如何塑造档案馆的文化事业机构形象

杜 鹏

（黑龙江省科学院 黑龙江 哈尔滨 150001）

如何塑造档案馆的文化事业机构形象

杜 鹏

（黑龙江省科学院 黑龙江 哈尔滨 150001）

在全国各地普遍加强社会主义精神文明建设的新时期，各行各业都日益重视自身良好形象的塑造。作为党和国家科学文化事业机构的档案馆，应该以什么形象来赢得社会公众的信任、理解、支持，提高其社会地位和知名度呢？笔者认为，应该注重营造档案馆浓郁的文化氛围，最大限度发挥档案馆的文化功能，塑造档案馆的文化事业机构形象。

一、塑造档案馆文化事业机构形象的重要性

首先，档案事业是文化事业的一部分，作为档案事业主体的档案馆，其科学文化性质尤为明显，这是由其长久保存党和国家历史文化财富，并使之为社会各项事业服务的职能决定的。《档案法》也规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构。”这从法律上规定了档案馆的文化事业单位性质，也就是要求我们在进行档案馆建设的过程中，要重视从营造良好的文化氛围出发，树立档案馆的文化事业机构形象。

其次，过去在“左”的思想影响下，政府将档案馆定为机要部门，档案馆自身也长期以机要部门自居，过分强调档案工作的政治性，而忽视其科学文化性。拨乱反正之后，政府将档案馆划归文化事业机构。随着改革开放的不断深入和对外交流的日渐扩大，档案馆工作人员的思想得到不断解放，观念日益更新，注重文化性质、营造文化氛围的行为正逐步提上议事日程，成为档案馆重塑形象的关键。

再次，在新的历史时期，档案馆塑造开放的文化事业单位新形象，其一能起到扩大影响的作用，提高档案馆的知名度、影响力，改变公众对档案馆“闭馆自守”的片面印象，增加社会各界对档案馆的理解、支持；其二能起到凝聚向心的作用，增强档案馆工作者的事业心、荣誉感，激发其主观能动性和工作积极性，形成整体的向心力和凝聚力；其三能起到吸引提高作用，便于更多地借鉴国内外档案管理经验，使更多的人才加盟到档案馆，吸引社会力量共同开发利用档案信息。

因此，档案馆文化事业机构形象的塑造既是由其本身性质和功能所决定的，也是社会发展的必然。

二、塑造档案馆文化事业机构形象的途径

档案馆文化事业机构形象的塑造是一项长期性、综合性的系统工作，不仅要借助于优美的外观环境、过硬的服务质量、良好的人员素质和科学的管理手段来实现，而且要通过发挥各种文化功能，开展广泛的舆论宣传作配合。

（一）优化档案馆内外环境，设计易于识别和传播的档案馆标志，塑造视觉形象

1、合理设置馆址，增加外观的文化特色。由于历史的原因，过去档案馆一直都是被当作党和国家的保密单位来看待，不少馆址深藏在各级党委和政府的机关大院内。这种壁垒森严的形象不知不觉中在档案馆与社会公众之间树起了一道神秘的屏障，使普通大众无法自由地认识、了解、利用它。为此，老档案馆在建新馆时要尽可能走出党委和政府的深宅大院，建在文化区，争取与其它文件、教育、科研机构相邻，在提高这些机构综合效应的同时扩大档案馆的社会影响。另外，档案馆建筑在满足使用功能和科学技术条件的基础上，应从外型上体现出其作为保存历史文化财富基地的专业特点，新建档案馆要按公共文化设施的风格与要求设计，让文化气息渗透到主体建筑及周围环境中，成为当地的一个文化景观；已建成的档案馆若缺乏文化特色，也要通过外观改造和美化环境来增添文化色彩。

2、改善阅档环境，形成浓厚的阅档气氛。档案馆可以通过提供整齐清洁、舒适安静、井然有序、设施齐全的场所，吸引大家前来查档阅档，还可以根据实际需要和条件，设置编研成果的展览室、历史资料的陈列室等，使档案信息通过多种形式向社会传播，让利用者觉得档案馆不是不可涉足的领域，而是自由自在吸收文化信息的天地。

3、以馆徽为核心，统筹设计可以扩大档案馆知名度的各种用品。档案馆作为文化事业机构，应该设计一个图情并茂、易懂易记、体现行业特色的馆徽，作为标志有别于图书馆、博物馆等文化组织，在视觉上给我们一个别具一格、个性鲜明的形象。同时具体到档案馆的宣传品、纪念品、赠品、办公用品、交通工具等各种用品都要进行统一标志（馆徽）、统一色彩、统一字样的系统设计，以便在实现这些用品实用价值的同时，起到广告宣传作用。

（二）提供全方位的优行服务，塑造服务形象

1、改变传统的机关化作息时间，延长开馆时间，提倡休息日馆。档案馆的服务范围已由机关工作、专业学术研究扩大到普通公众和非专业学术研究，一些利用者不可能在机关工作的时间去档案馆，只能业余时间去，因而档案馆应服从公众的需要，制订灵活的作息时间，改变公休日不上班的常规，采取在公休日轮流值班接待利用者的做法，千方百计争取公众随进可来档案馆。

2、改革“守摊待客”的被动服务方式，把主动为社会大众服务的措施落实到实处。开展咨询服务活动，以口头或书面形式解答利用者提出的各种疑难问题，方便利用者查阅档案；争取服务工作的主动权，不再“守株待兔”，而是走向社会，了解、分析、研究档案用户的需求，及时、准确地为社会各方面提供有效的信息服务；开展预约调卷、送档案信息上门、定题服务等灵活多样的服务活动、多途径多方式满足用户需求；有针对性地编写各种专题汇编、参考资料，及时提供给有关领导或机关单位和个人；建立档案信息交流服务中心，实行馆室、馆际联网查档服务，提高档案的查准率，为利用者提供更多的便利。

（三）培养高素质的档案馆工作者，塑造员工形象

档案馆工作者是塑造档案馆形象的行动者，其精神风貌、道德情操、语言仪表、工作技能和服务态度等自身形象如何，都直接影响到社会公众对档案馆的认识和评价。档案馆是文化事业机构，档案馆人员必须是真正“文化人”。作为管理者的档案馆馆长在某种程度上代表着档案馆的形象，因而应是具有较高的学术地位和社会声望、丰存的文化底蕴和专业技能的学者型、专家型人才；阅览接待室是档案馆与社会各界接触并提供社会服务的前沿阵地，是档案文化事业单位形象的窗口。所以接待人员除了熟悉馆藏，具有过硬的政治素质和扎实的档案专业基础外，还应具有丰富的文化知识和较高的文化修养，成为文化交流与传播的使者，在利用者与档案馆之间架起互相沟通的桥梁。

（四）充分发挥各种文化功能，塑造功能形象

档案馆的主体功能是文化功能，功能是否完备及能否得到充分发挥，对于塑造文化事业机构形象十分重要。档案馆的文化功能主要从以下六方面去实现：发挥文化继承功能，通过档案收集与管理工作，把祖国文化遗产继承过来，流传下去；发挥文化储存功能，从积累祖国文化财富、保护民族文化资源的高度，认真做好丰富馆藏工作；发挥文化教育与传播功能，利用档案史料，向人民特别是青少年进行爱国主义和革命传统教育，以档案为媒体加强与世界各国档案界、文化界的合作，弘扬与传播档案文化精华；发挥文化批判功能，公正地为历史作证、评判历史、维护国家和社会的历史真实面貌，维护民族文化尊严；发挥文化保护功能，保护档案这种国家文化财富，保证档案史料的永久流传和利用；发挥文化服务功能，为社会主义物质文明和精神文明建设服务，向社会开放应开放和可以开放的档案，吸引更多的利用者到档案馆开发档案文化资源，为繁荣祖国文化事业服务。

（五）善于自我宣传，塑造社会形象

档案馆要借助各种宣传工具和手段，积极地、有组织地向社会各界展开宣传，可以利用新闻媒介报道档案馆工作动态，宣传档案馆的社会效益和经济效益；定期举办演讲会、研讨会、利用效果展览会等专题活动；出版介绍馆藏档案和向社会开放档案内容、数量，利用档案典型案例以及查阅手续须知的小册子；利用街头橱窗、墙报、宣传栏等传播形式对社会公众进行广泛宣传，扩大档案馆的社会影响，提高档案馆的社会地位，给人们一个全面深刻的整体形象。