新时期高校人事档案管理探析

张云涛

（华中科技大学档案馆，湖北武汉430074）

新时期高校人事档案管理探析

张云涛

（华中科技大学档案馆，湖北武汉430074）

高校人事档案是高校档案的重要组成部分，是高校“知人、用人、管人”的重要依据。现阶段高校人事档案的发展面临不少问题，制约了档案工作的发展。本文从明确档案归属、部门协作配合、培养重视人才、翔实档案内容四个方面，对在新时期提升高校人事档案管理水平问题进行了探讨。

高校人事档案管理工作 问题 推进途径

《档学词典》对人事档案的解释为：“人事档案是专门档案的一种，是人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案。记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理、集中保存。主要有干部档案、工人档案和学生档案三种。”人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现等内容的文件材料，是以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

高校人事档案是高校档案的重要组成部分，是高校“知人、用人、管人”的重要依据。现阶段，高校人事档案工作存在一些问题，制约了高校人事档案工作的发展。

一、高校人事档案工作面临的现实问题

1.高校人事档案归属不明确。高校人事档案按对象分类主要包含教职工档案、学生档案。2008年9月1日开始实施的《高等学校档案管理办法》明确了高等学校应当成立高校档案机构，符合设立档案馆条件的要设立档案馆，否则设立综合档案室。但该办法并没有明确高校人事档案是否应该划归学校档案馆管理。现阶段，我国尚无法规条例明确高校人事档案管理的归属问题，各高校在办学规模、机构设置、档案库房建设等方面存在差异，高校人事档案管理模式也不尽相同，目前主要有以下三种管理模式并存：（1）教职工档案归口人事部门管理，学生档案归口学生职能部门管理；（2）教职工档案归口档案部门管理，学生档案归口学生职能部门管理；（3）教职工档案、学生档案均归口档案部门管理。前两种模式，高校人事档案未集中在档案部门管理，给档案工作的发展带来了诸多问题。一方面，相关职能部门不具备管理档案的硬件条件，一般都没有配备适宜档案保管的密集柜、除湿机等，无法保证档案的安全性、保密性、完好性。另一方面，这些管理机构一般没有配备专职的档案管理人员，很多是由人事干事、辅导员、教务员兼职管理档案。这些兼职档案工作人员由于精力有限、档案意识不强、档案业务水平有限，使得档案管理工作跟不上高校发展的步伐。

2.相关部门之间缺乏协作。这类问题主要存在于上文提到的第三类模式，教职工档案、学生档案均归口档案部门管理的情况。教职工档案的形成、整理、收集、移交需要人事、组织、纪检、监察、审计、统战等部门，学校各院系的支持配合。学生档案工作也需要学生处、研究生院、成教院、教务处、组织部、各院系的大力支持。而由于档案工作是学校的一项基础性工作，不直接产生物质财富，短期内的社会效益也不明显，许多高校上至领导，下至各职能部门、院系对人事档案工作重视不够，影响了人事档案工作的正常开展。具体表现为：（1）材料形成不规范。档案材料中显示的年龄、工龄前后不统一，部分档案中“年龄越填越小，工作时间越填越早”。档案用纸不规格，档案材料统一要使用16开办公用纸，由于相关部门缺乏必要的宣传和告知，一些教职工在打印考核表、履历表时采用的是A4办公用纸，给档案的整理装订带来不便。部分考核、鉴定表格在应填写组织意见处空白，应加盖人事部门公章处空白［1］。（2）归档不及时。相关部门缺乏归档意识，已形成的任免材料、工资材料、职称评定材料、学籍材料、奖惩材料等未及时归入人事档案中，滞留在材料形成单位，相关岗位经历人事变动或是办公地点更换后，材料不知去向，造成了材料的遗失。

3.档案管理人员素质有待提高。目前档案管理队伍老龄化严重，结构不合理，老同志退休，年轻的专业人才引进不进来；档案管理人员专业素养偏低；档案管理人员的福利待遇在高校众多部门中偏低，留不住人才，队伍不稳定；还有部分档案管理人员对自身要求不严格，轻视档案工作，缺乏责任感，缺乏创新意识和开拓精神，在使用新方法、新技术管理档案方面有很大的欠缺。

4.档案内容陈旧，实用性不强。1991年发布的《干部档案工作条例》将档案内容划分为十大类：履历材料，自传材料，鉴定、考核、考察材料，学历、评聘专业技术职务材料，政审材料，党团材料，奖励材料，处分材料，工资、任免、出国等材料，其他可供组织参考的有保存价值的材料。现阶段高校教职工人事档案仍停留对以上十项内容的陈列上，而对教职工业务素质提升的证明材料，反映教职工依法应享有的各种工资福利待遇和其他社会保障权益的等级和变动证明材料很匮乏。现阶段，高校学生就业工作已从计划经济下的“统包统分”转向市场经济下的“市场导向、政府调控、学校推荐、学生与用人单位双向选择”的就业机制，而高校学生人事档案却没有跟上时代发展的步伐，仍沿袭着计划经济时代的旧模式，过多强调思想政治表现，档案内容的收集多侧重于入团、入党材料及政治方面的奖惩等，忽视素质教育成果的展示，缺乏实践活动、科技创新、心理健康、性格测试等方面的记录。教职工、学生人事档案内容的陈旧，在新形势下对保障教职工权益、服务学生就业等方面都产生了消极的影响。

二、推进高校人事档案工作的途径

1.明确档案归属。将教职工人事档案、学生人事档案均归口至档案部门进行管理。将人事档案纳入档案馆集中管理，一方面，可以集中人力、财力、物力，统筹安排，避免低级的、重复的建设，集中力量加快推进高校档案建设，另一方面，在硬件设施、人员配备上更能保证人事档案的安全性、保密性、完好性。但是将人事档案纳入档案馆集中管理，并不是一纸指令就可以实现的，它需要高校结合自身特点，通盘考虑，做好前期准备，准备工作包括保障库房和办公用房，改善各类硬件设备，配备人员，制定内部制度和长远规划，等等［2］。

2.部门协作配合。首先在人力上予以保障，在主管档案工作的校领导的重视下，人事、组织、纪检、监察、审计、统战等部门应有一名负责人分管人事档案工作；各院系，各单位应有一名党总支负责人分管人事档案工作，并视情况配备与人事档案相适应的工作人员，负责本部门人事档案材料的收集、整理、归档和移交工作。其次在制度层面予以保障。高校应结合自身特点制定教职工、学生人事档案管理条例，将各单位的人事档案工作纳入学校对该单位年度考核的范畴，对人事档案工作成绩突出的单位个人给予表彰，对人事档案工作不合格的单位也应提出批评，促进其改进。最后档案部门对协作单位应采取“请进来，走出去”多样式的交流方式，促进职能部门对档案工作的理解，争取支持。“请进来”是指面向高校各部门、院系的兼职档案员定期举办档案工作培训，年度优秀兼职档案单位、个人表彰等；“走出去”是指档案工作人员深入各部门、院系指导人事档案工作，增强教职工、学生对人事档案的认识和了解。

3.培养重视人才。高校应重视档案的基础工作，在档案馆人才引进、人员编制、福利待遇方面给与相应的支持，重视人才。同时加强对档案管理人员的培训，培养人才。首先，加强行业道德培训。人事档案管理工作是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，对其从业人员提出了很高的要求。倡导档案管理人员学习刘义权同志爱岗敬业、忠诚事业、轻索取、重奉献的工作态度和高尚情怀，提高行业道德修养。同时加强档案管理人员专业素质的培训，组织学习档案的各项制度法规，加强行业内的交流沟通。其次，加强计算机知识和人事管理系统软件知识的培训，提高档案管理人员利用现代化管理手段的能力，提升服务质量。只有具备高度责任心、掌握档案专业知识、熟练运用计算机应用技术的复合型人才，才能保障高校人事档案工作顺利高效地开展。

4.翔实档案内容。调整和丰富高校教职工、学生人事档案的归档内容和范围。针对现阶段高校人事管理的新发展，建议将教职工人事档案在原有的十大类的基础上加入以下内容的材料：（1）反映教职工个人素质提升和工作业绩的材料，如各种业务培训、留学访学、学历提升、科研成果的证明材料；（2）反映教职工与学校之间关系变动的材料，如各种聘用合同、劳动合同、合作协议和解聘、辞退、岗位变动等相关材料；（3）反映教职工依法应享有的各种福利待遇和其他社会保障权益的等级和变动材料［3］。建议在高校学生档案原有的内容基础上拓展以下领域的材料：（1）在校期间获得的奖励，通过的各类资格考试、等级考试的相关证明材料；（2）学习期间开展的心理测评、性格测试的测评结果；（3）学生参与社会实践和科技创新活动的表现和取得的成果。通过翔实档案内容，使得高校人事档案更好地为保障教职工权益、促进学生就业服务。

［1］李君.浅谈高校人事档案管理存在的问题及对策［J］.学理论，2010，（3）：195-196.

［2］霍红梅.谈高校人事类档案的归属［J］.中国档案，2010，（6）：60-61.

［3］胡映君.高校人事档案管理发展去向探讨［J］.兰台世界，2010，（24）：37-38.