浅谈电算化会计与手工会计的比较分析

曾 萍

一、概念的由来与含义

会计电算化，是以电子计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称。它主要是应用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及代替部分由大脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。会计伴随人类发展的历史证明，从国家的兴衰安危，企业的起落成败到家庭的治家理财，会计都扮演着重要的角色。早期的会计，只限于记账方法和事项处理程序的研究，这是同当时的经济发展水平相适应的。会计是以货币为主要计量单位、综合反映和监督经济活动过程的一种管理活动，它是经济管理的重要组成部分。经济愈发展，会计愈重要。会计是一个信息系统，会计工作就是对会计信息的确认、输入、加工、存储和输出的管理活动。

二、存在的问题

在电算化会计信息系统环境下，与手工会计系统相比大为减少，账务处理结果及数据文件都存储在计算机或磁盘等电子介质上，不像手工会计系统那样直观，特别是在磁盘上更改数据不会留下任何痕迹，而在计算机内部，会计数据无论是形态还是结构却发生了变化，这对会计数据的真实性、有效性和完整性都造成了威胁，一旦出现舞弊行为，后果将是严重的和难以发现的。目前，在会计工作实践中，电算化会计信息系统内部控制存在的问题主要表现在以下三个方面。

1.数据的安全性差

（1）一部分单位虽然设置有不同的财务分工，却往往是一个操作员身兼数职，可以以不同的身份进入系统进行不同的操作，这样财务分工的控制就名存实亡。

（2）未经授权的计算机专业人员可以利用计算机技术和网络技术轻易地浏览各种数据文件，造成会计机密数据被泄漏。

（3）会计数据文件大量地保存在磁性材料中，一旦发生火灾、水灾、盗窃之类的事件，就可能使全部数据丢失和毁损；同时磁性材料对外界环境的要求比较高，要防火、防水、防磁和防尘，对环境温度也有一定要求，因此增加了数据的脆弱性。

2.差错的反复性和严重性

手工会计系统中数据处理环节分散于多个部门、多个员工，一个部门或人员的差错往往可以在下个环节发现和纠正。电算化系统数据处理自动化、集中化，再加上计算机运行的高速性、程序运行的重复性，使得处理结果一旦发生错误，往往就会在短时间内迅速蔓延，造成多种数据文件、账簿及整个系统的会计数据失真，并且可能使系统出现反复性差错。

3.管理和监督的有效性差

根据财政部的有关规定，以计算机代替手工记账的单位必须达到一定条件，并且需要经有关财政部门或上级主管部门的审批；运用互联网输出、输入或处理数据，还需要到公安部门登记注册。

三、电算化会计与手工会计的区别及联系

1.主要区别

（1）工具不同。（2）信息载体不同。（3）记账规则不同。（4）账务处理程序不同。（5）会计工作组织体制不同。（6）人员构成不同。手工核算下的人员均是会计专业人员，会计电算化中的人员将由会计专业人员、计算机软件、硬件及操作人员组成。（7）内部控制方式不同。

2.主要联系

（1）系统目标一致。（2）采用的基本会计理论与方法一致。（3）遵守会计法规及财经制度。（4）会计数据处理技术的基本功能相同。（5）都要保存会计档案。（6）编制会计报表的要求相同。

四、手工会计向电算化会计转化的必然性

开展会计电算化，是促进会计基础工作规范化和提高经济效益的重要手段和有效措施。会计电算化与手工操作相比有许多的优越性。（1）减轻了财会人员的工作强度，提高了工作效率。（2）使会计工作更加规范，提高了会计工作的质量。（3）促进工作职能的转变，促进财会人员素质的提高。

采用电子计算机后，提高了会计工作效率，财会人员可以有更多的时间和精力参与经营管理，从而促进了会计工作职能的转变。会计电算化的开展，一方面要求广大财会人员学习电子计算机应用知识；另一方面也使财会人员有了脱产学习的机会，这必然使广大财会人员的素质，随着会计电算化的开展而逐步提高。为整个管理工作现代化奠定了基础会计信息占企业管理信息的大部分，而且多是综合性的指标。首先，实现会计电算化后，为企业管理现代化奠定了重要的基础，可以带动企业管理现代化的实现；其次，行业、地区实现会计电算化后，大量的经济信息资源可以得到共享，通过计算机网络可以迅速了解各种经济技术指标，提高经济信息的使用价值。