数字档案室建设面临的困境及对策

文/康晨炜

数字档案室是档案部门为顺应数字化时代发展而建设的，其与传统档案管理方式不同，具有档案信息化的特征。数字档案室建设是一项系统工程，应解决好传统档案信息化转型和档案数字化建设问题，更新管理思维、方式和手段，提升数字档案服务水平，使其与数字化时代档案事业发展的环境相匹配。

1 数字档案室建设的主要内容与现状

数字档案室建设包含许多内容，是集合档案信息的采集、加工、存储、管理、利用为一体的集成化管理体系和平台。数字档案室建设的前提是厘清其基本内涵，进而有计划、有步骤地推进档案室建设工作。相较于传统档案室来说，数字档案室的储存介质发生了改变，传统档案室以纸质档案为主，数字档案室则以数字电子档案为主，具有可复制性。另外，传统档案室档案资料的储存需要占用较多的空间，而数字档案室则主要以数据存储为主，既能够节省物理空间，也能够节省一部分人力，且档案资源可实现灵活取用，档案利用的效率也大大提高。

一般而言，数字档案室建设包含规范制度、基础设计、应用系统、档案资源数字化转化、档案服务保障等方面内容，由于是一项复杂的系统工程，需要相关部门的密切配合与分工协作。

1.1 应建设数字档案室基础网络架构

所谓基础网络架构是指能够满足数字档案室建设与管理要求的软硬件设施，并且保障档案信息的安全，能够为数字档案建设提供技术支撑。

1.2 开发数字档案应用系统

该应用系统要具有便捷性、安全性和多功能性，能够体现出自身与传统档案室档案管理系统的不同，如可实现档案室办公自动化。

1.3 应用先进技术和手段实现档案的电子化管理

一是将原始档案资源进行数字转换，为数字化管理奠定基础；二是应严格按照档案规范标准执行，形成完整、可用、安全的数字档案资源体系，为档案的后续数字化存储、管理和利用打好基础。

1.4 持续改进并完善数字档案室工作流程、管理制度、人员建设

明确数字档案服务的基本内容和服务流程，对于不同类型的档案实施分类管理，同时加强技术建设与更新，切实保障数字档案信息的安全和顺畅运行。数字档案室建设对技术和人才的要求有所提高，传统档案室的人员队伍结构迫切需要重组或优化，尤其是面对新技术和新方法，加大对档案人员的培训力度，引进复合型人才，加强现有人员的知识管理，有助于为数字档案室建设和后续管理提供智力保障。

数字档案室建设需重点关注如下方面，一是推进传统档案的数字化转换，以丰富数字档案室的档案信息资源；二是形成管理规范、运行有序的制度机制，优化工作流程，对档案信息资源进行有效利用，为相关部门提供可靠的决策数据，为广大群众提供社会化、个性化的档案服务。从实际情况来看，近年来我国档案事业改革得到稳步推进，尤其是在档案数字化建设方面取得了一定进展。

各地积极推进数字档案室建设，更新档案管理技术，搭建档案数字化管理平台，重藏轻用的档案管理观念得到明显改善。从未来发展的趋势来看，进一步推进数字档案室建设仍是一段时间内需重点关注的课题，且伴随信息技术、数字化设备等的不断创新更新，数字档案室的功能也会更加丰富。从这个意义上讲，数字档案室建设应是一个持续发展和完善的过程。

2 数字档案室建设面临的现实困境

虽然近年我国数字档案室建设取得一定成效，但与数字档案需求相比，仍存在一定差距。主要表现为部分数字档案室信息化水平不高，缺乏成熟的理论指导，相关技术更新迟滞，缺少结合市场需求的动态化方案，地方档案室的特色不鲜明等。这些是现阶段数字档案室建设面临的主要困境。

2.1 理论指导与技术支持不足

数字档案室建设是一个新鲜事物，相关理论研究和实践探索均处于初级阶段，且新技术发展速度快，档案载体、档案形式等变化显著。一方面，对于档案管理主体来说，既要了解新技术和新手段，并能够有效利用新技术优化档案工作，稳步推进数字档案室建设。另一方面，数字档案室建设尚缺乏科学、系统的理论作为指导，由于档案资源种类繁多，加上缺少数字档案室建设的模式和标准，不利于各地数字档案室建设的稳步推进。在技术支持层面，虽然电子文件管理积累了一些经验，但数字档案室作为一个整体，其本身就是以网络环境为基础的，除了电子文件整合与管理以外，还需要组建若干具有独立性的数字档案实体。现实中，在电子文件著录标准、全文数据库标准、数字档案室效果评估标准等方面尚未形成严密的体系，因而难以为数字档案室建设提供有力支撑。或在实际建设中经常出现档案信息资源不全面、数量不足、质量不高等问题。由于缺乏科学理论和技术标准体系等的指导，数字档案室建设进展缓慢，未来数字档案室的高质量发展需重点加强理论研究和技术推广，在明确数字档案室建设标准的前提下保障各项工作的稳步推进。

2.2 数字档案信息资源整理困难

数字档案室建设前期需要对传统档案资源进行整理、分类以及数字化转换，面对繁多冗杂的档案资料，整理过程中需耗费大量的时间和精力。同时还需要对这些档案资料进行再加工，减少档案资源重复的问题。由于许多档案资源的管理是多主体的，所以在档案整理过程中可能会出现不同意见，进而影响档案资源建设的效率。在实践中，数字档案室建设同样面临资源浪费的问题，尤其是各部门之间的协调不足，档案资料被重复数字化，消耗了大量的人力、物力、财力。究其原因，一是各部门之间的沟通不足；二是各部门之间存在意见不一致或各自为政的情况；三是不同单位对于档案资源建设的标准和要求不一致，加大了档案资源整理和数字化的难度。由上可知，数字档案室信息资源整理困难，既受到档案资源繁杂的影响，也有档案信息资源建设主体协同性不足带来的挑战。

2.3 数字档案室基础设施不完善

数字档案室建设的前提要件是相对完善的软硬件设施，这也是档案管理和服务开展的前提。相关基础设施主要包含满足数字档案收集、整理和利用的硬件设施、软件系统以及相关网络系统设备，这些基础设施是数字档案室建设的物质基础。但在实际工作中，许多数字档案室的软件硬件设施并不完善，或存在网络系统更新不及时，硬件设施配备不到位的情况，现有基础设施条件难以为数字档案室高效建设提供有力支持。由于基础设施不完善，相应地也会影响数字档案室档案的安全性，造成一定的安全隐患。保障档案信息安全应是数字档案室建设的一项重要内容，务必保证。尤其是伴随网络信息技术的快速发展，在改变档案管理工作格局的同时，也给档案安全工作带来了挑战。数字档案室以电子档案为主，如果各环节技术支持不足或管理上存在漏洞，就可能会出现严重的安全问题。

2.4 缺乏高质量技术人才队伍

任何数字档案室的建设，都需要有专业技术人员进行数据管理、分析和利用。与传统档案室不同，数字档案室的技术性更强，且需要结合档案事业发展的要求创新服务形式，能够提供个性化的服务。这对档案人员提出了新的挑战，档案人员应结合数字档案室建设与运行情况，加强档案数据分析，为单位建设、管理和发展的各项决策提供科学依据。虽然各地比较重视数字档案室建设，管理人员也基本能够认识到专业人才队伍建设的重要性，但是在具体落实中，仍然存在高质量技术人才缺乏的问题。一方面，现有档案人员的专业技术能力与数字档案室建设的要求不相符，不能很好地满足档案数字化改革的需要。另一方面，档案人员整体结构不合理，为档案人员提供的新技术领域培训和学习较少或不深入，影响了数字档案室建设工作的顺利开展。此外，部分数字档案室管理人员对综合型人才队伍建设的认识不足，也在一定程度上制约了数字档案室的建设与管理工作。

3 数字档案室建设的创新对策

立足于数字档案室建设的实际，结合数字档案室的特征，为进一步完善数字档案室建设，应坚持“资源为本”，不断加强数字档案资源建设与整合，为科学利用档案资源奠定基础；注重使用价值的开发，在推进资源特色化建设的基础上，开通资源共享与开放服务功能，改变“重内轻外”的数字档案室建设弊端；促进数字档案室之间的合作，将分散在各单位的相关资源进一步整合，形成整体效应。

3.1 有机整合数字档案资源

数字档案室建设需要档案管理部门的积极参与和科学指导，以弥补现阶段在理论研究和实践创新中的不足。首先，档案主管部门应承担好数字档案室建设的指导、监督、检查、培训、评估等职能，将自身作为数字档案室建设以及其后续运行的桥梁。数字档案室管理人员应主动学习数字化技术、提高数字档案建设与管理能力，积极参与行业内前沿的学术交流活动，并实地走访参观，借鉴各地和有关单位的经验和做法。在实际管理过程中需充分发挥主动性，敢于突破和创新，并能持续进行反思，遇到问题及时纠正，不断带领档案人员提高档案工作能力和服务水平。其次，加大对档案数字资源的挖掘力度。改变传统档案管理模式，借助现代信息技术，实现数字档案的自动化检索，在海量的数据资源中实现高效、精准检索，实现智能化的数据挖掘与加工。再次，建设数字档案室开放体系。开放是数字档案室的显著特征，但作为一个虚拟的概念，增强档案室的开放性应从如下几个方面入手：一是将档案数据开放与共享纳入数字档案室建设的整体规划之中，建设数字化平台时增加相应功能。二是考虑不同档案资源之间的关联性，避免重复性的数字化资源转换，减少无用功，提高数字档案转化效率。概言之，数字档案室建设要做好资源建设工作，结合时代环境的需要，丰富档案数字资源，同时注重提质增效，保障数字档案室向高质量方向发展。

3.2 保障数字档案平台的高效运行

数字档案室的很多服务都是借助网络平台来实现的，因而保障数字档案平台的高效、安全运行尤为重要。首先，应提高数字档案平台的信息处理能力。一般而言，档案具有较高的应用价值，如查询、证明、决策、数据分析、宣传教育等的应用，具有极强的社会价值。但海量的数据资源摆在人们面前，如没有相应的平台，很难发挥其价值。提高数字档案平台的信息处理能力，就是要改变数据的存储格式，实现数字档案的规范化、标准化管理，促使各主体能够运用统一标准检索关联数据，提高数字档案的可用性。其次，将不同类型的数字档案统一于平台上。数字档案也有文本、视频、图纸、照片等不同类型，应将各类数字档案资源进行有机整合，以便能够提升档案服务的针对性，如为企业决策提供有价值的信息等，进而发挥好数字档案室的优势功能。再次，增强数字档案室网络平台的交互性。了解市场需求，收集用户反馈，是新时代数字档案室建设的一项重要内容。为此，应将其作为与受众交流的一个窗口，为档案服务的持续改进提供参考。此外，用户在反馈信息时也会不断累积一些数据资料，可在此基础上对数据进行收集、整理和分类，进而探索更多具有针对性的专题类档案服务，加速推进档案室建设的转型升级。

3.3 提升数字档案应用的整体效应

数字档案室建设在新时代应做出积极回应，改变原有的“信息孤岛”式的档案资源建设现状，实现档案建设的集成开发和资源利用的整体效应。首先，立足于大环境，与时俱进，加速数字档案室更新，尤其是软硬件设施和网络系统要及时更新，保障其能够走在大环境的前沿阵地。当前，数字档案室建设具有突出的优势，充分利用各类信息技术资源，并从自身实际出发，打造独具特色的主题档案室是一条可行路线。如地方档案室在挖掘本地档案资源的基础上，打造特色档案室，有助于提升自身的知名度和影响力，形成档案品牌。其次，应重视开展集成化工作。所谓集成化工作是指对现有档案资源和服务的充分利用。在各地普遍推进特色档案室建设的情况下，应发挥好各自的优势互补作用，形成开放化的档案管理体系，促使各数字档案室掌握更系统的档案资源。还应加强档案室之间的交流与合作，形成数字档案室整体化发展的局面，提升整体效应。

推进数字档案室建设，是服务时代发展和科技发展的需要。当前数字档案室建设积累了一些经验，同时也面临一些现实困境。我们应提高数字档案室建设的能力，进一步提高数字档案资源整合能力，网络平台信息处理能力和不同主体之间的协同能力，进而从整体上提高数字档案室建设的成效。