影响教学秘书工作质量的因素分析及对策研究

2011-04-13王丹丹

山西广播电视大学学报 2011年3期

□王丹丹

(长江大学，湖北荆州 434025)

教学工作是高校的中心工作，教学管理是学校管理的中心内容。教学秘书在教学院长直接领导下工作，是教务处、教学院系、任课教师之间的重要联系人，是教务处等各职能部门落实教育教学工作的有力保证，起着桥梁、纽带、沟通、协调的作用，直接关系着学校教学管理水平的高低，是高校教学管理组织中重要的成员之一。

一、教学秘书所担负的角色和责任

(一)政策性：检查监督

教学秘书工作与政策紧密相连，无论是辅助领导工作或是处理日常事务，都必须认真地执行上级下达的各项相关政策和规定，教学秘书就是执行和操作的责任者。协助制定与实施教学计划。

(二)服务性：参谋助手

教学秘书的工作宗旨是为教学服务。其工作内容就是为院系领导和师生提供优质服务。为领导做决策性工作创造条件。教学秘书要为院系各部门服务，为教师和学生服务，只有做好这三方面服务，才能保证院系教学任务顺利完成。

教学秘书要当好院领导的参谋和助手。因此，辅助性是教学秘书工作的基本特征。院领导的工作千头万绪，不可能事事都考虑得很周全，这就需要教学秘书从旁协助、提醒。所以，教学秘书应兼有参谋和助手的功能。

教学秘书要非常熟悉与教学工作相关的方针、政策和具体要求，还要熟悉院系教学资源的实际配置情况，各位教学人员的秉性及实际从事教学活动的能力。教学秘书这种先天优势和灵敏反应为充当院领导的参谋准备了充足物质条件。

(三)综合性：协调沟通

教学秘书工作涉及到院系教学工作的方方面面。既要协助领导做好教学管理，还要及时地处理好教学工作的具体事务，协调教师学生多方关系，全方位地为教学做好排头兵的工作。比如：开学前的课表发放，学生平时成绩考核登记表，学生名册、请假、休学、退学、转学等学籍处理，都要及时向教务处汇报，得到学校指示及时地处理，以保证教学工作的正常运作。教学运行管理是行使教学行政管理职能，将教学计划实施于教学活动中最重要的管理工作。在这一管理过程中，教学秘书在主管教学领导下与教师、学生之间发挥的是桥梁和助手作用，同时发挥着指令和传达双重作用，是他人无法替代的。

二、高校管理中影响教学秘书工作质量的因素分析

目前，教学秘书辛勤的付出对完善教学管理起到了一定的推动作用，但因涉及工作环节多，仍普遍存在着一些问题。分析当前高校教学秘书工作中存在的问题，加强教学秘书队伍建设、提高教学秘书的综合素质，有利于教学工作质量的全面提高。

(一)待遇偏低，工作不受重视

高校最核心的工作就是教学，而教学秘书又是负责全面教学活动的最直接的管理者。许多人不能清楚地认识教学秘书工作，认为教学秘书工作只是简单地打打电话、收发文件、下传通知等事务性工作，对教学秘书工作的支持力度远远不够。教学秘书每天的工作既繁杂又平凡，但是不可或缺，每件事情都会影响到教学工作的顺利进行，工作面涉及到系主任、老师、学生，但目前很多高校并不是十分重视教学秘书工作，很少提供机会让教学秘书介绍自身的工作及工作中所遇到的问题，缺乏对其工作的理解与了解，认为教学秘书承担繁重的事务是理所当然，这样严重挫伤了教学秘书工作的积极性。

此外，高校教学秘书队伍待遇低已经是不争的事实。许多高校规定，薪酬分配向一线教研人员倾斜，教学秘书自然不在倾斜对象之列。据此，不管教学秘书工作多重要、贡献有多大，一切优待均与教学秘书无关。在工资问题上，同样职称、同样学历、同样工龄的教育工作者，教学秘书岗的工资一般都比教师岗的工资低，有些教学秘书的工资甚至比实验员、辅导员的工资都低。除此之外，在学历提升和职称评定等方面，对教学秘书也极为不利，由于繁杂的工作占用了大量的时间和精力，教学秘书的专业知识荒废严重，科研成果较少，而在职称评定时并没有相应的政策倾斜。

(二)缺乏统一管理，职业发展受限

教学秘书的工作涉及到教学活动的各个环节，需要随时关注教学运行情况，随时接听电话和处理老师、学生们发现的各种问题。但教学秘书的培训和交流却没有主管部门负责组织安排，更没有固定的制度安排，从而造成教学秘书归属感的缺乏。再加上教学秘书终日忙忙碌碌，很少有机会出去参加讲座、培训班、参观学习和各种教学培训活动，不能及时保证教学秘书工作技能的更新。导致其视野不开阔、知识匮乏，从而阻碍了创新能力和整体素质的提高。

(三)工作担子重，精神压力大

教学是高校一切工作的中心，教学工作始终都是高等院校的主旋律，教学上任何成绩的取得都离不开教学秘书的无私奉献。一个教学秘书需要服务于几十位教师、上百个学生，工作涉及到日常教学活动的方方面面，不仅包含了常规性的日常管理工作，而且还有很多突发事件需要及时处理，工作量之大可想而知。每一件处理不好都可能会发生教学事故，造成不良后果，影响教学工作的顺利进行。然而，教学秘书的工作性质又相对特殊，质的要求高、量的范围大、完成任务的时效性强，再加上目前各院校由于各自行政管理机构人员配备的情况不同，在教学秘书的工作职能上缺乏清晰的定位，虽然有一定的管理权限，但职务与责任的承担不对等。但在现代的高等教育管理中，任何管理手段的实施，都离不开教学秘书的参与。而各种管理归口对教学秘书的要求都非常苛刻，教学秘书工作出不得半点纰漏，也容不得半点马虎。这就使得教学秘书承担了相当大的心理负担，工作上有很大的精神压力。

部分院校甚至笼统地将教学秘书纳入行政人员之中，使教学秘书的工作范围不仅局限于教务管理而且杂糅进许多行政事务。这在一定程度上造成教学秘书工作量过大，工作压力过重，从而降低了实际的教学管理质量。

三、提高教学秘书工作质量的对策分析

(一)建立合理的考核机制，提高基本待遇

建立合理的工作考核机制，提高教学秘书的基本待遇。在合理的职业定位的基础上，建立合理的工作考核机制，提高教学秘书的基本待遇，是改善教学秘书职位困境的重要一环。通过合理的工作考核机制，实际的反映教学秘书工作的基本特点，反映出教学秘书工作的实际业绩，增进教学秘书工作的成效感，并将考核结果与教学秘书的实际待遇联系在一起，逐步提高教学秘书的实际待遇。

(二)统一管理机构，合理规划教学秘书的职业发展

统一教务人员管理机构，建立公平、合理的工作培训机制。为了更好地建设稳定的教学秘书队伍，需要建立起统一的管理部门，负责教学秘书的管理、考核、培训，定期开展教学秘书之间的交流和学习活动，提高教学秘书的基本素质，增强教学秘书归属感。要改变教学秘书队伍缺乏稳定性、工作倦怠的基本局面，最根本的解决途径在于建立教学秘书合理的职业发展规划。对于教学秘书岗位的工作人员来说，确定的工作前景无疑是最重要的一颗定心丸。