利用EXCEL解决期刊邮发代号变形及排序问题

郑金婷

（安阳师范学院图书馆，河南 安阳 455000）

随着计算机技术的不断发展，各图书馆在日常业务管理中均采用不同的图书馆管理系统，实现对图书和期刊的自动化管理，即图书与期刊的订购、登到、装订、典藏和流通等业务管理均可在管理系统中完成。打印订购、登到、入库等各种清单成为日常工作之一。由于各图书馆的管理模式不尽相同，从管理系统中得到的清单格式和内容不一定符合各图书馆的实际需求，这就需要管理人员充分利用EXCEL的强大功能，将数据整理成符合要求的格式进行打印。笔者就这一问题谈谈自己的看法。

1 Excel在图书馆期刊管理中的应用

办公系统Offic中的Excel是功能强大、应用广泛的大众常用办公软件，它具有强大的行、列的增、删、移动和复制能力以及列的分列与合并功能,并具有多种运算、排序、分类汇总、图形分析、自动填充等功能，有较强的兼容性，能够与多种软件进行数据交换和共享。所以，不少应用程序所设计的数据库在清单打印时均给出了以Excel文件形式保存的选择，使用者可根据自己的意愿方便地运用Excel对文件进行编辑或数据加工处理。

安阳师范学院图书馆对期刊实行统一订购、登到及配送，在工作过程中，经常需要按部门打印订购表、现刊登到表、现刊排架表等表单，由于管理系统中的格式不能满足实际工作需要，管理人员将各种表单从系统中以文本文件的格式导出，再利用EXCEL进行整理打印，运用期刊子系统与Excel共同管理期刊，使它们能够相互补充、相互配合，更有利于对期刊进行有效的、规范的量化管理，增加文献信息揭示的深度与广度。

Excel在处理期刊订单等业务工作中有着其他软件不可替代的作用。订购表、现刊登到表、现刊排架表等各种表格内容均可以Excel表格的形式另存出来，并根据不同的需求，选择恰当的关键词排序，增加或减少行、列等数据，制作成符合要求的各种表格，并可以方便、快捷地进行期刊种数及价格等的计算。在各个检索结果页面，只需轻松地点击一下“另存为”按钮，系统就会自动将检索结果另存为Excel表格文件。一般情况下，这种另存功能非常实用，但对于一些特殊的数据，Excel的作用却不尽如人意，比如在数据处理时带来的邮发代号变形问题。

2 数据转换时邮发代号的变形问题

中文期刊的邮发代号（也称为订购号）在期刊订购及现刊管理中起着很重要的作用。我们从邮发代号就可知道期刊的出版地。它的形式是A-B，其中A是地区代号，其值：1≤A≤84；B是该地区期刊的种次号，其值：1≤B<1000。所以当期刊数据由数据库文件转换成Excel文件后，部分邮发代号将自动变成“某月某日”或“某月某年”的形式。这是由于Excel在将数据库文件转换成Excel文件时自动将形式为a-b、b-a（当a≤12；b≤31时）的数据都变成了“a月b日”；并且将cd、d-c（当 31≤c≤99；1≤d≤12时）都变成了“d（英文月）-c（年）”。例如：期刊《作家杂志》的邮发代号是12-1，数据转换后其邮发代号变成了“12月1日”，且当光标移到此单元格时，编辑栏中显示的是“2010-12-1”（年份为当年的年号）。期刊《厦门大学学报》的邮发代号是34-7，转换后邮发代号处变成了“Jul-34”，且当光标移到此单元格处时，编辑栏中显示的是“1934-7-1”。也就是说只要这个邮发代号能对应上某年某月或某月某日，Excel都会将它自动识别成日期（见表1），这样的自动转换在期刊的订购及管理中是很容易引起混乱的。

表1 日期格式的订购刊号

3 修改变形代号的方法

新建Excel文件时，可以先设定某一区域的数据格式，如设定邮发代号一列为文本格式，录入“12-1”和“42-8”数据时不会发生变化。但对于自动转换的Excel表格数据中，部分邮发代号已被系统自动识别为日期类型，如再将邮发代号的数据格式设为文本格式，即会出现错误的信息。比如《作家杂志》的邮发代号是12-1和《厦门大学学报》的邮发代号是34-7，虽然不再是“12月 1日”和“Jul-34”，却变成了“40513”和“12601”（见表1）。这种简单用另存为功能将数据批量转换成Excel表格文件的方式显然达不到要求。如何将已成为日期类型的邮发代号变为正确的形式，主要有以下几种方法：

方法一：选中错误邮发代号所在单元格，将光标放在编辑栏的最前面，在半角状态下加入单引符号“’”，使这个邮发代号变成文本形式并删除这个日期中多余部分，使其变成正确的邮发代号形式。按回车或光标移开后，这个代号与其他正确显示的代号无异。操作时一定要加上“’”号，否则光标移开后这个代号就又变回日期形式。

方法二：利用Ctrl键和鼠标左键对所有“a月b日”的单元格进行选择，击鼠标右键在下拉式菜单中点击“设置单元格格式”，在“数字”设置栏中选择“日期”，显示“类型”为“3-14”，则所有“a月b日”的日期形式均变为a-b的日期形式（见图1）。虽然这种数据仍然是日期类型，但显示形式与其他代号形式一样。也可用该方法将其中一个变形为“a月b日”的单元格数据的格式定义后，再用格式刷修改其他变形数据。即修改完一个数据的格式后（光标不要移开），双击格式刷，再逐个点击其他需做同样修改的单元格，所有这种形式的数据就全部被修改。但这种方法并不适合所有“a月b日”形式的数据，因a-b和 b-a（当 a<12；b≤31时）都变形为a月b日，如果只机械地按照上述修改方法修改这个代号，未必就是正确的邮发代号，如期刊《山东文学》的邮发代号是24-3，数据另存为Excel后变成“3月24日”，简单用上面的方法将其邮发代号变为3-24，显然是不正确的。因此在使用该方法时要根据具体情况来修改，必要时方法一和方法二应灵活运用。

图1 设置单元格格式

方法三：以上两种方法虽然很实用，但实际操作起来非常麻烦，需要手动逐个进行修改，当数据量非常大时，该方法便不可取。笔者根据多年的工作经验，结合期刊子系统的实际功能，针对邮发代号在Excel表格中变形的问题，摸索出一种更加方便快捷的方法，即：先将检索结果另存为txt文件，然后再在Excel程序中打开这个txt文件，在打开的过程中分隔符号选择为“Tab键”，连续点击两次“下一步”之后，在定义列数据格式页面，将邮发代号所在列定义为“文本”格式，然后点击“完成”即可得到邮发代号正确的Excel文件，详见图2和图3。

图2 文本导入步骤二

图3 文本导入步骤三

4 邮发代号的排序问题

在许多有关期刊的表格数据中，人们比较习惯按邮发代号进行排序，这样会遇到一个比较常见的问题，因为邮发代号所在列的属性是文本格式，在对其进行排序时，系统会自动按照每一位阿拉伯数字的先后顺序进行排序，而不是按照“-”后的数值大小来排序，结果导致排序不能完全符合工作要求，例如2-2不排到2-1后，而是排到2-199后面，为此，常常需手动将后面的数据剪切粘贴到前面正确的位置，该方法虽然可行，但操作繁琐、不科学。笔者经过对Excel功能进行仔细研究分析，发现可以充分利用Excel的分列功能，将“ab”所在列利用字符“-”分列，然后把“a”所在列作为主要关键字，“b”所在列作为次要关键字进行排序，再插入一空白列，使其内容全部被字符“-”替换，利用函数CONCATENATE进行列合并，具体公式为“=CONCATENATE（A1，B1，C1）”，其中A1、B1、C1 分别代表“a”、“-”和“b”所在列的第一个单元格，点击“确定”后结果即又变成“a-b”，同时选中该单元格，单元格右下角出现黑十字后，点击鼠标左键向下拉直到最后一行，使该行的每一单元都按相同的公式操作，然后再将合并的列复制粘贴到空白列。需要注意的是，粘贴时一定要选择性粘贴，要选择“数值”而非系统默认的“全部”，即只复制数值，而不复制格式，最后把不需要的列进行删除，如果不将合并成的列进行选择性粘贴，删除不需要的列以后，合并结果变为“#REF!”，且当光标移到此单元格处时，编辑栏中显示的是“=CONCATENATE（#REF!，#REF!，#REF!）”，说明该函数所用参数发生错误。因此一定要将合并的结果选择性粘贴出来。

以上问题的解决过程叙述繁琐，但对于电脑操作比较熟练的工作人员来说，操作起来非常方便快捷，在短时间内就可以完成，因此，该方法对于解决此类问题，具有很好的借鉴意义。

[1]杜茂康.Excel与数据处理.北京：电子工业出版社，2005：25-30.

[2]吕丽.期刊邮发代号在Excel数据转换中的问题及处理方法.科技情报开发与经济，2008（25）：40.

[3]马新文.Excel在图书馆管理中的应用[J].农业图书情报学刊，2005（7）：129-130.

[4]俞学琴.Excel在高校图书馆现刊开架管理中的应用[J].宁夏社会科学，2004（6）：126-128.

[5]郑金婷.Excel在图书排架工作中的应用[J].情报探索，2009（5）：97.