影响外贸服装交货期的因素及解决策略

周 景，郭建南，叶海莲

(浙江理工大学 服装学院，杭州 310018)

影响外贸服装交货期的因素及解决策略

周 景，郭建南，叶海莲

(浙江理工大学 服装学院，杭州 310018)

通过了解外贸服装公司中的实际业务操作，参考及对比其他外贸公司、加工企业的落单情况，对影响交货期因素中的外贸公司、客户、供应商及其他不稳定因素等进行了分析，提出了加强服装外贸公司内部具体工作流程管理，加强企业领导的综合协调、管理能力，以及加强对客户、供应商、加工厂的管理等解决策略。

对外贸易；交货期；服装贸易；业务操作流程

纺织服装业作为中国大宗出口产品的产业，随着全球纺织品一体化的到来，迎来了又一个机遇和挑战[1]。在中国加入WTO后专业外贸公司或工贸一体服装企业都在进行着不同程度的外贸业务。

无论是中国加入WTO，还是进入全球纺织品一体化，都为中国经济发展创造了良好的环境和条件，特别是有助于纺织服装行业的发展。中国纺织服装期货是伴随着棉花期货的发展逐渐成长的，其出口量和出口额一直在中国占有很重的比例，纺织服装行业也为就业提供了无数的岗位。近些年来，对外经济作为一项极具潜力的贸易方式使得中国经济快速发展，同时，外贸服装行业的飞速发展对国民经济和行业发展起到了越来越积极的作用[2]。但是，国内的贸易体制、外贸服装企业的经营模式都存在很多不成熟和不够完善的地方。因此，很多专家对中国的状况进行了各个方面的研究，以便得出具有应用价值的研究结果供业内人士参考和借鉴。

在订货生产式企业中，任务交货期在订货式生产系统中是客户的一项要求，也是决定企业竞争力强弱的一个重要因素，而影响国内外贸服装交货期的因素主要表现在业务流程中[3]。由此可见，无论是内部因素，还是外部因素，外贸公司都有可能造成订单交货期的延误。

1 影响交货期的内部因素分析

中国外贸企业既熟悉国外市场的语言、环境、习惯、法规、销售渠道等，又熟悉国内的情况，这种优势是服装加工企业所不能比的。由于中国的具体国情，在一段时间内，中国的外贸服装收购制与代理制将长期并存，但随着经济的发展和电子商务的普及，外贸服装的代理制将是以后的发展趋势[4]。

1.1 外贸公司内部的分工与合作

外贸公司都知道要以“共生共赢”的理念与服装生产企业建立战略联盟关系，利用自身的优势和能力将服装生产企业的业务体系整合到自己的供应链体系中，建立长期稳定的伙伴关系[5]。

1.2 业务员的操作对交货期的影响

专业外贸公司经过多年来的国际贸易实践，积累了丰富的有关国际贸易的知识、经验、信息，在开展国际贸易方面具有很大的优势。业务员最初的工作就是从接单开始的，公司的业务环节也开始往下继续，所以，业务员的工作相当重要，也是最强调业务操作规范性的。业务员的工作态度、工作能力、工作定位及交际能力都能成为影响定单交货期的因素。

1.3 QC的工作进度和信息资料的更新状况

QC(Quality Control)，可直接定义为产品品质控制人员。他们是以客户的服装定单资料为依据，跟踪大货服装定单的加工流程，并对其大货定单的数量、质量及交货期负责，是企业内各部之间及客户之间的中心枢纽[6]。在服装生产过程中，QC跟单主要是跟踪服装加工的每个工艺质量情况与跟进定单的生产进度、完成情况。QC要清楚产品的生产细节和各种相关技术，时常深入车间检查在制品、成衣的质量是否符合定单要求；QC还应具备一定的相关知识和处事能力，发现和判断生产流程中有无脱节、停滞等不良现象，并能够及时指出生产过程中出现的问题，提出正确的修改意见予以补正，使问题消灭在萌芽状态。

1.4 单证员的各个具体工作事项的影响

国际商务单证员，在对外贸易结算业务中凭借在进出口业务中应用的单据、证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、结汇等工作[7]。单证员从产品大货定单前的合同作为具体工作的开始，在进出口贸易中，不仅国内有很多相关的手续要办理，也要了解进口国的相关操作流程。外贸公司中，单证员接触的基本上都是票据、统计数据文档等，他们的操作正确与否会直接影响到公司出货后能不能提出货款，当然，对定单交货期的影响也很大。

1.5 信息汇总和问题的协调、解决能力

随着信息手段的日新月异，客户直接找到工厂已非难事。外贸公司能够保证公司业绩的主要原因是：一直以来，外贸公司具有较强的企业信誉，能搜集和掌握市场、商品的多方面的信息；能够帮助客户解决一些定单上的实际问题。通过外贸公司组织货源，还能提供很多方面的服务，比如：租船订舱、制单结汇、报关报验以确保合同项下货物的质量及交期、货物出运的跟踪调查。

对于信息时代，谁掌握了第一手信息谁就掌握了主动权[8]。外贸公司可以直接与国外市场接触，有专业的人才、经验丰富、渠道多，它可以在找市场的同时再增加一些相关功能，便会获得相关的信息。

然而，如果外贸公司对客户信息、服装加工厂、面辅料生产商的信息汇总不够及时，对生产过程中出现问题的协调、解决不够迅速，也会对交货期产生很大的影响。总的来说有这么几个方面的影响：一味地接单，而找不到合适的面辅料供应商；对服装加工厂的生产特点不够了解，其流水线对款式的变化要求的适应时间过长；无法对加工厂生产过程中出现的各种问题提出及时的解决方案。

2 影响交货期的外部因素分析

2.1 影响交货期的客户因素分析

不同客户在外贸交易中的心态也有着很大的不同，他们的性格和处事方法往往对商业往来中的外贸公司有着不同程度的影响。

客户在下定单时，对定单加工生产的难度做不到客观地分析，并且会按照自己个人的判断来确定大货交货期；客户对待要紧或不要紧的定单的态度不一样，有时会因为一直紧张于一个不要紧的单子而耽误较急的单子；也可能会因为个人情绪的影响而疏于对定单的关注，致使外贸公司工作节奏变慢而延迟大货生产，影响到交货期。

2.1.1 客户对资料的确认和补充的及时性

一般很少有外贸公司在国外设立自己公司的办事处(除了一些工贸一体的大型企业)，所以大多都是国外的客户在对不同国家的外贸中介公司下定单组织货源。这就意味着客户不只是一家外贸公司的客户，也可以是多个国家外贸公司的客户。客户每天所要接触的不仅仅是邮件信息，还有从各国、各个外贸公司寄过来的有待确认的样衣。他们与外贸公司之间的交流就是看样下单、收发外贸公司的邮件、回答业务员有关定单中的各种疑问、给外贸公司提供的样衣下确认或修改意见。

这样一来，客户难以对外贸公司样品进行确认，以及不能及时补充定单的相关信息。比如，在定单后期会出现客户要求增加数量，而交货期不变，最终造成外贸公司受交货期的制约，不能及时正确地下达生产指令，加工厂会因为没时间组织面辅料而拒绝生产追加的数量，而要满足客户的定单数量就一定会耽误交货期。因此，客户是一个很重要的角色。

2.1.2 客供物资的收发状况

由于国内一些物资的生产技术、产品品质未能达到客户所要求的标准，因此，很多时候客户都会要求使用自己定制的物资。

客供物资，虽然对外贸公司来说没有直接的用处，最多是帮忙收发客户定的物资，但对于服装加工厂来说确实至关重要。比如，客户要求供应面料，而加工厂迟迟未收到该物资，致使裁床没办法开裁、进车间生产。另外，缺少定单主唛、洗水唛和尺码唛就不能在车间顺利加工成成衣；缺少定单中所需的吊牌就无法将货物包装出厂等等。

2.2 影响交货期的供应商因素分析

随着经济的发展，物流环节成为了中国制造业新的瓶颈，同时也成为影响准时交货的主要因素之一[9]。如何能让相关的面、辅料供应商和加工厂配合密切，使之工作进度跟得上外贸公司，已成为外贸公司这些年来一直困扰的问题。所以，外贸公司的定单，不仅要抵达服装加工厂，还要同时抵达相关的供应商那里，以便能够及时协调，做出“同步”反应。

2.2.1 面、辅料厂商的配合程度

为了更好地符合定单要求、保证服装品质，外贸公司或服装加工厂一般都会寄面料小样，让面、辅料生产商先进行打样，经确认同意后，再进一步生产大货定单量。

在服装生产中，面、辅料质量及供应情况也是影响服装质量及交货期的重要环节。作为合作伙伴的面、辅料供应商，他们的配合程度会影响到外贸服装能否按时、保质出货。客观分析影响交货期推迟的因素主要有：对定单的重视不够，缺乏整理、归档的意识，以致经常遗忘或混淆资料信息[10]；缺乏对样品的保管意识，会造成样品遗失或因褪色而需要重新打样确认；对自己供应的产品性能了解不够，可能造成物化性能测试未通过而需要重新生产；对下单生产的面料跟踪不及时，没办法按时出货。这些因素都在一定程度上影响了定单交货期，特别是样品不被确认，或者面料供应商因为与加工厂以往业务上的矛盾(如拖欠货款等)，导致不愿意合作，迟迟不生产或干脆不接定单，以至于加工厂没能及时备料而影响交货期。

2.2.2 加工厂的生产能力和生产质量

服装加工厂的生产能力和生产质量是影响客户定单完成最重要的因素。从服装加工厂的角度来看，其生产能力和生产质量对交货期的影响可分为内部因素和外部因素。内部因素有：设备故障、紧急返工、工人缺勤等不稳定因素；多品种、小批量、短周期的服装生产特点让加工厂无法正确评估生产能力及安排好定单的生产线；技术资料(工艺单、工艺样板等)的正确与否会直接影响到车间工人的生产进度和质量；对开裁的面料特性熟悉不够，以致不能及时发现问题；薄弱的管理力度影响到对工厂日产量的把握等因素。外部因素有：加工厂的定单量超过工厂本身的生产能力，为了完成定单任务，加工厂会考虑加班、加点赶工或者外发给其他空闲的加工厂，以致不能保证交货期和大货品质；其他合作单位(如印花厂、绣花厂、水洗厂)的工作质量，以及配合情况的好坏，也对生产进度和生产品质有很大的影响；供应商提供的面料质量的好坏，特别是其色牢度和裁床的裁片质量对大货的生产品质有直接的影响。

在服装加工旺季的时候，加工厂、外贸公司都会比较主观地判断定单的加工时间，他们的工作态度都会影响到定单的完成。另外，客供物资对于交货期也是重要的影响因素。

2.3 其他影响交货期的不稳定因素分析

对外贸业务中影响交货期的其他不稳定因素主要是不可预见、无法克服的外来因素。对于那些不能预见、不能避免且无法克服的客观情况，在有关书面的定义中统称为不可抗力。它通常包括自然因素和社会因素两方面，自然因素包括火灾、水灾、地震、爆炸等一些自然灾害，社会因素包括战争、动乱、罢工、政府禁令等。

3 外贸公司交货期问题解决策略

3.1 加强服装外贸公司内部具体工作流程的管理

外贸公司内部员工对定单交货期的影响，主要可以归结为：工作态度、工作能力、交际能力等几个方面。虽然不同的外贸公司对员工的工作任务分配都是不同的，但仅仅是大同小异罢了。笔者针对所分析的影响因素，提出了加强外贸公司内部工作流程的管理作为应对内部因素的策略。

首先，从业务员的工作开始，要求业务员以公司安排的工作内容为重心，并对自己负责的定单做好跟踪；妥善处理好客户相关的定单资料问题；要具备分析和解决问题的应急能力。同时，除了具体的业务操作流程之外，还有很多工作上的注意事项。针对业务员对交货期的影响因素，笔者建议：1)业务员应正确定位自己的工作，权责明确；2)业务员应端正自己的工作态度；3)业务员应管理好自己的资料；4)业务员应发挥好自己的工作能力，并随时对自己进行充电；5)业务员应加强自己的交际能力。业务员的工作是定单生产的源头，工作流程中的任何失误都将影响加工厂的正确生产及生产进度。

总之，外贸公司内部影响定单交货期的原因除了内部工作人员的失误外，还包括外贸公司缺乏完善的公司管理制度、内部员工更新较快、新员工对工作的适应性较差等。因此，加强服装外贸公司内部具体工作流程的管理还要从公司的管理体制入手，以便更好地保证工作质量。

3.2 加强企业领导的综合协调、管理能力

在外贸公司这样一个紧张有序的工作环境下，要求有企业领导的言行作榜样，并能够在这一组织团体中树立威信。何谓领导，就是需要能够为员工在遇到抉择的时候果断做出正确的判定，领导的重要性无需更多的说明。

外贸公司对于客户定单信息的掌握要从接单开始。在接单时，外贸公司员工就应该充分利用掌握信息的优势，通过各种途径对客户的相关信息进行考察。若在交货期确定意见上不能达成一致时，将对定单的完成带来一定难度。而且领导的眼光应放得比较长远，这样才能在全局上掌握好管理的力度。

外贸公司一般都会与多个面辅料供应商、服装加工厂合作，方便应对不同定单下的服装生产，因此有必要协调好各个合作单位的生产工作。而下单也要考虑面料生产的问题，应该给加工厂提供可参考的生产建议。另外，要经常协调加工厂与面料供应商之间的关系，以免因为小矛盾而让面辅料无法按时到位，影响大货的生产进度和质量，以至于不能准时交货。

外贸公司常以定单为重心，以客户为中心，而忽视公司内部建设。但是，没有完善公司的工作制度、管理制度，就会缺乏工作标准，也不能合理地对公司内部员工进行工作强度的分析，从而导致内部员工因个人因素而对客户定单的完成造成影响，给公司带来不必要的附加成本。

3.3 加强对客户、供应商、加工厂的管理

客户、供应商、加工厂是外贸公司正确指导生产的三大关键因素。面对各种影响交货期的因素，外贸公司必须站在自己的立场上制定出缓解策略。

首先，应对客户影响交货期因素的管理策略有：1)熟悉客户的脾性，正确把握定单，与客户主动交流定单的生产进度，做到心中有数；2)要求业务员积极主动地与客户保持联系，确保资料的及时补充；3)样衣寄出后，做好跟踪工作，并要求客户收到后及时给出确认或修改意见；4)说服客户由外贸公司出面定制在国内生产的物资。这样外贸公司就能拿到定单的主动权，不随客户的个人因素对定单的影响。

其次，外贸公司作为供应商、加工厂的客户，应该对生产进度进行总体的把握和指导。因此，外贸公司应发挥自己的特长，寻找多个相同性质的供应商及加工厂以备不时之需，并对他们的生产能力、生产品质及生产弹性作充分的考核，站在公司自身的角度上提出以下几点要求：1)要求他们主动定期与公司负责人校对下单资料；2)要求面辅料供应商、加工厂都能处理好合作关系；3)要求加工厂接单后，根据定单实际情况及时安排打样和大货生产计划；4)要求服装加工厂加强内部管理，把握好大货品质。这样，既要求他们管理好内部建设，也能维护协作单位之间的关系。

最后，根据以上对客户、供应商、加工厂的要求，总结出一份对外的管理制度，以便有条例可依据，让他们能够以外贸公司为中心，提供最好的合作。

4 结 语

在国际贸易新形式和新主流下，任务交货期在订货式生产系统中是决定企业竞争力强弱的一个重要因素。而国内的中小型企业受规模、技术、资金、人才等方面的影响，在应对个性化、多样化、多品种、小批量的服装生产要求时会遇到各种影响交货期的因素。

总而言之，员工的工作细则会牵涉到公司的制度和内部管理，因此，外贸公司应从内部出发，不断总结操作流程中的过失，借鉴以往的经验，尽可能避免因交货期和其他原因而给公司带来不必要的经济损失，要懂得选择一个最适合自身管理的操作流程。同时，对外贸易作为中国较年轻的一项贸易经济，在它步入成熟阶段还有一段路程，关于它的研究也不能作为终结点。

[1]张峰.从纺织品贸易摩擦看我国外贸发展战略[J].中国经贸导刊，2005(13)：40-41.

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[3]张毕西，周艳，赵伟.订货生产式企业作业任务交货期决策研究[J].工业工程，2004(1)：26-28.

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[10]胡誉耀.企业应重视跟单文件的归档[J].中国档案，2003(9)：78-79.

Factors of inf l uencing delivery time of foreign clothing trade and solving strategies

ZHOU Jing, GUO Jian-nan, YE Hai-lian
(Institute of Fashion Technology, Zhejiang Sci-Tech University, Hangzhou 310018, China)

Through understood the practical business operation of foreign clothing trade company,compared making reference to other corporations and operations in the manufacture factories, the trade corporation, client, supplier and unsteady factors which affect delivery time were analyzed in this paper.In the end, three methods to cope with those factors effecting the delivery time was proposed. These methods will help to promote internal specific workflow management of foreign clothing trade company,enhance the comprehensive coordination and management ability for enterprise leaders, and intensify the management of customers, suppliers and processing plant.

Foreign trade; Delivery time; Apparel trade; Operation flow

F768.3

B

1001-7003(2011)04-0065-04

2010-11-02；

2010-12-23

周景(1982― )，女，助理实验师，主要从事服装设计与营销。