加强公共图书馆干部人事档案管理之我见——以辽宁省图书馆干部档案整理工作为例

姜欣

（辽宁省图书馆，辽宁 沈阳 110015）

姜 欣 女，1972年生。本科学历，馆员。

干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是人才信息的重要载体，是全面考察了解和正确选择使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

公共图书馆干部人事档案是干部人事档案的一种，主要记录和反映公共图书馆工作人员的个体工作、生活经历、学术水平、专业技能、工作业绩以及奖惩情况。

笔者在辽宁省图书馆负责干部人事档案管理工作，近期接受了辽宁省文化厅为期一个月的干部人事档案整理培训，随后又对本馆干部人事档案进行了全面整理。在此过程中，对公共图书馆干部人事档案管理工作多有感触，特撰此文，冀与同行交流分享。

1 干部人事档案重要且神秘

提到干部人事档案，大多数人的第一反应是重要，第二感觉是神秘。但干部人事档案如何重要、为何神秘，却语焉不详。笔者认为干部人事档案一是考察、了解干部的重要依据；二是维护干部合法权益的可靠凭证；三是人才资源的信息库；四是研究组织工作规律的重要资料。简而言之，既关系到干部的前途和命运，又关系到干部的利益与名誉，其重要性不言而喻。正是由于干部人事档案的重要性，所有单位对干部人事档案的管理非常严格，主要体现在只对特定人员开放，其他人等根本无缘识见庐山真面目，故而形成了干部人事档案的神秘感。辽宁省图书馆共有干部人事档案369卷，其中在职档案245卷，离退休档案124卷。在档案管理工作中，由身为共产党员的专职档案人员进行档案管理，并只对口服务人事科科长及具体负责劳资的工作人员，其他人一律不得借阅。

2 干部人事档案管理水平普遍不高

虽然干部人事档案非常重要，但据笔者了解，各单位干部人事档案管理的水平普遍不高，主要表现：一是档案管理的现代化水平低；二是对档案管理的理论研究少之又少；三是档案管理开发利用率低。这看上去与档案管理的重要性相矛盾，但经过分析和思考，其中的道理不难理解：正是因为干部人事档案重要，所以各单位注重加强干部人事档案管理的保密和存储，对于干部人事档案的利用严格限制，由此造成干部人事档案利用率很低，在这种情形下，提升其管理水平似无必要。本馆干部人事档案管理硬件设施较好，配备了专门的库房、密集架和计算机，同时制定了收集、归档、转递、查阅等项工作严格的登记制度，做到涉及每个人的每一份材料都登记上册，有据可查。但与其他文书档案相比，干部人事档案的管理水平尚有相当大的差距，计算机等现代化管理工具在干部人事档案管理中很少使用，最多只是利用WORD进行简单档案目录的编辑打印和个人资料目录的检索，没有使用干部人事档案电子信息化管理系统，档案的查阅仍采用传统的手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这种管理方式操作起来费时、费力、效率低，与图书馆整体事业发展的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

3 干部人事档案管理的不足之处

在整理干部人事档案的过程中，笔者总结出干部人事档案管理中存在共性的一些不足之处。

3.1 管理方法落后，手段陈旧

干部人事档案管理以手工操作为主，基本上停留在靠手工管理、人工检索的比较原始的水平，工作量大，效率低，准确性难以保证。管理人员常年致力于材料的收集、整理、剪裁、装订等大量简单、机械的重复工作。尽管档案案卷制作整齐美观，但大多数材料还是靠手工填写、拆装，基本设备是切纸刀、打孔机等，计算机只是用来简单的打字录入，缺乏与之相配套的人事档案管理系统软件。

3.2 以传统的纸张为主要记录媒介

不易保存，检索较慢，利用效率低，占用空间多，储存成本高，并且管理人员的工作量大。

3.3 档案材料收集不及时，不完整

档案材料的收集工作在本馆主要通过职工个人的补充、档案工作者的催交和每名职工每年新的工作内容所产生的档案材料来完成。一些部门或个别干部职工无意识或延迟将手中的档案交给档案管理人员，造成归档材料遗失、缺损等情况，给档案管理和干部晋职、任免时人事资料的查阅造成很大困难。

3.4 材料规格设置存在随意性，档案用纸规格不一

干部人事档案管理规定材料须统一使用16开规格的办公用纸，但近几年来，公共图书馆《专业技术职称资格评定表》、《聘用合同书》等大部分都为A4用纸，各种档案材料大于或小于16开规格用纸较为普遍，给整理立卷工作带来了麻烦，影响了人事档案案卷的美观度。

3.5 收集到的材料存在信息失真现象

干部人事档案因为关系到个人职务、职称的晋升、工资待遇、福利等切身利益，出于提职、升迁等方面的原因，个人填报的档案材料中包含很多不实信息。并且有的材料分类不准确，不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却未及时归档。

3.6 档案材料内容填写不规范

主要表现：一是档案材料内容填写前后不一致，例如整理本馆干部人事档案材料时发现，个人年龄记载多样，有的材料按阳历填写，而有的材料又按阴历填写，个人出生年月有的记载前后不一致，这就会造成在个人退休时间上引起争议。二是档案材料内容不全，有的个人年度考核登记表考核、鉴定、组织出具的干部主要表现等材料填写敷衍了事，无签名、无单位盖章。三是文字书写不规范，使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等，不符合干部人事档案管理规定，无法律效力。

4 提高干部人事档案管理水平的建议

针对在整理干部人事档案工作中发现的不足，笔者结合目前的工作实际，提出以下改进干部人事档案管理工作的建议。

4.1 完善制度，规范行为

加强图书馆人员档案管理是一个系统工程，必须按照有关法律法规的要求，并结合单位实际，制定相对应的可行性规章制度和有关提供服务的具体程序，做到有法可依，有章可循，使干部档案管理工作制度化、规范化。例如干部档案材料的收集归档制度、主动送交制度、定期检查索要制度、材料收集登记制度等，保证档案管理的主动及时、全面准确、保质保量、安全保密。

4.2 加强人事档案材料收集、整理、审查、鉴别和补充

要通过“重点收集与普通收集相结合”，“集中收集和经常收集相结合”，“定向、定时、定内容收集”，“主动上门收集”，“补充收集”等多元的收集方式，不断充实材料，同时还要遵循《干部档案工作条例》规定对收集到的材料按标准化的要求进行整理，然后要对拟进档的材料设置科学、合理的鉴别程序，保证人事档案内容既真实可靠、新颖实用，又能及时反映现实状况，为推动现代化管理奠定良好的基础。本馆在整理干部人事档案工作过程中，首先对在职人员245卷干部档案内容进行详细登记，并对每卷材料内的每份材料进行登记和题名录入，完成了全馆在职人员万余条的目录录入。其次对照《干部人事档案材料收集归档规定》和《干部档案工作整理细则》等有关规定要求，完善档案材料内容，不断补充收集档案材料。第三，合理完善归档材料内容，该归档的及时归档，该剔出的剔出，缺少的材料及时追查补齐，对档案内容填写缺失的，提出补充要求，限定补充时间，使材料及时补充。第四，按标准对档案材料进行合理技术加工，拆除档案材料的金属物，对大于或小于16开规格材料或破损、卷脚、褶皱及字迹不符合归档要求的材料，进行剪裁、折叠、裱糊、压平、清洁，保证无脱页和漏装，无粘连、无缺损文字内容，保护档案材料历史原貌。

4.3 增强档案管理工作的主动性

档案材料的形成有规律可循，一定的时间形成一定的材料，相当数量的材料是按一定的时间规律形成和产生的，档案管理人员一是要研究和掌握材料形成规律，把握收集工作的主动权。例如：本馆每年年底都要对干部一年来的工作进行考核，形成年度考核表。还有每逢重大节日及“三八”、“五一”和每年年底文化厅就各厅直系统进行先进工作者考核或表奖，或各级政府的表奖，这些工作必然形成各种审批表或事迹材料。档案管理人员要及时按规律催要收集这些材料，避免档案材料散失和不齐全问题。二是要主动建设这些规律性材料的整理、加工、归类、保存等工作流程，使相关工作按规范化的要求进行。

4.4 大力加强干部人事档案信息的数字化转化工作

干部人事档案信息化就是利用数字化技术将其他形式存储的信息资源转化为计算机可识别的二进制代码形式，便于档案管理和使用者借助计算机技术和网络环境实现对人事档案信息资源的有效管理和利用，为干部人事档案管理摆脱库房式管理模式，实现现代化的干部人事档案管理模式奠定基础。具体包括：一是纸质型档案向电子化档案转变，即对纸质人事档案通过扫描进行图像处理，OCR识别，压缩转换成数字文献，通过系统文档转换工具，合成具有完整信息的通用格式数据，完成由纸质载体保存到数字信息存储的转换，从而将纸质载体信息变成可供计算机检索利用的数字资源。这项工作为实现人力资源信息的网络化、信息化管理打下坚实基础。二是建立人事档案信息通用数据库，实施干部人事档案的计算机化管理。科学合理地建设人事档案信息数据库，充分利用计算机数字化的复制储存功能，把干部人事档案的电子化档案存储到磁盘等存储设备上，通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用，提高档案管理效率。通过纸质档案转化而成的电子化数据库应包括：档案资料的图片库，包括个人免冠照片、身份证件、业绩成果图片；个人信息库，即干部档案的10大类项：履历、自传、学历、职称、党团、工资等信息。这样的数据库建成后，查看档案只要查阅信息库即可，而不必动用纸质档案。由此可见，干部人事档案信息的数字化转化的意义在于：一是有利于人事档案纸质载体的保护，二是将大大提高档案服务的效率，三是减少了档案管理人员的工作量。

4.5 积极探索与自动化办公系统的对接

随着办公自动化的发展，许多单位已采用办公自动化系统，职工的年度考核、干部任免等事项，已实现在办公自动化系统进行流转，领导的审查与签批，可以通过OA办公系统全程跟踪管理，实现相关电子文件的原始性、真实性、凭证性。利用电子计算机高效率的信息处理功能，通过通用接口与自动化办公系统的无缝连接，将相关数据接转入人事档案管理系统软件，可以在更高水平上解决干部人事档案材料的真实性、全面性、可靠性和处理程序的高效性。从本馆的情况看，可以采用清华同方TPI信息资源建设与管理系统对接。TPI是专业的文档管理系统，它能提供全文检索、文档统一转换文档分类管理等功能，实现对文本、图像、音频、视频等各种类型资源的管理，可以广泛应用于数字图书馆特色库建设、数字档案馆建设和各种类型的文档管理系统。本馆可以利用TPI系统建设干部人事档案两大类数据库：一是人事信息库，主要包括个人履历、学习简历、工作经历、工资变化、职称晋升、职务任免等个人基本情况；二是学术成果信息库，包括本人有关的学术专著、学术论文、科研立项文本资料及本人在工作期间的学术讲座、读者活动、课题立项研究等照片、音频、视频等多媒体材料。

4.6 重视干部人事档案信息的开发与利用

干部人事档案除被动利用外，还具有主动开发利用价值。结合本单位的性质与任务，可对干部人事档案信息资源进行针对性的管理和利用。通过由工资、学历、职称、年龄结构、政治面貌、业绩展示、个人素质、培训奖惩情况等不同信息形成的特色的数据库，不仅可以方便查考利用，还可以为机构人员的匹配、人事的调整与任免提供重要参考依据。近几年来，本馆在干部人事档案工作实践中不断摸索，对干部档案潜在的、隐含静止的信息资源进行开发并出版了《辽宁省图书馆六十年》，这部书中的机构人事篇以文字和表格形式，将干部个体信息变为整体集中信息工具，收录了1948年建馆以来，本馆干部职工来馆、离馆时间、学历情况、中层干部任免、奖励荣誉、学术成果等内容，反映出建馆以来每一时期的工作方向和具体工作者的工作经历及成就，为本馆今后能够更有效率地加强业务建设和干部队伍建设提供了准确、详实的信息参考资料。

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