信息时代电子文件管理的整理归档与保管

迟春玉

（黑龙江省铁力市图书馆 黑龙江 铁力市 153000）

电子文件是办公自动化过程中的产物。由办公自动化过程中产生的电子文件中,其中具有凭证、依据、参考作用的,将按照有关规定和规范进行归档处理,这就涉及到了电子文件归档管理问题。电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录。随着计算机技术在各个领域的广泛应用，更多的公文将会以电子文件的形式产生和存储。今后机关、企事业单位等行文部门将会更多地以电子文件的形式作为公文流转为主体对象。所以，新的科技发展要求我们档案工作者不断探索电子档案管理与维护的新思路、新方法。

一、电子文件的特点

1、电子文件具有快捷性与可塑性。电子文件改变了我们传统的收发文件流程。利用计算机进行文件登记,可以达到一次录入,多次、多种形式的输出,方便文件的随时查找利用,同时也为档案现代化管理奠定了基础。电子文件改变了传统的办文格局。文件的起草修改、定稿、收发传递都在网上进行,尤其是文件的修改、复制、粘贴、移动更加便捷,进一步提高了工作的效率和质量。电子文件改变了文件处理和运转方式。尤其是对于普发文件和传阅文件而言,可以几十倍的提高工作效率。电子文件和网上虚拟档案室改变了档案工作提供利用的模式。通过建立网上档案室,进行电子文件的逻辑归档开展电子文件的收集、整理、鉴定、编目。还可以打破全宗概念和一些手工管理模式的限制,利用网络技术,广泛采集有关站点的数据信息,丰富自己档案、资料内容,向利用者提供更加优质的服务。也可以在网络上开放自己有关的文件、数据查询系统,或提供远程服务,在尽可能大的范围内展示自我,扩大影响,树立形象,开展好档案的利用等等。

2、电子文件具有易更改性。电子文件一方面为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件,同时也难以保证文件的原始性、真实性、凭据性。电子文件的易更改性表现在两个方面：一是人为的修改,由于电子文件与信息载体的相分离性，电子文件可以在不同的计算机中间传递,也可以在不同的载体之间相互复制,而信息形态无任何变化。于是很难象纸质文件那样确定哪个是原件,哪个是被修改过的文件。二是电子文件非常容易遭受病毒的侵袭,一旦感染上病毒,电子文件就会被破坏得面目皆非,部分丧失或全部丧失应有的作用。

3、电子文件具有对设备的依赖性。离开了计算机及相应的软件,电子文件就无法生成、传递、识别。也就是说,特定电子文件是依赖特定的设备和特定的软件而存在的。一般的说计算机的更新换代比较频繁，例如：早期的苹果机、286、386机型早已淘汰。但是当时使用这些机器设备形成的,需要永久、长期保存几十年甚至上百年,如果到时找不到这些机型,那么这些电子文件很可能就会失去利用价值。

4、电子文件的法律效力现在尚不明确。通常文件的法律效力都是与其载体相关的。例如纸质的文件,文件的缩微品等,都有相关的法律作为保证,并且在世界范围内得到承认。但电子文件由于没有固定的载体,并且尚未找到杜绝被伪造、删改和抵御病毒侵袭的有效办法,所以制定相应的法律认定条文就会遇到很大的困难,在很大的程度上限制了电子文件作用的有效发挥,只能在一定的范围内,作为普发文件、传阅文件作用的有效发挥,只能在一定的范围内,作为普发文件、传阅文件起参考作用。

二、电子文件的立卷归档

1、归档工作是电子公文运行管理的一个重要环节，同时也是文件与档案相互衔接的关键，是相辅相成的，从某种意义上讲，电子公文能否正确归档，电子档案能否科学保管和有效应用，是判断电子公文系统与其管理水平的基本尺度，是衡量电子公文运行管理好坏的重要标志，是检验电子政务成败的重要标准之一。

首先，电子文件在归档之前，也要进行认真鉴定。只有那些对本单位工作具有查考利用或保管价值的，才有必要保存下来。同时，应当将文件的隐形条码与文件一同归档，以维护电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定。包括内容的完整性、制发手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等。在文件材料的收集整理时，要转变传统观念，在办公自动条件下，对公文实行电子信息处理，随着每年数据的更新，过期数据应由各业务部门按档案室的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，定期归档。电子文件的归档一般可在年度或任务完成后，进行归档，并根据电子文件的技术环境推荐，存储介质的质量、寿命等情况，一般不超过2～3个月。

2、要对收集到的电子文件进行分类编目。一个单位的电子文件类别是多种多样的，要对这些电子文件进行分门别类的管理，就必须进行科学的分类。要按照门类划分的要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案，按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采用“双轨制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，其归档时使用不同的编目方法。档案室应在每一盒纸质档案备考表或卷内目录“备注”项中注明的纸质文件的档案号及存址，以便利用时参照互补。

3、要将分类编目完毕的电子文件固定排列上架保存。档案人员将应归档并经过整理的电子存入磁盘或光盘，并采用数据压缩工具对应归档电子文件进行压缩，但采用压缩根据的过程必须规范。然后将确定要归档的电子文件进行一次备份操作，档案室保存的电子文件一般要拷贝二套，保存一套，借用一套。这样可以大大提高安全性和可行性。最后可将这些磁盘和光盘装入专门的装具中，再进行统一编号，并利用档案管理软件制作目录，以便检索查询。

三、电子档案的保管储存

1、由于电子档案的载体为磁盘、磁带、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力比较差，往往因为保存不善造成破碎、变形等，即使不造成损坏，随着时间的推移，其存储的信息也会出现问题。电子文件极易被抹掉，在电子计算机上操作如果违反操作程序或者不注意按错键钮，就会造成文件的破坏或全部被抹掉。所以，作为一个档案工作者必须对电子档案载体使用专门的装具和进行有效的检测与维护。

2、电子档案应当存放在具有防磁性能力的装具中，以保证磁盘、光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨损、防强震、防病毒等措施。

3、必须对电子档案进行定期检测和拷贝，以便确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，采用等距抽样或随即抽样的方式进行。首先进行外观检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表土层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测出现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。对电子档案要进行定期拷贝，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，要对检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。