高校人事档案管理工作中的问题及对策

张 珊

任何国家、民族、家庭、个人，都有自己的历史。这个世界上，几乎没有一个国家的人民，会否定和污蔑本民族的历史与文化。很多国家，为了维护自己的历史文化，甚至到了敝帚自珍的变态程度。可以毫不夸张的说，即使百年之前的尿盆马桶，在他们的眼里，也是彰显文明，炫耀历史并值得巡游展览的珍贵文物。更不要说具有民族归属性质的人文理念和哲学思想了，那更是赖以自豪的文化资本。难以想象，一个没有历史的国家和民族何以立足于世界民族之林。而档案正是记录历史的最重要的文献资料，所以，秦末农民起义中，刘邦的军队进了咸阳，将士们纷纷争着去找皇宫的仓库，各人都拣值钱的金银财宝拿，闹得乱哄哄的。只有萧何不希罕这些东西，他先跑到秦朝的丞相府，把有关户口、地图等文书档案都收了起来，保管好。可见档案对于国家和民族的重要性。人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。中国人口众多，人员关系十分复杂，因此，人事档案也是浩如烟海，没有一套科学的管理机制，人事管理工作就会一盘散沙，一团乱麻。因此，人事档案管理工作的重要性不言而喻。本文拟分析当前人事档案管理工作中的实际问题，并提出可行的改革对策，以求正于方家。

一、高校人事档案管理工作存在的主要问题

1.档案意识不强。档案管理工作是一项重要而又枯燥的工作，档案工作者长期在这些故纸堆中抄抄写写，默默无闻地为人事管理机构提供幕后支撑，由于档案的价值具有间接性、内隐性、缓释性特点，看不到明显的经济价值，档案工作者个人的价值也难以体现。在这个实用主义成为普遍时尚的时代，人们关注的是显而易见、立竿见影的效益，档案管理工作以及档案工作者往往被忽视，人们的档案意识和观念渐渐淡漠。在高校，行政人员掌握着各种权力和资源，教学和科研人员是学校的核心队伍，档案管理工作人员长期被边缘化，领导和教职工很少关注人事档案工作。只要当好保管员，守好摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行。甚至档案材料不齐全、遗失、破损现象也时有发生，出生时间不统一、参加工作时间不一致、学历不一致等现象并不鲜见，给工资调级、职称评定、选拔干部、离退休等人事管理工作带来诸多困难和障碍。

2.人员业务不精。由于档案观念和档案意识的淡漠，高校人事档案管理历来很少有专业的档案工作者担纲，档案工作岗位成为高校解决家属配偶工作的自留地，而档案管理人边长期边缘化，地位待遇不高，人心不安，流动性大，导致业务不熟就不足为怪了。许多人事档案管理员没有经过专业的档案知识培训，对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务流程不甚了解，或者知之不多，知之不全，造成档案材料填写不够规范、进档不规范、用材不规范、装订整理不规范等一系列问题。甚至个别档案工作人员责任意识不强，职业道德缺失，为了达到一己之私，私自修改人事档案或伪造人事档案等，严重破坏了档案的真实性和严肃性，给人事工作带来诸多困难，使档案失去客观价值。

3.档案设施不全。由于人事档案是以传统的纸张为主要介质，加强高校人员众多，人事档案份量巨大，对档案的保存有较高的设施和环境要求。现实工作中，有的高校档案管理设施不齐全，甚至没有专用档案室，导致档案不能及时进柜，散乱堆放，凌乱不堪。或者即使有档案室，但空间狭小潮湿，没有通风恒温设备，时间长了，导致档案材料霉变、虫蛀、损毁严重，并对档案管理人员的身心健康造成伤害。也有的高校档案室连必备的切刀、档案夹、装订机、电脑等设备都不齐全，人事档案管理工作的质量就可想而知了。

4.材料归档不齐。高校人员多，且人员流动量大，升迁快，人事档案变化大，人事档案收存管理难度大。但是，由于档案意识不浓，人员不专，业务不精，管理不严，导致人事档案材料缺漏严重。特别是高校引进的高学历、高职称的人才，人事档案几经流动，相当一部分档案材料缺漏，连基本的入党入团、年度考核、学历学位、专业职务晋升、工资变动等人事档案要件都往往有缺漏。

二、改进高校人事档案管理工作的对策

1.提高档案管理人员素质。改进工作的关键在于人，因此，提高高校人事档案管理工作质量的关键在于相应的档案管理工作者。这就要求高校人事档案管理部门要建立一支素质高、专业精、政治上可靠、作风正派、责任心强的档案管理队伍。要保证人事档案工作者的应有待遇，提高他们的地位，重视他们的教育培养，关心他们工作和生活，充分发挥他们的工作积极性和创造性。

2.增强教职工的档案意识。人事档案工作事关教职工的切身利益，因此，要在广大教职工中加强档案宣传力度，增强教职工的档案意识。可适当进行一些档案知识的宣传，使教职工了解档案在工作、生活中的重要作用价值，还可以聘请校内教职工担任兼职档案员，唤起教职工的档案工作的意识。

3.健全档案管理制度。人事档案记录着每个人的历史，事关重大，建立科学的档案管理工作制度十分必要。档案管理工作制度要体现科学性、实践性、合理性，既要遵守普遍规律，又要符合本单位特点和档案管理实际，适应本单位档案管理工作的需要。必须具有可操作性，简便易行，方便实用。人事档案管理制度当然还要有约束机制，既约束领导又约束职工。在制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

4.确保人事档案的完整性。高校教职工流动性大，学历、学位、培训、聘任、专业技术晋升等材料不断增多，在人才流动中，因种种原因，有时难免人事档案没有随着人员流动而相应转移，给档案管理工作带来了困难。档案管理人员在收集档案材料时，要心思细密，严肃负责，特别是接收调入人员的人事档案时，要认真清点，发现材料异常情况时，要及时与外单位联系，尽快追补齐全，确保人事档案的完整性。同时，档案管理人员要主动出击，主动与校内各院系处室联系，定期和不定期收集各种相关材料，保证归档材料齐全完整。

诚然，搞好高校人事档案工作还有很多地方需要去探索，尤其是在信息化时代的今天，如何利用现代信息技术管理传统人事档案，是一个重要的研究课题。在这一新的历史条件下，高校人事档案工作理应紧跟时代的步伐，更新观念，改进管理措施，积极探索科学的人事档案现代管理模式，促进人事工作的和谐，为高校管理层提供决策依据和理论支持。