完善会计电算化深化企业内部控制

2011-07-21杜英

中国乡镇企业会计 2011年6期

杜英

会计电算化和企业内控结合应用是企业管理和会计自身改革的必然，电算化会计系统的快速发展给会计工作带来新的变革，它改变了数据的核算手段和储存方式，节约了人力、物力，并对会计人员提出更高的要求。为此，在企业内控中突出会计电算化的作用能为企业带来深层次的发展，但同时也给企业内控带来新的考验。

1 会计电算化的发展给企业内控带来的考验

一是会计电算化的财务核算系统突出特点就是将数据的处理和储存集中化，只要其中某一处理结果被破坏，就会很快在系统内蔓延，给数据带来一定威胁；同时，还表现在数据的存储方式，一般存储在光盘、磁盘中，只要被盗或发生火灾，往往会导致全盘数据丢失或损坏。

二是尽管会计电算化代替了人工财会核算，但同时也丧失了人类所具有的逻辑思想和意外处理事件的应急能力。

三是只要数据一旦输入或输出错误，会导致后续数据的连续错误性；同时，在输入过程中，往往是将手工数据转化为机器可读数据，这一过程如果出现差池，将会对整个系统产生错误影响。

四是盗取商业机密的手段高科技化，一些精通盗取商业机密的人员可未经过授权对计算机内的数据进行删除、伪造及销毁，提高了控制此类犯罪的难度。

二、完善会计电算化，深化企业内部控制建设

1.制定企业内控操作管理制度

企业应针对每一会计上岗人员进行操作管理制度，以规范操作人员行为及各自的权限限制。完善的内控操作制度将有利于会计系统信息的有效运作，保障各项数据的安全运行。内部操作制度从内部上主要有：规范操作人员的工作职责和权限；预防原始凭证和记账凭证等会计数据为经审核便进行录入；预防录入数据未经过审核在机内账薄进行登记等；同时还应该建立必要的上机操作记录制度，以便于日后出现人为犯罪因素的审查。

2.确保操作程序控制制度化

严格控制操作规程能确保信息的质量和减少差错失误。在数据的录入中应该见过严格的审批，存档原始、真实的凭证；在录入数据时，假如录入员对数据有疑问，应及时核对，在发生输入有误时，需按系统提供功能加以改进；在日常工作中，做好数据备份，从源头上确保会计信息真实性和可靠性。

3.明确职责分工，加强组织控制

职责分工是指将电算化部门与用户部门的职责相分离。在会计核算软件投入使用后，原有会计机构需要进行调整，施行岗位责任制。不相容的责权分离能避免个人隐瞒不合规行为，因此，在考察此类故意舞弊行为意图进行控制时，可施加此种行为难度，增加被逮捕或失败的可能性，加大惩罚力度。除部分组织程序有特别规定以及不能实行职责轮流制的岗位外，员工应该轮换工作。

4.加强系统与网络安全控制，严格系统操作环境管理

加强系统安全控制主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源。保护程序和数据的安全，减少因外界因素导致计算机故障等方面入手。主要的控制措施包括：订立内部操作制度，禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑；设置操作权限限制；操作人员身份的密码控制，规定交接班手续和登记运行日志；数据存储和处理相隔离，严格控制系统软件的安装与修改，对系统软件进行定期的预防性检查，系统被破坏时，要求系统软件具备紧急响应、强制备份、快速重构和快速恢复的功能。

5.审计人员应该重视对内部控制的审计

审计人员应及时对计算机舞弊进行查处：一是直接查处计算机舞弊行为；二是审核系统缺陷级内控评估弱点，申请被内审单位完善内控措施级制度指令，提高使用运作质量。同时，企业还应该设置独立的内审部门，定期对数据资料进行审计，审查会计电算化系统账务处理是否正确，是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定；并审视系统运行环节，查补漏洞。