我国现代企业档案管理工作制度改革

张 惠

随着国民经济高速发展，尤其是社会现代化进程加快，无论是国有还是私人企业向现代企业过渡。现代企业有一个明显特征—建立科学的企业领导体制和组织管理体制，调节所有者、经营者和职工的关系，形成激励和约束相结合的经营管理机制，也就是在企业内部形成现代企业制度。现代企业要增强竞争力，一个重要的途径就是大力开发和利用企业的档案信息资源，从中获取有价值的内容。因此，为适应现代企业转型，十分有必要对我国企业档案管理工作制度进行改革。笔者认为，可从以下几方面采取措施：

一、把握四个基本原则

（一）产权清晰。这里的“产权”指的是企业档案所有权和使用权，企业各个部门的档案所有权和使用权归属清晰。具体而言，通过建立和完善现代企业档案管理工作制度，企业依据其内部各个部门工作的具体内容，有针对性地制定出合适的档案管理工作制度和组建档案管理部门，使部门间的档案能够清楚地区别开来，档案的支配权属于档案的形成部门。

（二）权责明确。现代企业内部必须按照档案管理环节建立完整的档案管理工作机构，包括文件的制作形成、档案管理、监督等部门，要改变以往企业档案管理工作权利不明、责任不清，要么“一元化”领导，缺少监督制约，要么相互扯皮摩擦、内耗过大的状况，企业的档案管理工作机构以对企业的档案进行有效的管理为主要职责，有明确的管理目标，企业档案管理工作相关各部门了解自己的责任和权利。

（三）政企分开。“政企分开”的基本含义是政府行政管理职能、宏观和行业管理职能与企业经营职能分开，这就要求政府能够“放权让利”、“扩大企业自主权”。对于企业的档案，政府应放手让企业内部管理档案，因为企业才是最了解档案的产生和内容，把企业作为企业档案管理工作的核心，尤其是我国的国有企业的档案管理工作的政企分开很重要。

（四）管理科学。企业应按档案自身规律要求，形成适宜的企业档案管理的组织形式和科学的内部档案管理制度，通过企业档案的合理保管和利用，使企业档案管理工作的结构得以优化，从而改变以往企业档案管理条块分割、封闭呆滞，档案得不到有效管理和利用的状况。[1]

二、转变观念，提高认识，推进依法治档

在市场经济不断发展的今天，企业领导者应摒弃计划经济关于企业档案管理的传统思想，转变思想，更新观念，提高对档案工作的认识，认识到档案工作在企业发展中应起的作用：企业如果不注重对档案信息资源进行有效积累、管理和开发利用，企业就会在改革的浪潮中失去方向。要提高企业管理人员的档案意识，通过对《档案法》《档案法实施办法》《企业档案管理规定》的宣传，使企业管理人员认识到档案是企业的财富，是企业宝贵的信息、资源和无形资产，是企业做好各项工作的重要依据，也是企业解决各种纠纷、保障企业合法权益的不可替代的证据，企业档案管理和企业生产经营管理密不可分。

市场经济是法制经济，企业档案工作也要纳入法制轨道，企业管理者应把企业档案工作纳入企业法人的自律性为范围之内。《档案法实施办法》规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依开展。”任何企业都应执行。企业档案管理者应当加强法制观念，时刻以法律的准绳来衡量自身的档案工作，要依据现代企业制度和转型改制的实际情况，积极配合档案行政管理部门制定出适应企业发展需求的管理制度，减少档案制度原则性条款，增加可操作性条款。

三、充分发挥企业主管部门作用，组建新型档案机构

按照国务院机构“除部委一级局有部分直属企业外，一般工业局不再直接管企业，地方的情况也大体如此”的规定，原有企业的专业主管机关职能将发生变化，已很难像以往那样实行按专业集中统一管理档案，对企业档案的管理将转为以“块”为主的管理体制，所以对企业档案工作的管理应大大依靠各级行业部门。一是吸取“条块”结合的历史经验，从中央到地方各级档案行政管理部门与相应各级行业部门实现有机结合，依靠他们从宏观上对企业档案工作提出规范化管理要求。二是档案行政管理部门依靠各部委作为对所属企业档案工作进行宏观调控的一个支撑点，积极做好企业档案工作。

另外，可建立企业档案协会，承担业务指导、经验交流、业务研讨等方面职能，在档案部门或行业部门与企业间起到沟通、交流的作用，及时传达上级有关档案工作的精神，交流、解决档案工作中出现的新问题，加强学术研究、提高理论水平。企业档案协会还可将档案行政管理部门的一些信息转达给会员，将会员的一些建议反映给档案行政管理部门。[2]原来档案工作好的企业，精益求精；原来档案工作一般的企业，对照标准找差距，迎头赶上，登上新台阶；原来档案工作差的企业，组织力量，突击清理。

总之，现代企业档案管理工作制度改革顺应了企业自身的历史发展规律，能给企业带来无穷潜力。现代企业档案管理工作制度改革是一项艰巨工作，十分复杂，也不容易实现，为使改革能更加顺利实现，一定要遵循一定规则。

[1] 徐拥军.论企业档案在企业知识管理中的作用[J].档案学通讯, 2004（3）：63-65.

[2] 刘明慧.现代企业制度概论[M].北京：中国财政经济出版社, 2005：84.