试论人事档案的特性

常丽丽

（齐齐哈尔市第一社会福利院 黑龙江 齐齐哈尔 161006）

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等个人情况内容的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。人事档案直接影响到人事工作的效率和质量，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用人事档案。随着人事制度改革的不断深入，公开选拔、实绩考核、引咎辞职等新举措不断涌现，干部的竞争择优和正常流动机制正在形成，为适应这一发展，人事档案工作也必须形成与之配套的管理模式。

一、人事档案的准确性

由于人事档案收集归档范围较大，既包括人事档案的基本材料，又包括干部考核的有关材料，涵盖了学习经历、专业技术职称、科研发明创造、入党入团政审材料、表彰材料、办理工资待遇、出国审批以及纪检审计材料、健康档案等。由于材料数量、类别较多，经历了工作、学习的各个阶段，由于记忆差错或者其他原因，会产生出生年月、学习时间、工龄、入党入团年月有一些出入，这直接影响当事人的转正、定级、评聘职称、提拔任用等，既关系到个人的切身利益，也关系到竞争者的公平性。因此，我们采取开具证明的方式纠正错误的时间，保证人事档案的严肃性。在此基础上，对今后收集的材料事先审查，将错误消灭在萌芽状态。

二、人事档案材料的完整性

人事档案大致分为领导干部人事档案、普通干部人事档案、工人人事档案、离退休人员人事档案等。人事档案是按要求办理完毕的正式材料。由于人事工作是一项动态工作，需要不断调整，因此，存在部分人事档案材料不全，或者遗漏某一类材料，工作职务变动时没有及时补上人事档案材料等问题，也有存转递过程中造成部分材料遗失的现象，从某种角度讲这会造成人事档案的局部空白，不利于人事调配，干部提拔，也影响当事人继续学习深造。因此，我们应转变观念，采取多种方式、多种渠道随时随处进行收集归档，通过定人、定期、定点，把好每个收集环节的质量关，加强与人事档案形成部门的联系与沟通，做好收集材料登记和缺少材料登记，及时催补缺少的材料。经常性补充材料，可以保证材料准确、完整、齐全、规范、真实、文字清楚、对象明确，确保人事档案质量。

三、人事档案材料的真实性

人事档案是档案当事人的真实历史记录，真实性也是档案的基本属性。由于现在社会上存在假文凭、假证件等现象，对收集到的档案材料进行鉴别非常重要，防止弄虚作假材料的混入，防止虚假材料对人事工作带来的混乱和危害。通过聘请专家鉴定。剔除假冒的人事档案材料，保证人事档案材料的纯洁性，并将归档的材料进行整理、分类，做到目录清楚、分类准确、编排有序、装订四边整齐、规格统一。真实的档案材料才能提供迅速、准确的信息，保证正确地利用人事档案。对人事档案的书写用具和材料鉴定也不可忽视，不符规格的材料不能称之为档案，应严格按照归档要求和标准进行鉴别归档。保证人事档案材料内容和载体的真实性，为人事工作提供可靠的依据。

四、人事档案的严肃性

由于查阅人事档案的人员规定不严，查阅人事档案有一定的随意性。有的贪图方便委托亲属查阅，随便摘抄、复印档案，随手涂画档案，做记号，拆卷等。为防止人事档案泄密，被不法分子利用，查阅人事档案须经相关部门审批、登记，对亲属查阅采取回避制，注意保密，根据需要经批准方可同意摘抄、复带lJ档案内容，且不得在档案上划任何标记，不得涂改档案，不得折叠或拆散、损坏档案材料，阅档时，严禁吸烟、喝水，严防损坏和污染档案材料。人事档案工作是一项非常严肃的工作、当事人出国、加工资、提拔干部、评聘职称，需要查阅原始档案，这项工作不仅是人事工作的一部分，还是个人工作、学习、生活的一部分，关系到单位工作的Ⅲ页利进行.也关系到个人的切身利益，所以应严格查阅手续，确保万无一失。

五、对人事档案管理的建议

1.要解放思想，与时俱进

随着经济的发展，社会的进步，人事档案的作用也发生着变化，不能象以前一样把人事档案当作阶级斗争的工具，目前的主要矛盾是人民日益增长的物质文化生活需要与落后的生产力之间的矛盾，因此，在现时期，人事档案对用人单位起参考作用，但是应该转变观念，人非圣贤，孰能无过？在处分类档案中，有的人受过刑事处分，但是改造好后，在今后的工作中也能发挥他的作用，所以用人单位不能排斥这些人，给这些人一些改过自新的机会。

2.加强个人对人事档案作用的认识

目前人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，很多关键的个人证明等手续都“绕”不开档案这一关。尤其对于求职心切的大学毕业生来说，计算工龄、工作流动、考研、报考公务员、转正定级、职称申报、办理养老保险以及出国、升学、结婚、生育等都离不开档案；特别是在行政机关和企事业单位，对人事档案是相当看重的。虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、评价、身份等历史资料将不复存在。对求职者来说，一定要“善待”自己的个人档案，有些人不注意自己的档案投递去向，工作多年后忽然发现自己的人事关系仍无着落；有的虽然与工作单位签订了劳动合同，但没有到人才交流机构办理有关手续，这都使得工龄、档案、保险等受到影响，造成不必要的损失。

3.各级政府人事部门要高度重视流动人员人事档案管理工作

要加强督促，定期检查，发现问题，要及时查清事实，分清责任，严肃处理，决不能姑息迁就。对在档案管理中不认真审查或审查把关不严的人员，要视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分；对伪造档案材料、出具假档案、假证明的人员，要依据有关规定给予党纪政纪处分，触犯法律的，要依法追究法律责任；对工作不负责任、违反职业道德规范等不适合做人事档案管理工作的人员，要坚决调离或予以辞退。对发生违纪违规行为的单位，要限期整改；问题严重的，要责令停业整顿，直至吊销许可证。

[1]傅华.聚焦人事档案.中国档案，2003，（04）.