素质、业务素质和心理素质的培养，下面就如何加强秘书人员的职业素质谈一下自己的看法。

一、加强秘书人员的职业道德素质

1.实事求是、尽心尽责的工作

实事求是、尽心尽责的工作是做秘书最根本的一条。邓颖超同志曾为《秘书工作》杂志写过一篇文章，说秘书的高尚可贵之处，恰恰在于他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计报酬待遇的精神。秘书不为名，不为利，任劳任怨，甘当无名英雄。经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费；经常熬夜，但白天还得正常工作；其他人员受了委屈可以抱怨，而秘书必须绝对服从为天职等等。秘书人员责任重大，要求秘书人员在工作中要诚实，不能弄虚作假，不能越权或滥用职权。

2.辅助领导，当好参谋

辅助领导是秘书人员职业性质所决定的，作为领导工作参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事。有人提过这样的问题：当秘书，按领导意图办事与当参谋有时会产生矛盾，若是领导人的意见是错的，他又不采纳我的意见，怎么办？这里要注意以下三点：首先不要指望领导人采纳秘书人员的一切建议；其次不要以为自己的意见就是对的；最后要明确认识，领导人是决策者，秘书无权强要领导者采纳自己的意见。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥。邓小平说过：“我们的组织原则中有一条，就是下级服从上级，对于上级的决定、指示，下级必须执行”。

3.正直，人格高尚

秘书在领导人身边工作，随时随地需要向领导人汇报情况，提供对事物的看法。这种工作条件要求秘书必须公正、客观、超脱。以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。这是一条美德，也是一条纪律。

4.谨慎，平易近人

谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德，秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。秘书的工作性质决定秘书人员应服从领导和上司，关心体贴下属。

5.恪守信用，严守机密

秘书人员要恪守信用、遵守时间、遵守诺言、言必信，行必果，秘书人员自己安排的会议或事情，要先到场，并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化要说明原因，使人信服，严守机密。秘书人员一个显著的特点是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。

二、加强秘书人员的业务素质

1.终生学习——积累功底

学习无处不在，学习能力是个人基本的生存能力，是通向未来的通行证。在学习内容上，要侧重学政策理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面；同时，还要在实践中边工作、边学习、边总结、边提高，使撰写的文稿充实生动；学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式达到高度和谐；要向同事学习，三人行，必有我师，取人之长，补已之短，努力做一个多专、多能的合格秘书。

2.不断锻炼——增强能力

能力的增强主要是从日常的工作实践中锻炼出来的。要尽可能地安排秘书人员深入调查研究，吃透“下情”，广泛获取第一手资料，这样，既能填充他们的“资料库”，增强写作能力；又能为领导的科学决策提供准确、可靠的依据。当今时代，秘书人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性，另一方面又多半受过较高层次的教育，更加应有思考的独立性。因此，秘书人员应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，正确领会其意图。

3.加强规范——遵纪守法

严格遵循政策法规和公文规范；以实事求是的精神，忠实地体现组织意志；准确把握客观规律、政策法规、组织意志和领导意图，是秘书撰拟公文最基本的要求，是公文有效发挥管理工具作用的基础。严格按党和国家的公文条例规范拟文，则是撰拟公文必须遵循的准绳。

三、加强秘书人员的心理素质

1.平衡心理——心态淡定

好的心态是成功的一半，心态决定成败。情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

2.完善性格——心胸宽广

性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中的有利条件，增强自强、自信、自爱，千方百计的完成任务。不同性格的上级，待人处世的方式往往不一样；有些人眼中的可爱，会成为另外一些人心中的忌讳，性格的差异也同样造成了不同的相处状态。秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求是豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣和友爱合作。

3.坚定信心——意志坚强

高度的自信,坚韧的意志是秘书人员心灵的保障和护卫。一种披荆斩棘、破釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心，是秘书用以克服、解除一切困难的金钥匙。具有坚韧的意志，不但是成就大事业的人们的心理特征，也是平凡岗位上默默无闻，不是“红花”而甘为“绿叶”者的一种典型心理特征。做一件事，完成某项工作，能否有不达目的不罢休的劲头和毅力，是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。

秘书人员职业素质的三个方面之间是相辅相成，缺一不可的。当今时代对秘书人员提出了更高的要求，各行各业从事秘书工作的人员只有不断的增强自身的职业道德素质、业务素质和心理素质，才能克服思想及行为上的偏差，才能在自己的岗位上得心应手的工作，并取得更大的成绩。

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（作者单位：周口市疾病预防控制中心）

（编辑 刘丽娜）