当下高校档案管理建设刍议

2011-04-08梅志珍

湖南科技学院学报 2011年11期

关键词：档案管理资源服务

梅志珍

（湘南学院学报编辑部，湖南郴州 423000）

当下高校档案管理建设刍议

梅志珍

（湘南学院学报编辑部，湖南郴州 423000）

高校档案资源真实反映着一所高校的历史沿革与发展轨迹，具有不可再生性，不应视为单纯的文献。当下高校档案管理中存在诸多问题，只有从根本上加以解决，变静态的储存为动态的利用，才能与时俱进，更好地服务于我国高校各项建设与发展。

高校；档案管理；问题；观念创新；动态利用；人才建设

高校档案不只是各类信息的简单的储存，各类档案实质上就是高校某个发展阶段的历史，真实反映着一所高校的历史沿革与发展轨迹。档案信息资料，不应视为单纯的文献，实际上，它真实记录与反映着一个时期一所学校的教学、科研和管理水平，具有不可再生性，在高校发展的今天，都在起着延续过去、承接现在和开启未来的重要作用，对于高校档案的重要性，国内外很多学者都已深刻认识到。可以说，档案工作的实质，不是静态的储存，而应是动态的利用。

高校在我国担负着培养跨世纪人才和科研等多项重任，在坚持全面“创新”和科学发展观的要求下，尤其在计算机信息技术被得到普遍应用的今天，我国高校各个领域的工作都已发生深刻和根本的变化，而相反，高校档案管理工作却显得相对滞后，暴露出在管理上的诸多问题。高校只有从根本上革除档案管理上的各种弊端，才能与时俱进，更好地服务于我国高校各项建设与发展。

由于种种原因，我国高校档案管理还存在着一些较为突出的问题，并已从根本上影响着档案工作的发展。以笔者所在高校为例，当前我国高校档案管理普遍存在着以下一些问题：

管理观念陈旧。一些高校在档案管理观念上还在因循守旧，认为档案管理不过是对资料各类信息的简单整理、分类和储存，在服务上不过是供学校内部人员调阅，对于档案管理的重要性，还没有引起足够的重视，因而，在工作方式和服务方式上，都还在沿袭老一套，因为工作观念的僵化，在一些即使采取了档案管理电子信息化的高校，也还是在进行较为原始的手工信息录入。档案管理在工作方式上不但显得陈旧，服务方式单一，工作人员素质也明显不符合信息管理网络化时代的要求。

工作方式落后。在高校建设的很多领域，新技术、新设备都得到了充分利用，然而，在信息技术高度发达的今天，网络技术已在从本质上深刻影响着我国各个领域的发展，笔者却在承担着我国一些重要科研任务的高校看到，档案管理工作相对于高校其它各项建设，显得极为滞后，一些高校对于档案管理，甚至还保持着原始的手工记录。电子信息档案与网络化建设，这些重要的新技术、新手段，在档案管理中并未得到实际的应用。

服务模式单一。档案资源实质反映着一所高校整体工作的全貌，尽管其信息不可再生，然而，其信息资源，却具有可以反复利用的特点。一些学者认为高校档案资源，在本质上推动着一所高校的教学、科研和管理，在发展上起着“延续过去、承接现在和开启未来”的重要作用。这表明，档案信息资源实质上可以服务于高校的各项建设。对于档案资源的开发和应用，在本质上也真正体现着一所高校的发展水平。然而，笔者在我国一些高校调研时发现，大多数高校，对于档案的信息资源利用还远远不够，档案往往只是单纯地作为一此资料供人调阅、查询和参考，档案信息资源，对于学校的各项建设，在各项管理上的延续与变革、在教学的发现与发展、在科研的成果继承与创造等等很多方面，都显示出较低的应用率，对于档案信息资源的应用，显然还停留在比较肤浅的层次。档案资源在利用上的价值性、应用性和服务性，显然在我国大多数高校，还未真正上升到应有的广度和深度。服务模式单一，从根本上制约了我国高校档案资源的应用方式、应用价值，也从根本上影响了我国高校对于档案信息资源应用的广度和深度。

学生档案不足。很多高校的档案都暴露出这样的共同问题，对于学生的档案，除了一些简单的学籍信息，很多问题缺乏真正的文档储存、实际上仍然是真空地带、空白地带。这表明，在形成档案的内容规划中，对于学生的一些重要信息，明显未列入档案内容的规划和档案信息资源的管理，实际上，很多涉及学生的资料，对于高校建设已成为不可或缺的重要文献，学生科研成果、学生问题研究、学生活动开展、学生各种问题调查，这些记录性资料，显然都有着相当重要的意义。这表明，高校档案的内容规划与档案信息管理，在任何一方面抱残守缺，都将实际影响到高校的档案管理工作的质量和成效。

综上所述，可见由于我国高校档案管理上存在诸多问题，已从根本上制约着我国高校档案管理的发展。有鉴于此，笔者不揣浅陋，提出下面一些建议，以期有助于我国高校的档案管理建设：

一是加强对档案资源的开发和应用。档案不应只是沉睡在档案室的历史，应赋予档案信息资源活的灵魂，应打破档案信息静态的存储概念，将档案的动态的应用，充分发挥出来，更好地服务于高校的各项建设。一般来说，一所高校的健全的档案资料，就基本上完整记录着一所高校教学、科研与管理各方面的历史状况，完整反映着一所高校某个时期的整体概貌。无论是教学、科研还是管理，它的明天都是对今天的承接与延续，这实际上也充分反映出，档案资源对于高校各项建设方面的应用。也只在各项建设中充分应用，一所高校的档案资源，才能真正变成一座丰富的宝矿。笔者以为，对档案资源的开发和应用，应体现在二个层面上：即加强应用功能和服务功能。

1.档案资源的应用功能。一是充分发掘档案信息资源的价值，对于高校的管理而言，一些重要的管理经验，就可以得到再次利用，一些重要的科研文献，就可以经续发掘其科研价值以及转化为技术的价值，一些先进的教学理念和方式，就可以继续再生利用，这表明，档案信息资源的价值发掘，在本质上也就影响到档案信息资源的实际应用价值和服务功能。二是积极开发档案信息资源的应用。应避免档案常年束之高阁，充分发挥档案信息资源的利用价值，实践表明，充分开发档案信息资源的应用是很有必要的。这就必须开发档案信息资源的应用领域、应用方式以及应用途径。

2.档案的服务功能。最主要要做到以下几点，一是要变过去的静态存储与动态利用，这就是说要将档案资料处于开放服务状态，保持档案服务的活跃性，强调档案的利用性。二是要变简单的调阅、咨询与参考为实际的多层次应用。一所高校的教学、科研与管理，成果的取得也离不开对过去所取得的经验的继承、再创造和再发现，推陈出新，出新成果，新经验，新发现，在本质上也很大程度上源于对过去经验和成果的继承和创新。对于档案信息资源，不断开发服务内容、服务方式、提升服务层次和质量，显然，是极有利于强化档案的服务功能的。三是要变内部服务为外部服务，要面向社会，建立一个服务网络。实际上，很多高校的档案服务还是封闭化的，甚至有些部份还被列为禁区。很难谈得上对社会开放。高校的发展表明，这样一笔丰富的宝贵资源，对外开放适当服务功能，是有利于高校与外界实现交流，实现互动共赢的。

二是加强对档案管理内容的科学规划。纳入高校的档案管理内容的信息资源应完整反映高校的整体概貌，应防止片面化、局部化。应改变过去轻视学生档案信息资源开发的弊端，将档案涉及到的各方信息资源纳入系统和整体规划中。我国很多高校的档案管理中，都强调了资料的应用性，对于人事、财务、学籍、教学、科研等各个方面的信息，纳入档案管理的，基本上是较为被动记录的信息，而不是对档案形成的内容，进行价值与深度上的系统规划，这也造成了信息的肤浅性与繁冗性以及价值的低级性。这表明，对于高位价值信息的收集与整理，本身就源于档案信息资源自身的形成过程中。往往只有纳入档案信息管理的规划中，在档案内容上才有会有所侧重。

三是加强对档案管理的新技术应用。要改变高校档案管理落后的工作方式，告别过去“原始的手工录入、分类与整理的机械式档案”工作，全面优化和整合档案信息资源，提高现代档案信息管理的真实性、有效性、安全性，建立快捷、高效的服务方式，提升档案信息资源的利用率，更好地服务高校于高校各项建设，就必须积极引进对档案管理的新技术应用。笔者认为，主要涉及到以下几个方面：

1.积极引进现代发达的计算机技术。将原来的纸质媒介载体向电子载体转化，将档案实现电子化。电子档案更有利于建立数字档案管，扩大应用层面，实现信息资源共享，具有全域共同使用而互不干扰的特点，并且具有高效便捷的特征。可见，电子档案是未来高校档案管理发展的必然趋势之一。在全球信息化，高校发展战略融入国际的今天，建立数字档案馆，也是高校基本的发展战略之一。

2.积极发挥高校的科研优势。开发新的档案信息管理应用软件，推动档案工真正进入信息化时代。一所高校也同时是科研重地。高校必须发挥自己在科研上的优势，积极开发功能更为强大的档案信息管理应用技术，将过去劳动量过大的手工信息分类变化高速的智能分类，提高档案管理工作的效率和应用效率。

3.加强对高校档案管理的科研。以科学的发展观念来做好高校的档案管理工作。要变高校档案管理的过去被动适应为主动适应，以服务于高速发展时期的高校各项建设需要。

此外，在当下高速信息化的条件下，还要勇于掘弃一切落后因素，勇于吸纳新技术、新事物这些真正影响档案工作深刻变化的力量因素，彻底摆脱传统、落后、原始的工作方式和管理方式，跟上信息化时代的发展需要。

与此同时，为了适应我国新形势下的高校档案管理工作，迫切需要加强对档案管理人才队伍的建设。过硬的档案管理人才队伍，不仅仅要有较强的专业知识，而且必须要有较为全面的综合知识，实践表明，档案管理人才实际也在日益走向复合化、综合化。过去单纯的档案管理，已远远无法适应计算机等科学技术的引进，以及信息智能分类、归档与多层次应用、多功能服务的要求。

总而言之，高校档案管理在我国高校建设与发展中日益突出的地位表明，必须尽快解决高校当前档案管理中所暴露的种种问题，才能使高校的档案管理工作，满足当前我国高校各项建设与发展的实际需要。才能真正发挥出高校档案信息资源这所真正的丰富的宝藏，为高校的现代化发展，发挥出它应有的作用。

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1673-2219（2011）11-0180-02