加强医院档案管理工作的几点思考

郗晓钢

(山西省阳泉市第一人民医院党委工作部 山西阳泉 045000)

医院档案管理是医院管理工作中一个重要组成部分,是研究医院发展历史经验的重要参考资料,对提高医院的学术水平、总结技术进步经验,推动医院发展有重要参考价值。当前,随着医疗改革的发展,医院档案管理工作也步入了一个新的阶段。医院档案管理必须适应新形势,不断创新,才能实现医院档案管理的现代化,更好地服务于医院中心工作。

1 档案管理在医院管理中的作用

1.1 档案管理规范化 有利于领导班子作出正确决策、提高医疗技术质量和经济效益,促进医院发展,从而为医院现代化管理打下扎实基础。

1.2 有利于医疗质量与医疗技术的管理 对调整各项技术指标,开展新业务、新技术提供真实、准确、科学的依据。

1.3 有利于医院的设备设施管理 通过对使用性能、使用率的分析,保证医疗设备的利用效果;通过对基建档案的分析,可以保证维修、改造、重建不受影响和损失。

1.4 有利于医学科研成果与医学技术的形成与推广应用 能够促进临床科研与学术活动的开展。

1.5 有利于医院管理决策的科学化 使管理者通过对多年档案信息的整理过程,形成科学决策使档案管理更好地为医院各项工作服务。

2 医院档案管理工作的现状

2.1 档案管理制度不健全,收集效率不高 目前,医院对纳入档案管理的内容没有明确的要求和管理标准和模式,也没有制订统一的立卷归档制度,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。存在医院档案收集效率不高,档案不齐全的现象。

2.2 档案意识不强,利用率较低 存在对档案管理方面的认识较淡薄的现象,认为档案工作可有可无,有些医院领导认为档案管理不重要,只注重医院经济效益,而忽略了历史资料的完整性,导致档案利用率不高。

2.3 档案管理人员业务水平不高 医院只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,尚未将提高档案管理人员的素质纳入计划和要求,大部分档案管理人员知识面较窄、学历偏低,平时他们进修学习的机会不多,缺乏系统的档案知识培训,其综合素质和管理水平跟不上形势的发展。

2.4 档案管理设施不全,现代化管理水平不高 目前医院存在着档案库房不够规范,管理设施不全,设备陈旧、管理技术落后等问题,制约了医院档案管理工作的发展。

3 医院档案管理环境需要创新

3.1 更新观念,实现管理理念现代化 正确的现代化档案管理理念对于档案资源利用和医院信息化全局均具有重要的指导意义。档案事业亟待档案工作者不断学习、不断创新。一方面,档案管理人员必须着眼于现实,不断创新档案管理理念,提高自身素质和工作水平,充分发挥档案资源在管理、创新中的巨大潜能。另一方面,广大医务工作者应提高对医院档案管理的认识,尤其是信息科、医教科、人事科等职能科室的相关人员。

3.2 加强档案硬件建设,促进管理技术现代化 医院应投入必需的基础设施和办公设备,实现自动化管理,提高工作质量和效率。根据档案馆室建设标准,配置档案集中管理所需要的设施、设备;解决保护档案必需的辅助环境,为目标管理工作创造物质条件。同时,选择适合医院档案管理的软件,并在档案工作人员中开展计算机培训,以掌握档案计算机管理运用技术,提高档案现代化管理水平。

4 管理系统创新

4.1 引入国际先进的质量管理体系 医院应按照ISO“八项原则”特别是围绕以“顾客为关注的焦点”与“持续改进”两个基本原则,明确档案管理目标,落实科室和个人责任,将档案室作为医院的一个部门,参与到ISO9000国际质量管理体系的建设中,实现管理程序文件化,定期接受全院内审和外部评审,使档案管理逐步走上正规化、科学化、现代化轨道。

4.2 完善制度,规范管理 要制订和完善医院档案管理实施办法等制度,明确档案工作职责范围及专兼职档案人员岗位责任制;完善医院档案的收集、整理、保密、保管、归档、利用、鉴定、销毁、统计、库房管理、档案的补充修改等项制度,将档案管理工作正式纳入医院工作议事日程,全面系统地纳入规范化、制度化管理的轨道。

4.3 创新管理手段,实现档案网络化管理 医院档案科学化管理,是一项实现医院档案管理工作规范化、科学化、制度化、现代化的高标准系统工程。用计算机管理医院档案方便利用者及时查找、利用和阅读,节省人力、物力和财力,提高工作效率,又可以减少档案的有效占用空间,保存信息方便简单,也提高了保密工作水平。

5 服务工作的创新

5.1 扩大服务范围,充分利用档案资源 医院档案部门要充分应用现代科技技术,多渠道、多途径地开发档案信息资源,将档案管理范围进一步延伸,让更多有重要价值的科室档案纳入归档范围,努力拓展服务领域,多角度、多层次地为医院一线、患者及社会服务。

5.2 创新档案服务方式,提高档案利用价值 在档案工作由传统向现代的转型时期,传统档案服务方式与现代档案服务方式之间是“相辅相依”,正确处理两者间的相互关系有益于档案资源的共享。

5.3 加强现行文件阅览服务 建立现行文件阅览服务中心是最好服务措施之一,是对传统档案馆工作范围的突破,也是今后相当一段时间内档案部门克服档案信息滞后的弱点,推动档案资源共享的有效途径之一。

6 管理队伍素质的提高

档案管理工作的创新,归根到底要依靠“人”来推动。因此,要不断提高档案管理队伍的综合素质。要通过岗位培训学习,提高在职医院档案人员的综合素质和业务技能,切实增强他们解决实际问题的能力。同时,鼓励档案管理人员利用业务时间参加各种继续教育课程的学习,实现医院档案管理现代化,充分发挥医院档案工作的重要作用。