农民工档案管理模式探析＊

李海霞

(烟台职业学院组织人事处，山东烟台264670)

农民工档案管理模式探析＊

李海霞

(烟台职业学院组织人事处，山东烟台264670)

针对当前我国农民工档案管理模式现状以及存在的问题，提出了构建适合我国农民工需要的档案管理体系，以期为农民工档案管理的研究提供可行性的建议。

农民工;农民工档案;管理模式;档案管理体系

农民工群体是促进经济发展的基础力量，也是社会管理的重点与难点。从某种意义上说，对如此庞大的流动人员管理的成败，直接影响着我国社会、经济文化等发展的进程。充分利用好这一巨大的人力资源，对于整个国民经济和社会的发展意义重大。建立适应中国国情的农民工档案管理体系，必然有利于相关部门掌控有效信息，对于加强流动人员管理、促进经济发展，社会进步大有裨益。

一、我国人事档案管理模式现状

当前我国人事档案管理存在传统封闭式管理和社会化开放式管理两种模式。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事档案管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。社会化开放式人事档案管理模式是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关，它包括四个方面基本含义:人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性;人事档案来源的广泛性和内容的复杂性;利用者对人事档案需求的多样性;人事档案管理方式和服务方式的开放性。当前开放与封闭两种模式并存发展，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大;新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在泄密、丢失等问题。其中，社会化开放式管理模式，目前主要适用于流动人员人事档案管理。农民工这一最大流动群体，其人事档案管理，亦应采用社会化开放式管理模式。

二、当前我国农民工档案管理模式

(一)农民工输出地构建档案管理体系

这一模式是指由农民工所在基层行政组织负责农民工档案收集建立工作，我国农村基层组织为村委会，而农民工外出打工以村为起点和落脚点，因此一般由村委会负责本村外出务工者的登记统计，为其建立个人档案。村委会将所收集的农民工档案报乡镇汇总，由乡镇再报县委集中统一保管，并由县政府组织建立本县农民工档案资源库。每逢农忙和春节农民工大量返乡时，再收集信息，并对原有的信息进行更新。黑龙江省己经在这方面探索出了新路子，为830万农民工建立了个人档案。他们的办法是在村里设联络员，了解本村劳动力外出务工情况，乡镇一级设服务站、搜集各村情况，县里建档案资源库和计算机平台，向省里汇总并实行联网。档案一式三份，农民工自己带一份，村里、乡里各存一份。基本上实现了“进城有人接、务工有人管、求助有人帮、异乡也温暖”的跟踪服务。这一做法的优点便于劳务输出地对农民工人员的管理和控制，有利于有组织、有秩序的劳务输出;由政府出面建立农民工档案是政府服务民生职能的体现，保障了资金、人员、技术的投入，可以使农民工档案工作真正落到实处。缺点是农民工档案动态更新比较困难，农民工在外求职工作的真实状态很难掌握。

(二)农民工输入地相关部门构建档案管理体系

其一，由用工单位管理部门建立农民工档案管理系统。农民工由于其流动性、不稳定性极大，一般用人单位都不愿将其档案资料收入自己的人力资源管理部门自行管理。而有些用工数量比较大的单位迫切需要通过农民工档案信息加强管理、维护劳动关系正常进行。因此各行业的管理部门开始建立农民工档案管理系统，专门管理本区域本行业所辖农民工的个人档案。如济南市建管局，在2003年底己为6万民工建立了用工档案，只要鼠标轻点，各种信息全部显现。他们把收集到的民工档案全部录入数据库，收到任何举报都可以找到责任单位，为农民工解除了后顾之忧。

其二，由务工所在地工会构建档案管理系统。2003年9月，中国工会第十四次全国代表大会首次将发展农民工入会写进报告，此后，全国各地工会开始推动农民工加入，有的城市专门成立农民工工会，农民工在自觉自愿的前提下，通过填报个人资料便可加入自己信赖的工会组织。2006年中华全国总工会办公厅制定《建立困难职工档案制度暂行办法》，其中增加了农民工档案一项内容。此后，各地工会纷纷建立农民工档案，并统一录入困难职工档案管理系统进行管理，形成了全国范围内的农民工档案管理网络。

由农民工输入地相关部门建立农民工档案便于输入地流动人员管理;便于用人单位人力资源管理;为维护农民工合法权益提供有利条件。缺点是这种模式对于比较集中、有组织、有正规单位接纳的农民工比较适用，而对于分散式农民工却不大可行，同时可能会因为农民工单位不断变换而造成“弃档”现象发生。

三、我国农民工档案管理应采取的模式

笔者认为，应该采取以劳务输出地为主，劳务输入地为辅的农民工档案建构体系，以实现上述两种模式的优势互补。由农民工输出地负责农民工档案收集、整理、保管与数字化工作;由农民工输入地负责农民工档案数据的动态更新，二者互为补充，良性互动，此举可以有效避免农民工档案的重复建设，同时保持农民工档案的连续性与完整性。为了保证农民工档案建设标准统一、格式规范，同时为了统一的农民工档案信息系统平台构建，农民工档案信息系统建设应由各地的劳保部门统一负责，各地劳保部门应充分利用己有的信息资源和网络优势，根据国家有关部门的数据标准，按照统一的数据格式采集农民工档案信息数据，并依托互联网建立分布式的农民工档案数据库，最终以专门的农民工档案网络信息系统为平台，实现资源共享和查询利用。档案行政部门应尽快出台农民工档案数据模型标准和档案管理制度规范，并做好监督指导工作;政府部门应给予农民工档案工作所需的政策、资金、技术、人才支持;各用人单位、行业管理部门、各级工会应将农民工务工期间形成的档案信息及时反馈给各级劳保部，以保证农民工档案信息资源的新鲜血液。

考虑到农民工群体流动性大的特殊性、以及农民工档案实用性特点，应在全国试行农民工档案信息卡制度。农民工档案管理可以借鉴西方国家经验，将农民工档案制成信息卡由农民工本人携带，一是可以有效避免农民工在携带本人纸质档案时易丢失、损毁的不便;二是方便用人单位对农民工档案的管理和动态更新;三是可以有效规避用人单位补充不实、伪造材料，确保农民工对本人档案的知情权。

无论是农民工档案信息基础数据库的建立，还是农民工档案信息卡的制定，都是一项系统浩大的工程，需要政策制度的支持和国家主管部门的统一领导。我国农民工数量之多、来源之广为世界之最，为其建立个人档案不是一朝一夕所能完成的，需要循序渐进、长远规划。根据我国各地发展情况的不同，农民工档案管理信息系统构建可以先在条件成熟的某些省市进行试点，然后分步骤向全国范围推广，最终构建全国范围的农民工档案管理体系。

［1］朱玉媛．现代人事档案管理［M］．北京:中国档案出版社，2002．

［2］白天亮．830万民工有了就业档案［N］．人民日报，2005－02－25．

［3］济南对民工规范管理6万人被录入“档案”［EB/OL］．http://www．jndaxxw．gov．cn/dabl/bmlf/200405/7427．htm．

［4］叶美珍．浅谈农民工档案的建立与管理［J］．海峡科学，2007，(4)．

［5］宋熙东，杜庆坪．我国农村劳动力个人档案的双重构建［J］．山西档案，2005，(6)．

2011－10－17

李海霞(1974－)，女，山东烟台人，馆员。