知识经济背景下高校科研档案管理新思路

崔立影 曲同宝

（吉林农业大学 吉林 长春 130018）

随着社会经济的繁荣，知识经济步伐也不断加速。知识经济是当前世界经济的最新特点和发展趋势，占主导地位。知识经济具有知识化、信息化、网络化及知识快速更新的特点，这些特点将极大地改变人们的思维方式。[1]教学和科研是高校的两大中心任务，高校科研管理是知识管理核心，科研档案工作在高校档案工作中地位越来越重要。高校科研档案的管理及利用涉及到知识产权问题。所以在知识经济背景下，为了适应国家对高校创新能力突出的要求，研究高校科研档案管理的新思路具有重要意义。

一、高校科研档案的内容

高校科研档案是高校在从事科学技术研究过程中形成的，通过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，直接反映这所高校的学术水平及科研能力，也是高校实力的重要凭证。[2]

1.高校科研档案归档范围

1.1 科研项目档案

高校科研项目档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括，科研准备阶段形成的资料，如课题项目申请书、立项审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、合同书、研究方案论证书、协议书等材料；在研究试验阶段形成的资料，如各种载体的原始记录、实验数据、设计图表、阶段研究进展报告、计算材料、专利申请材料、经费情况记录等；结题验收阶段形成的材料，如研究可行性报告、专家鉴定、论文、专著、教材、工具书、技术鉴定材料、参加人员名单等；应用类科学研究还包括应用成果和科技成果转化与推广中的专利证书及有关检测证明、审批材料、推广方案及转让合同等。

1.2 科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、上级部门和学校有关政策、规划、指令、规定等，这部分是科研经验总结的依据，是科研工作顺利进展的指南。

1.3 科研成果档案

科研成果档案主要包括科研年度统计、教师公开学术论文和编写的学术著作、获奖证书、专利技术转让材料等。科研成果档案是衡量高校科研实力的依据之一，因此，科研档案管理工作在高校管理中非常重要。

2.高校档案的特点及在知识经济背景下档案的作用

2.1 高校档案的特点

高校科研档案具有原始性、纪录性、独一性；还具有准确性、系统性和完整性。高校科研档案是一种宝贵的信息资源，是高校科研活动的历史记录及凭证极具利用价值和参考价值。如何充分开发利用高校科研档案资源为科技工作者服务，是高校科研档案管理者的一个挑战。

2.2 在知识经济背景下档案的作用

在知识经济背景下档案的作用表现在：首先，档案和档案工作与可持续发展思想相吻合，能充分体现出可持续发展思想的精髓；其次，完备的档案可以节省大量的时间、人力、财力和物力，减少社会重复劳动和智力浪费；第三，档案工作能丰富国家知识资源、积累知识财富。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及成因

1.高校科研人员档案意识薄弱

在高校中，有的科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科学研究成果的论文发表与获奖情况，忽视了科研档案资料的整理与积累工作，更有的认为科研成果放到自己身边方便，以技术保密为借口，不愿归档甚至找理由不上交。

2.高校科研档案管理制度不完善

当前，许多高校没有制定出完善的科研档案管理制度，在科研档案归档管理工作上缺乏系统性，没有完善的制度保障，不能实现集中统一管理，致使许多高校科研档案归档管理工作失控。

3.高校科研档案的开发利用程度不够

当前高校科研档案保管利用的制度不能适应科技发展与创新，长期以来科研档案管理人员对科研档案应用价值的忽视，高校科研档案没能充分发挥出应有的社会效益和经济效益。分析具体原因主要是，第一，高校档案馆馆藏科学技术和科学研究的档案资源不够丰富；第二，档案管理者、档案利用者的档案意识不够；第三，档案馆室的服务手段不适应社会对科研档案的要求。目前高校科研档案还比较封闭，科研档案常常仅具有保存价值，没能更好地进行充分开发利用，不能服务社会。

三、知识经济背景下高校科研档案管理的新思路

1.增强科研人员科研档案意识

高校科研部门要采取各种方式学习贯彻《档案法》《科学技术研究档案管理暂行规定》，增强科研工作者对科研档案重要性的认识，增强档案意识。科研档案凝聚科研人员辛勤汗水，但也有国家资助，科研成果应属于国家财富，不该占为己有。科研工作者应该明确自己在科研档案方面的权利与义务。

2.建立健全高校科研档案管理制度

科研档案是高校科研活动珍贵记录，档案材料年久不免受到损毁。因此其安全性显得很重要，避免机密泄漏还要延长其寿命。

建立高校科研档案的统一管理制度作为保护知识产权和科学研究档案开发利用的重要手段，是有效的，也是必要的。明确立卷归档责任人；制定统一的归档范围；细化归档内容；统一制定课题档案保管期限标准和归档时间。科研档案管理制度建立便于合理利用科学管理知识成果；对科研成果保存是对知识产权的保护措施。

3.推广高校科研档案信息开发利用

创造有利于高校全方位开发利用科研档案信息资源的工作，不意味着放松那些涉及党和国家安全、利益及个人隐私等档案信息的保密工作。要在不违背法律规定下，体现出档案工作的社会服务性。档案管理工作要尽可能实现经济效益，要考虑经济实用。做到尽可能最少投资达到最高的经济效益。

4.运用现代化技术，实现信息网络化管理

当前档案管理工作不再是传统保管，科研档案为适应信息时代要求系统科学管理，使高校科研档案能推动高校科研进一步发展。为适应知识经济的社会发展，档案管理手段及利用方式要实现现代化，各种现代化技术如计算机技术、复制技术、扫描技术、缩微技术、试听技术等应用与现代化的档案管理工作中，能够提高档案管理工作的现代化水平及效率。高校档案管理部门要积极开发利用计算机管理科研档案软件，实现科研档案电子信息化。在一定程度上开展网上科研档案信息咨询服务，为用户进行定向、定题的交互信息咨询，提高科研档案服务质量。[3]

总之，在知识经济背景下，高校科研档案管理工作中确立创新思路是高等院校可持续发展的坚强柱石，推动高校科研工作水平发挥更大作用。知识经济为科研档案管理创新思路提供了机遇和动力，同时也对高校科研管理提出了更高、更新的要求。因此，创新知识经济背景下高校科研档案管理新思路，对高校教科研档案管理工作发展具有一定意义。应从增强科研人员科研档案意识，建立健全高校科研档案管理制度，推广高校科研档案信息开发利用，运用电子信息技术，实现科研档案信息的网络化管理，培养高素质档案管理人才队伍等方面创新思路。实现高校科研档案管理工作在知识经济背景下更健康、更快发展。

[1]左小明，张蕾，梁云.在知识背景时代，我国企业人力资源管理面临的挑战[J].《江南商论》2005（3）：109-110.

[2]国家档案局.科学技术研究档案管理暂行规定（国档发[1987]6号）.

[3]朱节云.应用型本科科研档案数字化管理探索[J].常州信息职业技术学院报，2008（2）：34-36.