新时期档案服务工作的新形势

袁海燕

（富裕县低保中心 黑龙江 齐齐哈尔 161200）

随着社会的发展，特别是当今人类社会正走向信息化社会，信息共享已成为一种历史潮流，在这一背景下，档案部门由封闭半封闭走向开放，为社会、公众提供公共服务是历史发展之必然。

档案工作从大到小，从无序到有序，正朝着科学化、现代化的方向发展。但由于历史的、社会的种种原因.档案服务利用工作总体上不能适应当前社会发展的需要，与整个档案事业的发展不相适应，这使档案的社会功能和经济效益不能得到充分的利用和发挥。为此，档案部门要增强紧迫感，加强档案服务利用工作。

一、对档案馆服务利用率低的分析

1.馆藏的馈乏：主要是指档案储藏、管理跟不上现代化步伐，应该运用现代化手段做好管理和服务，体现时代气息。

2.查询方式的单一：现在人们普遍认为档案的查询方式只有到档案部门进行查阅。许多人认为档案是尘封的历史，有一种神秘感、陌生感。其实，档案是人类活动及其历史的记录，应该发挥它为现实服务，为群众服务的作用。

3.社会对档案部门的认知度低：过去人们一提到“档案馆（室）”，其印象就是“存档案的仓库”、“保密性强”等概念。实则不然，档案馆（室）是面向社会，为各项工作服务的公益性文化事业机构。应该发挥其多功能作用。

二、新时期档案部门服务利用的总体要求

1.要有做好新时期档案工作的责任感，这是服务大局的需要。充分发挥档案为当地政府和各项事业服务的自身优势，大力开发利用档案信息资源，为经济发展和现代化建设服务。

2.新时期的档案工作是为民谋利的需要。随着改革开放的深入和经济社会的发展，档案工作已经越来越多地渗透到社会生活的各个方面，档案不仅可以为经济建设服务，还可以为人们日常生活服务，也是我们工作和生活的查考依据和参考资料，更是维护合法权益的凭证。

三、新时期档案馆应如何做好档案工作

1.加强档案的接收工作，拓宽档案的接收范围，提高档案接收数量和质量，真正做到丰富馆藏结构。

2.做好档案的宣传利用工作。（1）加强现行文件的收集整理，定期更换，使来馆的各阶层人员均能及时了解到各项方针政策；（2）还可以定期举办各种宣传展览，邀请和吸引各阶层人士前来参观，且每次展览还可通过媒体进行社会宣传，以此加强社会公众对档案馆性质和特点的认识；（3）可以印制一定量的宣传小册子，向社会发放，使公众了解档案馆（室），提升档案馆（室）的知名度和公众性；（4）通过互联网对档案馆（室）的特点、性质进行报道，可以扩大公众对档案的了解；（5）还可以通过其他多种媒体进行宣传，如电视台、电台、报纸、杂志等，使档案馆（室）形成较大影响。

3.实现自动化检索、查询，以自身的发展加强宣传。作为档案部门，特别是档案馆（室），一定要加快硬件建设，早日实现自动化检索、网上查询功能，这样既方便了社会利用档案，扩大了服务面，同时也是对档案及其档案工作的最好宣传。

4.建立以调查公众兴趣为主的民意调查，对公众的意见进行征集，了解公众心理，并相应对档案馆（室）进行改进。

5.加强对档案工作人员素质的培训。对档案工作人员进行定期业务培训，以及其他科学技术知识的培训，如计算机、英语、史学等方面的培训。

四、积极开展档案编研工作，适应时代需求

档案编研是对档案文献进行研究与编纂，为社会提供档案信息利用服务的工作，它是档案业务的重要组成部分，也是现代信息加工产业的一个分支。目前，我国档案编研工作进入新的发展阶段，档案编研业务已由档案馆扩展到企业档案室，非档案部门也借助档案进行编史修志，汇编出版各种专题资料，传播科技与经济信息，这些直接和间接的档案编研活动汇成了档案信息加工产业的热流。

1.从目前看，档案编研工作还存在着一些问题，主要是以下几个方面：

（1）档案编研的理论跟不上形势发展的需要。总的来看，我国档案理论研究历史不长，主要致力于档案基础理论和宏观管理的研究，档案编研知识在档案管理学中只占很小的一部分，内容单薄。档案文献编纂学虽然比较系统，但主要是论述史料的一次文献编纂工作。许多企事业单位的档案编研，特别是二次文献和三次文献编研工作由于缺乏理论指导，只好自我摸索，编而不研，简单汇总，有的编制成果缺乏科学性和实用性。

（2）有关人员对开展档案编研工作的意义认识不足。有些领导认为档案只要能保管好，到时能查找到就行了，不必再费力搞编研。因此，除一部分企业档案室专业力量料强外，多数档案部门编研力量都比较薄弱，往往没有固定编研人员。档案工作人员忙于应付收集整理工作，没有精力做编研工作。

（3）档案编研工作的组织问题。档案编研工作缺乏统一规划，往往靠各单位的积极性和编研力且自发开展工作，有的未经调研盲目上马，结果事倍功半；有的工作缺乏计划性，收效甚微；更多的是闭门搞编研，缺乏外界帮助；有些企业单位在档案升级时，出了几种编研成果，升级之后没有新的进展。

（4）档案编研成果的公布和利用问题。有些文献不宜公开，但编印后散发面很广。另外，档案编研成果出版困难较多，受资金市场的制约，花费很大精力编出的材料未能出版。

2.根据以上问题，为搞好企事业单位档案编研工作，应采取以下的对策：

（1）强化编研意识，提高编研人员素质。要真正把编研工作纳入议事日程，列为档案馆（室）工作的重要内容。首先，要落实人员，对已成立的编研处、室、科等单位，要使编研人员到岗到位，履行职责；其次，要抓编研人员素质提高，这其中包括政治素质、文化素质、身体素质等。

（2）强化基础工作，继续从收集抓起。编研工作是以研究档案内容为基础的，室藏丰富，编研的内容就充实。如果室藏贫乏，基础工作跟不上，编研工作也就深化不起来。

（3）强化多方位工作体制，增强编研工作的社会意识。从四方面抓起，一是强化参政决策意识，要利用手头的档案资料，编研出有价值、有影响的档案资料，为领导决策服务。二是强化学术研究意识，要充分利用自己的特长，发挥自己的优势，编研出有价值的编研成果。三是强化经济建设意识，编研工作人员要认真研究档案，从中找出规律性，从而推动经济向前发展。四是强化宣传教育意识，要通过编研，认真总结经验，吸取教训，使编研成果真正起到宣传教育作用。

（4）强化多功能效应，适应当前竞争形式。编研工效应是多方面的，归纳起来有两点：一是社会进步效应。编研出的劳动成果，首先起到推到社会进步的作用。二是经济发展效应。在改革开放的形势下，围绕以经济建设为中心，不断编研出促进经济建设，向前发展的档案资料。如果离开了这个出发点，我们的事业将一事无成。

总之，档案工作任重道远，档案服务利用应立足档案、面向社会，拓宽思路，不断增强全社会的档案意识，充分开发和利用档案信息资源，构建和谐文化，不断增强中华民族的凝聚力、向心力、亲和力，为构建和谐社会创造良好的人文环境和文化环境。

[1]于进川.档案信息系统建设的效益管理研究[D].四川大学;2005年.

[2]简茂明.实践“三个代表”以科技为先导推动档案工作发展[A].贵州省档案学会纪念建党80周年学术交流会论文集[C];2001年.