浅谈会计档案管理中存在的问题及采取的措施

侯宝萍

（哈尔滨市环境卫生科学研究所 黑龙江 哈尔滨 150010）

加强会计档案的管理是有助于财务管理水平的提高，使会计档案更好地适应社会主义现代化建设的发展。会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要环节，会计档案管理是会计工作的重要组成部分，会计档案管理是整个财务工作结束后的一个重要环节，但往往被忽视，这就形成了会计档案管理工作的一个薄弱点，直接影响了会计档案的质量。档案管理是一门很值得研究的学问，里面有很多东西需要会计档案管理人员去学习、去探索。会计档案的收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容，是会计档案形成的前提和基础。因此，加强会计档案管理也是势在必行。

一、会计档案的形成

根据《会计档案管理办法》财会字【1998】32号财政部文件规定，会计档案是由会计账簿、会计凭证和财务报告等会计核算专业材料等组成，它记录和反映了单位整个经济业务的全过程，是重要的史料和证据，同时也是形成会计档案的重要资料。

会计账簿的形成是由：总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账。

1.会计凭证的形成是由：自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、银行存款对账单、银行存款余额调节表等。

会计报表的形成是由：分月、季度、年度会计报表。每类报表包括：资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表及各种附表、报表附注和决算说明等。

其他会计核算资料有：经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。会计电算化数据等应与其他会计档案一同保管。

以上所有会计档案都应整理装盒，并按要求及内容在盒子上面填写整齐。这些搜集整理好的会计档案应由会计机构按照要求统一归档，整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管，未设立综和档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。

2.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。年度财务报告决算等保管期限为永久保管，银行、现金日记账等保管期限为25年，总账、明细账、凭证等保管期限为15年，保管到期的会计档案，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，并在会计档案销毁清册上盖章。

二、会计档案管理中发现的问题及采取的措施

1.会计档案管理人员专业素质偏低。有些单位领导不了解《会计档案管理办法》的实施细则，单位没有成立综和档案室，要求会计人员自行保管会计档案，会计档案多作为档案学的一个分支，阐述了会计档案的收集、归档、编研、保管等管理环节。从会计档案管理的现状来看，会计部门的职责普遍局限于记账、核算，缺乏对会计信息资源的保管、开发和利用，大多数的会计人员普遍缺乏档案管理的专业知识教育和培训经历。而且，有些单位的领导对会计档案的保管没有足够的重视，会计人员也没有按照《会计档案管理办法》去执行。随意将会计档案装入纸箱中，任意堆放，极其容易造成会计档案的损毁。

2.会计档案保管不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全，有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及文件资料混乱放置，活页账簿和卡片式账簿没有按统一标准装订填写封面、财务报告及会计报表各月份分散存放。会计档案移交时没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，这样不仅查找非常困难，而且，也不合乎会计档案的管理要求。

三、对会计档案管理中存在的问题采取的必要措施

1.提高会计档案管理人员的综和素质和工作能力。首先，是在选调会计档案管理工作人员上把好进入关，充分认识会计档案工作是一线工作，会计档案工作岗位是专业技术岗位的客观事实。加强会计档案人员的岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员对会计档案规范化管理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务起，使其熟练掌握会计档案管理的基础知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

2.规范会计档案的管理与保管。会计档案管理人员应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应建立档案，妥善保管。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案盒中，必须认真逐项填写档案盒上面的内容。年度终了必须封帐，活页账簿必须将空白帐页取出，已设置会计科目但无业务发生的帐页则应保留。必须按帐页编号顺序填写“目录”“及账簿使用登记表”与账簿一并装订，装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。由财务部门将本单位的会计档案整理规范，在财务部门暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的电子会计档案，向单位的档案部门移交。没有建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员，要严格按照会计档案的管理办法进行办理双方的会计档案交接手续。交接会计档案时，交接双方应按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

总之，加强会计档案的管理是档案工作中一项极其重要的工作，因为，会计档案是单位整个经济活动的全部真实记录，会计档案具有法律凭证的作用。会计档案是有别于文书档案、科技档案的专门档案之一。是一个立档单位一般所必备的档案总类。会计档案在我国历史上可谓源远流长。特别是颁布了《会计档案管理办法》，加强了会计档案的管理，促进和服务经济建设起到了重要作用。它不仅是经济决策的重要依据，而且，对保护国家财产，执行国家财经纪律起到了监督作用。另一方面，它是研究经济发展历史，从经济角度展现一个单位的历史面貌的珍贵史料。因此，我们要采取科学方法和手段，把会计档案管理好、利用好，更好地为社会主义经济建设服务。

[1]魏黎.文件与档案管理.黑龙江省出版社.2007.

[2]黄相芬.档案保护技术.黑龙江省出版社.2007.