加快高校教学档案信息化建设的思考

张含卓 欧雪梅

加快高校教学档案信息化建设的思考

张含卓 欧雪梅

(中国矿业大学材料学院 江苏徐州 221116)

高校 教学档案 信息化

高校教学档案是指在教学活动和教学管理过程中形成的对学校和社会具有保存价值的各种历史记录,包括文字、图表、声像等多种类型和格式,对高校教学评估和教学管理工作具有重要意义和作用。2008年教育部和国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》中明确提出:高校应加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。然而时至今日,很多高校的教学档案信息化建设还停留在起步阶段,对档案信息化的理解和重视程度不够,水平参差不齐,在档案的收集、保管和利用等方面都存在一些问题。如何加快高校教学档案的信息化建设,充分挖掘教学档案的价值,更好地为高校教育教学工作服务,是高校档案管理部门急需探讨的课题。

1 全面收集教学档案,为信息化建设提供数据基础

档案收集是开展高校教学档案信息化建设的基础。只有系统完整地收集教学档案材料,才能如实反映教学情况,保证信息化建设后续工作的质量。当前我国高校教学档案归档范围的依据为 1993年原国家教委制定的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》。在信息时代背景下,高校教学档案除了原有的来源分散、内容繁多等特点外,还有以下一些新特点:一是档案载体多元化。纸质档案不再是高校教学档案的唯一载体,以磁带、磁盘、光盘等载体归档的电子教学档案已成为档案收集的重要内容。二是档案形式数字化。多媒体技术在教学活动中的应用以及高校教务系统的普及,使大量教学档案以电子文件的形式产生,如电子文本、图片、视频等。三是档案传递网络化。办公自动化的出现推动了无纸化办公的开展,使大量教学档案以电子文件的形式通过网络进行流转和使用。

高校教学档案的上述新特点给其收集工作带来了一些新问题:一是思想观念落后,电子档案收集不及时。许多高校长期采用传统的档案管理手段和流程,对纸质档案的收集得心应手,但对电子档案的收集效率低下,导致电子档案大量积压,不能及时归档。有的高校甚至耗费人力财力先将电子文件全部转化为纸质文件,再按照旧的操作程序进行归档,严重阻碍了档案信息化建设的开展。二是制度标准不健全,电子档案收集不规范。当前高校教学档案的信息化建设尚处于起步阶段,没有完善的管理制度和统一的技术标准,收集工作分散混乱。有的档案长期滞留在学院系部,容易造成资料丢失;有的档案收集不完整,无法准确反映教学情况;有的档案数字化处理形式各异,影响信息交换和资源共享。三是管理系统不兼容,造成电子档案收集不便。

对此,高校应充分认识教学档案信息化建设的重要作用,积极采取措施做好教学档案的收集工作,为高校教学档案的信息化建设做好资源积累。首先,加强重视,明确责任。在思想上高度重视档案收集工作,从教学管理部门到各学院系所落实专门人员负责教学档案的收集,定期汇总归档。其次,完善制度,统一标准。针对教学档案来源分散、内容繁多等特点,出台相关文件制度,明确教学档案的收集范围、期限、程序等。制定统一标准,要求基层负责人按照规定的数据格式进行档案收集和数字化处理,形成完整的电子档案来源。最后,系统对接,优化整合。聘用专业技术人员对教务系统和档案管理系统进行优化整合,形成相互联系的接口,实现教学档案在教务系统和档案管理系统之间的上传和下载,提高电子档案的收集效率。

2 完善保管教学档案,为信息化建设提供管理保证

档案保管是开展高校教学档案信息化建设的重心。根据电子档案的特性,科学合理地做好档案保管工作是信息化建设的重要任务。当前高校电子教学档案的保管主要存在以下问题:一是经费投入不足,基础设施简陋。高校教学档案的信息化建设需要一定的经费支持来搭建软硬件平台,而不少高校缺乏必要的财力物力投入,导致设备不全,无法满足信息化建设的需求。二是技术支撑落后,数据库系统不完善。档案信息化建设是一项技术密集型工程,需要先进的计算机技术实现对档案信息资源的分类、著录、检索等操作,这也是档案信息能够被充分开发和利用的前提。然而大多数高校目前的档案信息化程度不高,许多档案工作人员对数据存储、压缩、传输、检索等技术知之甚少。档案数据库系统往往规模小、功能少、网络化水平低。三是保障体系不健全,数据安全性差。档案信息化安全包括设备物理安全、数据管理安全和信息网络安全等方面。由于档案信息安全保障体系不完善,极易出现设备故障、病毒危害、恶意攻击和入侵等现象,严重危害高校电子教学档案的信息安全。

对此,高校应克服困难,勇于开拓,寻求各方支持,提高自身技术水平,扎实做好教学档案信息化建设的保管工作。首先,应加强基础设施建设。高校应投入专项资金进行档案信息化建设,配置必要的仪器设备,如进行信息处理的计算机设备、进行数据传输的网络通讯设备、进行数据保存的存储器设备等。定期对设备进行检测维护,对老化和损坏的设备进行及时更换。其次,应加强数据库系统建设。利用现代科技手段,建立通用性强、内容丰富、操作方便的档案数据库系统。该系统不仅应具有良好的人机交互界面,方便用户将各类教学档案信息导入和导出,还应具有实用化的修改、检索、统计等功能。只有建立了功能强大的教学档案数据库,才能对教学档案信息进一步开发利用。最后,应加强安全体系建设。一方面应建立制度保障体系,明确档案数据的安全保密职责、档案使用范围和管理权限,确保档案信息规范管理。另一方面应建立技术保障体系,通过密码设置、访问控制、防火墙、入侵检测等信息安全技术对非法操作进行防御,通过数据备份、系统升级、更新补丁、病毒库检测等措施对数据安全进行维护,切实有效地保障高校教学档案信息化建设的安全。

3 充分利用教学档案,为信息化建设提供服务平台

当前高校教学档案的开发利用程度较低,主要存在以下制约因素:一是工作积极性不高,服务意识不强。很多档案工作人员并未认真思考教学档案的开发利用,工作仅局限于档案的接收和保管,往往是等待利用者上门查阅,而不会主动提供信息服务。二是业务能力有限,开发利用层次低。档案工作人员大多还停留在提供原始纸质档案的层面,缺乏对纸质档案进行数字化处理和加工开发的能力。随着高校近年来的快速发展,教学档案数量急剧增加,内容庞杂,查阅起来费时费力,导致大量有价值的档案信息长期无人问津。三是网络化水平低,信息共享差。大多数高校的档案管理系统为单机版,无法通过网络提供信息服务。由于不能进行远程操作,信息资源共享困难,给档案工作人员和利用者都带来不便。四是管理模式封闭,利用范围狭窄。很多高校的档案管理系统只为本校内部利用,而不对外校和社会开放。这种内向型、封闭式的管理模式不利于教育教学信息传播,也阻碍了高校与外界的交流合作。

对此,高校应解放思想,积极创新,利用档案信息化建设的契机,开发教学档案的价值,扩大教学档案的用武之地。首先,树立服务思想,主动提供咨询。高校应通过加强宣传、提高待遇等手段激发档案工作人员的事业心和使命感,主动研究教学档案信息化建设的新情况和新问题,开拓研究思路,创新服务渠道,更好地解决档案利用者的需求。针对档案利用者在检索、比较、使用过程中可能遇到的问题,提供便捷详细的咨询服务,使其能够快速查阅和使用档案信息资源。其次,加强业务培训,提升服务质量。高校应定期对档案工作人员进行专业培训,提升其业务能力和服务质量。档案工作人员应掌握一定的计算机和网络技术,熟练进行纸质档案的数字化处理和电子档案的分类、著录、检索、传输等操作。深入开发档案信息资源,通过档案信息的筛选、整理和优化形成有针对性的报表,及时反映教育教学工作的成绩和问题,为高校发展和领导决策提供依据。第三,加强网络建设,实现资源共享。将档案管理系统与校园网络相结合,在保障档案信息安全的前提下提供网络服务,可以使档案的查阅和使用不再局限于原始纸质档案,既提高了管理和利用的效率,又避免了原始纸质档案的损坏。最后,加大公开力度,拓宽服务领域。在政策允许范围内提高教学档案信息的公开力度,打造具有高校自身特色的信息平台,展示其教学实践活动、教学成果、学生成绩和就业情况等,发挥教学档案对高校发展和社会进步的推动作用。这样既有利于提升高校的知名度和社会影响,也可以赢得主管部门和社会各界对教学档案信息化建设的支持。

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1008-6633(2011)03-427-02

(2011-02-08 收稿)(王一伊 编辑)