独立学院办公室秘书工作要旨

朱耀辉

(西北师范大学知行学院学院办公室,甘肃兰州730070)

独立学院办公室秘书工作要旨

朱耀辉

(西北师范大学知行学院学院办公室,甘肃兰州730070)

秘书是独立学院管理队伍中的一员,独立学院新的运行机制使办公室秘书在保障学院日常工作的有序开展方面,具有重要的作用。办公室只有明确自身工作要旨,具有全局意识、奉献意识、超前意识、效率意识、服务意识、求知意识、形象意识,准确定位秘书工作及其职责,具备较强的文字表达能力,遵纪守法,保守工作秘密,才能摆脱工作中的被动、不利的局面,胜任秘书工作。

独立学院;办公室秘书;要旨

独立学院是国家教育部按照新机制和新模式举办的普通本科大学,独立学院的党办、校办和所属各职能部门、教学系(部)下设的办公室,一般都设有秘书等岗位。独立学院新的运行机制使得办公室秘书在保障学院日常工作的有序开展方面,具有重要的作用。因此,作为办公室秘书,只有明确秘书工作的要旨,才能胜任秘书工作。

一、办公室秘书应具有七种意识

独立学院办公室秘书是贯通上下、衔接左右、协调业务、综合事务的具体承办人,有参与政务、管理事务、搞好服务等职能,要履行好这些职能,秘书人员必须具备七种意识。

(一)全局意识

秘书岗位尽管有一定的分工,但由于办公室工作具有突发性、偶然性、急办性和特殊性,往往会有很多无定位、无定时的工作。这就要求秘书人员要从办公室乃至学校的全局出发,以大局为重,分工不分家,把个人和集体、局部和全局紧密联系在一起,相互理解,相互支持,使整个部门形成一个团结协作的战斗集体,以充分发挥整体功能,把办公室工作搞好。

(二)奉献意识

文秘工作人员“不显荣于人前,却辛劳于人后”,经常需要加班加点超负荷工作。对此,文秘人员要充分认识到秘书活动的辅助性决定了秘书工作名义的假借性、过程的幕后性和成果的潜在性[1]。奉献是秘书的天职,要甘于奉献,爱岗敬业,始终以事业为重,认真做好每一项工作,不计较个人荣辱得失,在奉献中实现自己的人生价值。要乐于吃苦,无论是起草文件、组织会议,还是处理突发事件、协助重大决策,都十分繁杂而具体,时间紧、任务重、要求高。很多工作看似小事,但没办好就出大事。文秘人员整天加班加点,甚至节假日都不能休息,大部分都是默默无闻,很多时候还不被别人理解。文秘工作的这种特殊性,要求文秘人员有乐于吃苦的精神,勇于为单位的发展牺牲个人利益。

(三)超前意识

独立学院秘书要当好领导参谋,必须具有一定的超前意识。独立学院的举办本身是一个新事物,要密切关注其发展动态,要想领导思而未言、思而未举之问题。有些事虽然领导想到了,往往因事务较多,头绪杂乱,以致遗忘;或因还未来得及进行更深入思考,事情就发生了,使领导处于举步维艰的境地。在这种情况下,秘书如果进行了超前思维或早有准备,就能为领导提供解决问题的最佳方案。超前意识的形成与平时的勤奋努力是分不开的,没有捷径可走。因此,秘书人员必须熟悉全局,不断培养自己洞察和分析问题的能力、驾驭全局的能力和远见卓识。

(四)效率意识

独立学院管理人员一般非常精简,而办公室工作则是头绪繁杂。文秘人员要适应经济、社会快速发展的新要求,就必须讲求效率,增强工作的时效性。要提高快速反应能力,遇到紧急情况要立即反应,不能有丝毫拖延。要灵活应变,对任何问题的处理都不能墨守成规,要在保证质量的前提下减少不必要的环节和程序,从而提高效率。

(五)服务意识

独立学院的管理工作就是服务。因此,要转变观念,树立管理就是服务的思想。要明确人与人之间的关系就是服务与被服务的关系,自己在服务别人的同时也会接受别人的服务。独立学院的秘书工作,主要是为学校、系(部)领导服务,为学校、系(部)各职能部门服务,为广大教职员工和学生服务。

(六)求知意识

独立学院办公室秘书工作是一个知识、信息高度密集的领域,文秘人员知识的深度、广度,直接影响着文秘人员的工作能力与思维能力。对于独立学院办公室的文秘人员而言,强化求知意识非常必要。首先,文秘人员要提高学习的自觉性。非学无以广才,非学无以明识,非学无以立德。文秘人员如果仅仅满足于过去已有的知识,停留在目前的水平,不去摄取新知识,吸收新的营养,看问题就不会有新的见解,写文章就不会有新的观点,办事情就不会有新的招数,搞调研就不会有新的成果,服务也就不会有新的起色。因此,文秘人员要树立终身学习的理念,增强学习的自觉性,真正使学习成为一种生活习惯和自觉行为。其次,要保持学习的广泛性。丰富广博的基础知识是秘书知识结构的根基,扎实的专业知识是秘书知识结构中具有职业特征的主要部分,所在工作部门的专业知识是秘书人员知识结构中的核心层次,各种相关辅助知识是秘书知识结构的必要补充。文秘人员必须构筑起自己全面的知识结构,才能更好地胜任工作。

(七)形象意识

办公室秘书人员由于在领导身边工作或接触领导的机会较多,其言行常常被当成领导意志和行为的反映。所以,每个秘书人员都要有塑造自身形象、维护领导良好形象的意识。首先,要严格规范自己的行为。秘书必须把握好自己的角色定位和作用,把自己置于各项制度的有效约束之下,时刻接受组织和群众的监督,自觉维护领导和单位的形象。要严格遵守各项规章制度,谨言慎行。其次,要培养良好的道德品质。诚实正直是做人的基本准则,也是文秘人员最基本的行为规范。要是非分明,对人对事不带主观偏见,对上对下一个标准,以一流的作风、一流的业绩来实现自身的价值。再次,要有良好的仪表举止。文秘人员无论是在工作还是社交场合都应该注意自己的仪表举止,体现出优雅的风度和较高的修养。要塑造良好的交际形象,精通交际礼仪,努力为每一个对象提供最佳服务。

此外,办公室秘书还应该养成说文明话、办文明事的良好习惯。多讲文明用语,谈笑有节制,处事体现水平,努力做到亲切、准确、得体、诚挚、热情,充分表现良好的道德素养。

二、准确定位秘书工作及其职责

(一)秘书工作定位

独立学院办公室是学院的综合办事机构,办公室秘书必须对自己的工作有明确定位。

办公室秘书是在学校、部门、系(部)主任直接领导下,参与办文、办会、办事,与学校领导或部门负责人的工作目标是一致的。但目标的一致性并不意味着职权的一致性,二者是主从关系。因此,秘书在日常工作中应找准自己的位置,力求做到思想到位、服务到位。平时我们常常看到这样一种现象,有些秘书,在上级布置的任务或形成的材料完成后,不知向谁汇报请示,材料送给哪位领导审定,甚至不经过直接领导审阅、批示,自作主张,直接上报,酿成错误,结果自己出了力,领导不满意。归根结底是没有明确自己的定位。

(二)秘书工作职责范围

1.处理与领导的关系

不论是独立学院哪一层级的秘书,在工作上都与直接领导有着密切的关系。因此,处理好与直接领导的关系非常重要。具体而言:

(1)尊重而不迎合。秘书和直接领导属于从属关系,受直接领导支配,这一点必须明确。既要尊重领导,不卑不亢,又要充分发挥好自己的内在潜能和主动性,为实现共同的目标而努力工作。尊重领导既要维护领导威信,又要尊重领导个性。在为领导服务时,必须从工作实际出发,维护班子的团结和威信,不能看人行事,更不能把为领导服务庸俗化。

(2)相处而不相聚。工作中经常会有直接领导因年龄、性格、阅历、气质不同,从事专业和分管范围不同,处理问题的方式和风格不同,造成领导之间或领导与下属之间的工作矛盾,有时也导致秘书和办公室主任产生工作矛盾,从而使秘书左右为难,这时很重要的一点就是保持“等距离关系”,做到和睦相处,而不相聚议论。

在秘书遇到“多层次领导”的情形下,比如系(部)秘书有时和学校领导、教务处、学生处等部门领导以及本院系的直接领导发生工作关系,有时会使秘书感到无所适从,此时首先要做到都予尊重,但切忌出现按照一级管一级的原则,只服从直接领导,而怠慢学校领导和部门领导;或者因为与学校领导或部门领导接触多了以后目无直接领导。其次是勤工作。“多层次领导”往往造成多头布置工作的现象,使秘书任务重叠、工作繁忙。作为秘书,要尽可能完成各级领导布置的任务。如时间不允许,秘书可主动向领导说明情况,由领导根据缓急做出定夺,不可擅自压掉领导布置的任务。三是多联系。独立学院秘书日常工作一般由直接领导或办公室主任安排,但有时学校领导、部门领导和其他人员也会突然安排一些工作。这时秘书就要设法与他们联系,使他们知道情况。另一方面,也好了解领导行动,以便及时请示汇报。四是少议论。秘书工作在领导身边,掌握大量的机密。因此,对外对内都应做到少说话、多做事,少议论、多工作。五是讲分寸。秘书人员在工作中要把握好一个“度”字。领导召集的会议,秘书要少说;办公室主任请示领导的工作,秘书不可越俎代庖、喧宾夺主;对待服务工作,秘书则不可退缩;对所有领导都要一视同仁,努力做到服务得体,妥当适度。

(3)办事而不虚夸。执行领导交办的工作任务要把握两个环节,一是接受任务要知道领导意图,明确要办什么事。二是明确领导的具体要求,包括工作质量要求、时间要求、注意事项等。如果领导交待任务零乱冗杂,要加以归纳,提出一个简要方案请领导审定;如果领导布置任务过于简单,要作出部分补充,请领导认可;如果认为领导的要求超越现实条件,完成任务困难太大,不要轻易提否定意见,要从指标调整上提出自己的见解,供领导参考。明确任务后,应作肯定的答复;如果把握性不大,可以说“我尽力去办好”。切忌无论有无办好的把握,事先在领导面前说大话。办事一般有三种形式:一是单一办事,只完成一项工作任务;二是交叉办事,同时接受两项工作任务,需要在同一时间完成或交叉完成;三是穿插办事,三项以上工作任务,穿插在同一时间流程中进行。不论那种形式,首先,要明确重点,做好关键性工作。其次,要明确工作质量与速度的关系,既保质保量,又要在规定时间内完成。工作任务全部结束,或告一段落后,应向布置任务的领导复命,汇报完成任务的效果、时间,讲明遇到的问题,以及对后续工作的看法和打算等,汇报要实事求是。

(4)深入而不飘浮。独立学院办公室秘书工作繁杂,大多是事务性的具体工作,但不能只当收发员、传声筒,而应积极主动地围绕学校的中心工作,全面了解各方面的情况,为领导决策提供建议和方案。调查研究是务实与务虚的最佳结合点,也是检验参谋服务水平高低的一个重要标志。要把调查研究搞得更加扎实深入、更有成效,应从以下几个方面加强。

一是勤学多想,善于从大量的文件资料中捕捉调研信息。秘书人员每天都要收到大量文件资料,有些秘书对如何充分利用这些文件资料没有引起足够的重视,对文件资料往往只看标题,不看内容,更谈不上联系实际进行思考。因此,对上级十分关注的重大问题,对下级反映强烈的问题,对外地解决比较好的问题,知之甚少,心中无数。只有以正在做的事情为中心,着眼于对实际问题的理论思考,着眼于新的实践和新的发展,才能从上情、外情和下情的结合上捕捉到大量的新情况、新问题。

二是统筹兼顾,善于从大量的信息中筛选调研课题。现在的社会已处于信息社会,信息技术特别是传输手段十分发达;信息资源空前丰富。大量原始信息是做好调研工作的基础,但是原始信息具有零碎、动态、浅层次的特点,其深层次的信息价值还有待于进一步开发。只有经过鉴别、筛选、提炼、综合、加工等环节,通过深入调研,才能从动态中把握规律性,从苗头中发现倾向性,从偶然性中揭示必然性,从而提炼出对领导决策具有参考价值的情况、观点、意见和建议。

三是善抓要领,善于从纷繁复杂的事物中找准问题。任何事物都有现象和本质两个方面,因此研究问题时,要学会去粗取精,去伪存真,由此及彼,由表及里。在纷纷复杂的事物中,秘书人员必须学会全面地、辩证地、发展地看问题,善于透过现象看本质,在个性中找共性,在现象中找本质。

2.正确处理与其他部门的关系

独立学院办公室秘书的工作离不开与其他处室、系(部)的配合,讲求沟通艺术十分重要。

(1)要牢记服务宗旨,彼此尊重。秘书既有为领导服务的职责,更有为学校、其他处室、系(部)服务的职责,思想认识不能有偏差,不能对上热情有余,对下严肃过度。无论那个部门、那一级人员,那怕是学生,都应以诚相待,保持正常的人际关系,广泛团结同志,绝不能搞人身依附,把个人的前途寄托在个别领导身上。

(2)相互交流,取长补短。要经常与学校其他部门、系(部)的秘书联系,交流从事秘书工作的经验、教训。这样,既可取长补短,又能增进同行之间的彼此了解,保持工作中的经常协作关系。

(3)经常听取群众意见,自觉接受群众监督。待人要有礼貌,要尊重群众;一个自负清高、对校领导或直接领导以外的人员持不屑一顾态度的秘书,只会断绝和人们的交往,最终孤立自己。

(4)克服沟通过程中的自卑心理。对独立学院办公室秘书来说,要全方位地为领导、师生服务,工作任务重、责任大、难度高,因而强烈地渴望得到人们的理解和尊重。但是,独立学院办公室秘书既没有党政机关秘书显要的地位和身份,也不如其他系列如教师等人员的工作有主动性,加之学校内部对行政人员包括秘书人员的偏见,秘书人员极易产生自卑心理。因此,在搞好协作关系的同时,要尽力克服自卑心理。

三、秘书应具备较强的文字表达能力

独立学院的特殊运行机制决定了对办公室秘书素质和工作能力上的高要求。

独立学院办公室秘书要起到领导助手的作用,不仅要懂得秘书专业知识,而且要懂得教育科学、社会科学和自然科学的基本知识。其中,掌握并熟悉教育管理科学知识和独立学院发展状况,是独立学院秘书的必备素质,理论水平和文字水平是必须具备的看家本领。秘书在工作实践中,只有不断加强学习,努力提高文字水平,才能适应高校秘书工作。秘书人员除加强平时积累之外,在具体写作实践中,要从三个方面入手锻炼文字表达的能力[2]。一是在大型会议文稿撰写过程中,采取“集中讨论、分头起草、统一串联”的方式。坚持在拟定提纲时,通过集中讨论,准确把握领导思路、表现领导主张、体现领导要求,做到“文如其人”;在分头起草时,各位秘书坚持大量搜集资料,各自在观点、格式、语言上创新,集思广益,形成初稿;文章雏形定型后,由一名语言综合能力较强的秘书进行串联,通过加工、提炼、归纳,使文章前后浑然一体,让大家听后或看后能受到教育和启迪。二是在日常文稿的起草过程中,采取“以老带新”的方式。由一名经验丰富的秘书与一名新进同志结对子,通过优势互补,既扩充了知识的全面性,又讲求了文章的系统性,提高了表达能力,达到彰显合力的目的。三是在文稿修改过程中,采取“校读”的方式,力求文章表达准确。在文稿初步形成以后,由一人作为演讲者,其他人员作为听众,进行现场演讲,通过身临其境的模拟,对文章的语句顺序、词语搭配进行调整,增强文稿的感染力,使其表达的领导意图更为准确、精辟。

四、遵纪守法,保守工作秘密

保守秘密特别是保守党和国家的秘密,是每个公民应尽的基本义务。对于秘书人员来说,保守秘密则是一条重要的纪律。如果泄露了应保守的秘密,违反了《保密法》之规定,就应当追究其相应的法律责任。独立学院办公室秘书除遵守党和政府的各项大政方针外,最需要重视的是遵守保密纪律、做好保密工作。机要秘书要熟悉保密法规,积极防范、确保国家和学校的秘密安全。校(院)办秘书,往往会接触党中央、国务院、省委、省政府的文件,尽管文件的内容与学校的关系不密切,看起来不重要,但是传阅完毕须及时上交,丢失或泄密,秘书要负责甚至受到处分。因此,传阅、收发密级文件和材料都必须按规定程序进行,绝不可走捷径而造成文件泄密或丢失,要处处以保密守则约束自己。做到不该说的机密绝对不说;不该问的机密绝对不问;不该看的机密绝对不看;不该记录的机密绝对不记录;不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。

[1] 向国敏.现代秘书学与秘书实务[M].第3版.上海:华东师范大学出版社,2006:38-41.

[2] 张大成.秘书工作实务[M].北京:中国人民大学出版社, 2008:7-11.

[责任编辑] 徐月欣

G648.7

A

1673-5935(2011)01-0052-04

2010-12-08

朱耀辉(1980—),男,甘肃平凉人,西北师范大学知行学院学院办公室助教,硕士,主要从事高教管理、秘书学教学与研究。