关于高校电子资源资产管理问题的探讨——以淮海工学院为例

艾 华

（淮海工学院，连云港 222005）

电子资源的采购比例在高校的图书购置经费中所占比例越来越大，ARL的统计数据（1993-2007年）表明，2006-2007年美国主要大学图书馆电子资源均增长20.78%，而所有资源的均增长为6.06%，其它年度都是电子资源的均增长远高于所有资源的均增长[1]。而且随着市场需求的不断变化，电子资源的价格也每年按照一定的比例增长；特别是国外电子资源一般具有较高的品质，但当它们以相对国外较低的价格进入中国后，随着国内用户对其的依赖越来越大，其价格的涨幅也越来越大，同时有些国外电子资源逐渐取消了在国内的镜像服务，换而使用所谓专线服务，即访问国外站点获取信息。国内用户只拥有使用权，而不能拥有已购买的资源，从而导致国有资产的大量流失。如何合理利用资金，购买读者需求的高品质电子资源，同时又最大程度地保护国有资产的投入，是需要认真思考的。

1 高校电子资源资产管理的一般概念

1.1 高校固定资产

高校内纳入资产管理的项目一般指的是固定资产，根据2008年3月1日开始实行的《江苏省省属高等学校国有资产管理暂行办法》第一章第三条中的定义：高校固定资产是指单位价值在规定标准以上，使用期限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单价虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类资产，如：图书、家具等，也应作为固定资产管理，具体品目由高校确定。

1.2 高校电子资源资产管理

根据2006年实行的《淮海工学院固定资产管理办法》（下文简称《管理办法》），同时根据《江苏省省属高等学校国有资产管理暂行办法》的要求，结合淮海工学院实际情况在《管理办法》第二章第五条对列入固定资产管理的项目作出了具体分类，其中第五点指明图书，即指学院图书馆及院系、科研课题组储藏的、统一管理使用的各类图书、期刊、杂志和电子出版物。

电子出版物也称为电子出版品，维基中的解释为：电子出版品泛指电子式的资料，透过电传通讯设备为管道所传递的资源，包括电子型式的书目、索引摘要资料、电子报、电子期刊、电子书、百科全书、年鉴、字典、统计资料、政府出版品等。电子出版品可分为两种类型：一为以实体的格式传送资讯，如光碟、硬盘和软碟；二为非实体的格式，透过互联网传送资讯，如线上数据库或网络上的出版品[2]。所谓电子资源主要指由图书馆购买的非纸本的各种参考资源，包括电子期刊、电子图书、各种类型的数据库和其他各种电子类参考资源[3]。因此从资源类型上来说，电子出版物属于电子资源。这样高校电子资源有了作为固定资产管理的先决条件。

1.3 高校电子资源管理的目的与原则

《江苏省省属高等学校国有资产管理暂行办法》中第一章第五条规定：“高校资产管理的主要任务是：建立适应社会主义市场经济和公共财政要求的国有资产管理体制；根据规定的资产配置标准，合理配置资产，并将新增资产纳入预算，形成资产管理与预算管理有效结合的工作机制；建立和健全各项规章制度；明晰产权关系，实施产权管理；保障高校资产的安全和完整；推动高校资产的合理配置和节约、有效使用；对高校经营性资产实行有偿使用并实现保值增值”。

高校电子资源的采购是为了满足高校读者的信息需求，因此对其进行资产管理的目的为：

（1）合理配置电子资源，形成电子资源资产管理与预算管理有效结合的工作机制；

（2）建立和健全电子资源管理的各项规章制度；完善电子资源管理；

（3）保障电子资源资产的安全与完整；推动电子资源的有效利用。

同时根据《管理办法》的规定，高校固定资产管理实行“统一领导、归口管理、分级负责、管用结合”的原则。这也是电子资源管理的原则。

1.4 电子资源资产管理的作用及意义

对电子资源进行资产管理的作用和意义主要体现在以下几点：（1）让高校图书馆对传统馆藏加以整合，从而建设更为合理的馆藏布局；（2）用电子资源取代部分印刷型检索工具和期刊的订购，根据电子期刊按刊名统计的使用情况订购外文期刊，使传统馆藏资源与电子资源的建设逐步结合，从而更科学、合理、整体化地发展图书馆馆藏[4]。

2 高校电子资源固定资产管理现状

2.1 归口管理

根据《管理办法》第三章第六条中的规定：学院固定资产的管理和使用必须贯彻“统一领导、归口管理、分级负责”。学院分管院长总负责，实验室与设备管理处、后勤管理处和图书馆为固定资产的归口管理部门。财务处为固定资产的财务主管部门。各使用部门对所使用固定资产的安全、完整负全部责任。第九条的规定：图书馆归口管理图书馆藏及其各系、部、院的图书、资料和电子出版物。因此图书馆对电子资源固定资产管理负有责任和义务。

2.2 高校电子资源资产管理的具体方式

电子资源的服务模式与固定资产管理有着密切的关系，不同服务模式的电子资源采用的资产管理方式不同。高校电子资源的服务模式主要有以下几种，见表1：

表1

2.2.1 镜像服务模式的电子资源资产管理

（1）一般本地镜像及二级镜像由于信息都安装在本地服务器中，因此在采购中，做入库资产管理。以淮海工学院为例，在此类电子资源资产管理中要求在价格报销中加入固定资产入库单据，但由于并没有为电子资源制定单独的入库单，因此在实际管理中使用的是《淮海工学院图书馆书刊入库单》一式三联，分别存采购、报验收、报销凭证，在电子资源款报销时随合同、发票一起入账，以示该项电子资源为学校固定资产。单据的格式如表2。

表2 淮海工学院图书馆书刊资产入库单

（2）集团采购镜像，由于这类电子资源也是采用镜像模式，该电子资源镜像在集团确定的相应高校，这些电子资源为集团内成员共有。因此在资产统计中，可以视作本校固定资产；但由于资源并没有镜像到本地服务器，因此在实际管理中并没有将这类数据库的款项列入固定资产管理中来。

2.2.2 远程访问模式的电子资源资产管理

这类电子资源基本上是通过专线等访问数据库商提供的服务器，因此无论从资源本地化还是集团化来说都不属于购买的高校，因此在资产管理中，只能按网络流量或网络使用费等方式来加以标识，无法列入固定资产管理中来。

3 现行的电子资源固定资产管理中存在问题

3.1 规章制度不完善

（1）虽然国家相关部委、各省市、高校都发文明确了电子资源固定资产管理的相关内容，但在制度中，一般都是将电子资源并入图书内，并没有对电子资源的资产管理单独列出。

（2）入库资产不明确。在进行电子资源实际入库管理中，经常会出现图书馆工作人员及学校财务人员对于某些电子资源是否作入库管理都存在很多困惑。这些都是因为在实践操作中没有明确可参照执行的各类电子资源的入库资产管理制度。

（3）管理责任不到人。虽然按《管理办法》规定高校图书馆要指定专人，负责本部门的资产管理工作。但在实际工作中，图书馆管理资产的工作人员一般均为兼职人员，因此在电子资源资产管理上会出现遗漏，从而造成资产管理的混乱甚至是入库信息的缺失。

（4）采购与验收亟需规范。高校电子资源基本上是通过招标、单一来源采购谈判、集团采购谈判等方式采购来的，而高校的采购程序基本上是为了满足高校众多的项目采购而制定，在电子资源采购中很多条款并不适用，且在理解上存在歧义。其次在电子资源招标时聘请的评标人员中，虽然从图书馆中聘请，但有些并非图书馆资源建设方面的专家，他们并不十分了解采购工作的特点，如：数据库价格、汇率变化对外文数据库采购的影响、电子图书书商的规模及历史等情况，评标时考虑问题出现偏颇,往往仅把价格、折扣作为主要指标，忽略后续服务能力等，致使招标后不利于具体工作的完成[5]。这也造成了电子资源资产管理的混乱。

高校电子资源采购的验收并不能像图书一样进行一本一本的清点，而只能对电子资源的数据量或平台使用等方面来加以检验。因此电子资源的验收也需要加以规范，从而最终完善其资产管理。

3.2 电子资源资产的缺失

电子资源资产的缺失主要是由以下两个原因造成的：（1）管理不善导致资产缺失，如由于对电子资源是否该作入库管理不明确，导致最终该资产没有计入学校固定资产内；其次如由于服务器的损坏导致存储在服务器中的电子资源丢失或无法使用；（2）电子资源本身性质导致资产缺失。如远程访问的电子资源无法作为资产进行入库管理。

4 进一步完善电子资源资产管理的思考

4.1 完善电子资源资产管理制度

随着电子资源的快速发展和广泛应用，其在高校的采购量及使用量都在大幅增加，因此有必要对电子资源资产管理加以明确和细化，入库电子资源资产明确，从而确保在电子资源资产管理中不遗漏。其次应安排专人负责电子资源的资产管理；再次规范采购与验收，建议在评标人员组成上，选择真正从事过图书馆资源建设的专家参与评标。[6]

4.2 完善电子资源资产管理的监督与审计

高校应建立一个专业、权威的电子资源采购监管组织加强对电子资源采购合同的监督，确保采购合同的严肃性和合法性。该电子资源采购监管组织，负责对电子资源采购包括招标、合同履行、验收等全过程进行跟踪监管。该组织可由学校纪检、财务、审计等部门人员组成，负责对采购单位和供应单位在合同执行中的行为进行跟踪监督，发现问题，及时纠正和查处。[7]同时定期（如按年）开展入库电子资源的资产盘点，按时编报资产统计报表或资产使用情况报告。

4.3 提高固定资产管理的信息化水平

随着电子资源的快速发展，运用信息技术和网络技术对电子资源资产管理的规范化、系统化、科学化要求已很迫切，但目前国内很多论著在研究图书馆电子资源管理时，一般只涉及电子资源的采购、资源组织、信息服务和使用评价、系统维护等环节，很少涉及采购、付款、谈判的细节[8]。

因此采用先进的信息技术和网络技术对电子资源进行资产管理是必须且可行的，如麻省理工大学图书馆开发的虚拟电子资源访问系统(Virtual E-Resource Access，VERA)[9]，香港中文大学图书馆利用Serials Solutions公司的服务和Innovative公司的电子资源管理系统来管理与日俱增的电子资源[10]。这些软件的应用辅助图书馆工作人员高效管理诸如电子资源的采访、许可、实施、维护和评测等功能。但仅有这些功能并不能满足电子资源资产管理的要求，因此需要根据固定资产管理的要求，开发或购置适应高校图书馆电子资源资产管理软件；二是对本单位的固定资产进行彻底清查，做到账实相符；三是建立固定资产管理数据库，将单位固定资产实行统一分类、编码，录入到系统中；四是利用网络技术，实现信息共享[11]。

5 结束语

目前很多高校对很多引进的电子资源仅仅拥有信息使用权，而非物理实体所有权，一旦停止付费使用权就会随之丧失。在这种情况下，电子资源的高投入是否值得？同时如果因为自然界的变动（如地震、海啸等）或战争等人为因素导致电子资源使用权的丧失，中国高校用户该如保障自己的电子资源资产？

DRAA（高校图书馆数字资源采购联盟）的工作规范中专门提出了电子资源的存档与永久使用的原则，规范中说：一般情况下，所购买数据库应有存档权，存档可采取联盟公共存档或成员馆自行存档的方式。此外，成员馆可以通过以下两种方式或其中的一种方式永久使用所购数据库：访问联盟公共存档或者成员馆自己存档的数据；数据库商提供永久访问的权限[12]。同时提出数据库商应提供集团备份的数据库在联盟秘书处所在单位保留存档；集团采购的全文数据库商应提供元数据，如：书目数据、MARC数据、目次和文摘信息等，或数据同步更新的接口等等。

这些措施的提出正是为了保障用户对已购电子资源的拥有，保障资产的自我归属。但在具体采购中如何保证电子资源供应商能够做到，还是一项艰巨的工作，这需要高校联合起来，共同面对电子资源资产管理的未来。

[1]ARL.ARLStatistics 2006-2007.http://www.arl.org/bm～doc/arlstat07.pdf.2011-04-13.

[2]http://zh.wikipedia.org/wiki/%E9%9B%BB%E5%AD%90%E5%87%BA%E7%89%88%E5%93%81[EB/OL].2011-3-2.

[3]向 阳.数字资源评估调研及思考[J].图书情报工作,2005，（5）：33-36.

[4]唐 琼.高校图书馆电子资源使用评价研究——以中山大学为例[D].广州：中山大学硕士学位论文，2006.

[5][6]杨秋实.图书馆数字资源政府采购问题研究[J].图书馆工作与研究，2010，（3）：42-45.

[7]陈 碧.试论文献资源采购合同的若干问题[J].图书馆学刊，2010，（3）：80-82，95.

[8]陈定权.图书馆电子资源管理研究[J].图书馆论坛，2008，（2）：82-84,178.

[9]Timothy D.Jewell et al.Electronic Resource Management:Report of the DLF Initiative.the Digital Library Federation,2004:9[M/OL].http://old.diglib.org/pubs/dlf102/.2011-04-13.

[10]张宝珍.香港中文大学图书馆电子资源管理的挑战与对策[J].大学图书馆学报，2008，（6）：68-74.

[11]董晓东.科研事业单位固定资产管理存在问题及对策[J].中国国土资源经济，2009，（11）：41-43,48.

[12]高校图书馆数字资源采购联盟工作规范（草案）[E].http://162.105.139.115/DRAA/doc/2.doc 2011-3-25.