基于控制理论的图书磁条改造工作

刘振义

（辽宁工业大学图书馆，辽宁 锦州 121001）

1 引言

辽宁工业大学图书馆现馆舍面积仅为9600平方米，已远远不能满足16000名在校学生使用，学校决定在原馆旁建设新馆，新馆建筑面积为36793平方米，将于2011年8月竣工。为了配合新馆的大流通管理模式，要对正在流通的40多万册馆藏图书进行磁条改造工作，把图书中的永久磁条更换成可充消的复合型磁条。经过图书馆的充分论证，提出招标外包和自己改造两种方案，学校最终决定由图书馆自己动手，进行图书磁条改造。

图书磁条改造工作是一项复杂的工程，馆情不同，因馆而异，一般都采取由经验和设备丰富的专业公司承包的外包方式，自己动手改造则没有多少现成的经验可供借鉴和参考，进行此项工作无异于白手起家，从零开始。在图书磁条改造工作中运用和借鉴控制理论，可以使此项工作组织更科学、更富有效率。从着手准备到工作完成，控制理论把工作全程分为3个阶段，即前馈控制、过程控制和反馈控制。在图书改造工作中，前馈控制就是对图书改造各项准备工作的管理，过程控制就是对改造过程进行管理，反馈控制就是对改造后的使用进行管理。

2 图书磁条改造的前馈控制

前馈控制实际上就是对图书磁条改造前各项准备工作的管理与控制。准备工作越细、越充分，后续工作就越容易进行，操作起来就越得心应手，即使出现问题也有解决的预案和方法。

2.1 组织机构控制

图书馆要成立图书磁条改造工作领导小组，对图书改造工作进行领导和指导。由馆长任组长，副馆长任副组长，成员由各部主任、副主任组成。在图书磁条改造工作正式开始前，领导小组要多次召开会议，可以就某一个专题商讨图书改造工作的具体部署，完善组织工作，特别是细节工作要统筹兼顾、考虑周全。对重点工作环节如取书检验、工作中检验、回库检验、质量综合验收等实行专人负责制。另外，还要充分发挥全体馆员的主观能动性，鼓励他们积极为图书改造工作献计献策。

2.2 工作原则控制

实行部分书库闭馆原则。为保证广大师生正常借阅，不进行全馆封闭，实行分库分期改造，根据各库房藏书情况及教学需求情况，确定磁条改造的先后顺序，以及每个库房改造工作的大致开始和结束时间，这样做尽量不影响师生借阅需求。改造哪个书库就封闭哪个书库，要提前通知广大师生相关书库的闭馆时间，鼓励师生多借书，延长借阅时间，超过期限不罚，特殊借阅特殊申请等。改造完成后的开放时间视具体情况而定，提前完成就提前开馆，滞后完成就推迟开馆。

馆员工作时间自由支配原则。上班时间不受早八晚五的限制，馆员在做好本职工作交接的前提下，自行决定什么时间改造图书，只要在规定时间之前保质保量完成即可。

封闭书库与改造工作地点分开原则。此举是为了避免已改造与未改造的图书混淆，避免统计不准确，避免人多手杂，导致图书丢失、错架等问题发生；指定专人管理库房钥匙，便于查验和监控，减少不必要的损失。

责任时效延长原则。本次图书磁条改造工作完成了，并不等于说此项工作就彻底完事大吉，而是要经得起新建馆的大流通管理模式检验。在未来图书借阅过程中，改造完毕的图书在新馆使用时如果出现消磁后仍报警等问题，依据章号仍由最初改造者负责到底，包括向师生赔礼道歉、重新更换磁条等，此类问题若多次发生则属于情节严重，要追加经济处罚等。

还回图书由相关书库馆员改造原则。闭馆前借出、在重新开馆后又还回来的图书，由本书库工作人员在不影响正常借阅工作的前提下进行图书磁条改造，相关工作程序不变。

安全工作原则。图书磁条改造使用的仪器设备需要电源，要特别注意用电安全。电源配备要能保证各种仪器设备同时工作时的最大荷载；无人工作时仪器设备要彻底断电；废磁条要装入指定容器中，不能随意丢弃，防止进入电源插座内引起短路；工作空间内杜绝吸烟；要防患于未然，防止发生火灾，保证员工生命和图书资产安全。要指定专人负责检查安全工作。

适当补贴原则。鉴于图书磁条改造工作比较辛苦，且带有一定体力劳动性质，图书馆向学校申请图书改造劳务费，根据学校财力状况，按每本两角钱标准计算，鼓励和调动馆员参与的积极性。

2.3 参与人员控制

要响应学校号召，进行全馆动员，自己动手做好图书磁条改造工作。因为图书磁条改造是一项耗费体力的工作，下架、搬书、推车、翻书、上架等环节都需要一定的体力支撑，加之此项工作持续周期长，并不是所有人都能胜任的。对那些身体状况差的馆员，本着自愿参加原则，依据自身实际情况，能做多少就做多少，不做图书改造定量要求。对能正常进行此项工作的职工进行登记编号，并发给相应章号。为加快图书磁条改造工作进度，力争在新馆投入使用前完成此项工作，馆内职工可以发动亲朋好友参与，但只能以该职工的名义，使用该职工的章号，出了问题由该职工负全责。

2.4 工作进度及工作量控制

根据需要改造图书总册数及参与工作的馆员人数，确定每人应完成的工作量，规定工作最终完成时间，具体工作时间自行选择，每天完成的数量自己决定，给予充分的自主权。以本校图书馆为例，根据图书数量确定每人完成8000册左右，根据部门业务分工及工作侧重点不同，指定部分馆员专职进行图书磁条改造工作，因此他们还要另外再完成大约8000册的工作量。

2.5 工作地点控制

图书馆是高校师生学习和工作的场所，需要有一个相对安静的环境，而在进行图书改造时不可避免地会产生一些如推车、翻书等噪音，如何把不利的影响降到最低，是图书改造工作不得不考虑的问题。假期时学生和教师都放假，当然就不会有这样的问题存在，可以选择在同楼层阅览室里进行相关工作。而非假期时，就要选择远离阅览室的空间进行工作，比如书库外侧的走廊、会议室、活动室等相对独立可封闭的空间，告诫工作人员注意工作秩序，不要大声喧哗。

2.6 仪器设备及用具控制

首先是主要仪器设备的准备。进行图书改造的专用设备有磁条检测仪、充消磁敏仪等，磁条检测仪数量根据工作台数确定，应该多一些，充消磁敏仪2～3台即可。报学校招标采购，仪器设备要求耐用，故障率低，使用寿命长，不易损坏。必要时可到生产厂家进行考察，或者到正在使用的图书馆参观。

其次，一般用具准备。有裁纸刀、乳白胶、尖嘴钳子、锥子、橡胶指套、医用创可贴（划破手指用）、职工号码戳（章号）、红蓝两色印泥、塑料袋、书签、塑料格尺、口罩（减少吸入灰尘）等，像橡胶指套等损耗大的用具尽量多准备一些。

再次，复合磁条的招标采购。磁条质量是图书改造成功与否的最关键因素。从生产厂家介绍及考察正在使用磁条的图书馆来看，复合磁条多以钴基磁条为主。由于复合磁条还没有经过较长时间的检验，所以在购买时，提出要求是消磁干净，充磁后灵敏度高，受外界磁场干扰小，易于安装，使用寿命长，适合各种检验设备，污染小。

3 图书磁条改造的过程控制

对图书磁条改造过程进行全程监控和管理，在工作进行中解决问题，加强工作进程中各个环节管理，保证磁条改造工作质量，提高工作效率。

3.1 剔旧工作控制

在磁条改造工作开始前，要对架上图书进行剔旧处理。已经安装新磁条的图书不用更换，需要确定索书号区间段；复本量超多的图书，破损严重的图书，几乎不流通的图书不用更换，放入备用库保存，如有需求，可手工借阅。

3.2 培训工作控制

仪器设备使用培训。包括磁条检测仪和充消磁敏仪的工作状态，充消磁时长，指标灯或警报声音的含义，使用注意事项等，必要时可以邀请生产商家对馆员进行使用培训和演示。

索书号段旧磁条规律培训。由采编部人员根据以往粘贴永久磁条的工作经验，对旧磁条的放置区域和数量进行详细讲解和说明，多总结一些带有规律性的东西，给即将开始的查找工作提供些许帮助。

旧磁条拆除培训。拆除磁条时，要最大限度保护图书，把对图书的破坏程度降到最低，宁可损失几页书纸也尽量不要将整个书脊掰开。一般方法是将指套戴在左手或右手食指、大拇指和中指上，将书口朝向胸口，自下向上翻，另一只手捏住书的另一部分。找到磁条后，先用手指轻轻挤压，让互相粘贴在一起的两页纸慢慢分开，当磁条露出来时，用裁纸刀割开磁条两侧的不干胶，然后用尖嘴钳子夹住磁条的一端顺着磁条方向向上拉，将磁条取出；如果磁条嵌得太深，则需要用类似牙医用的钩子钩出磁条的一端，然后用尖嘴钳子夹住磁条的一端顺着磁条方向向上取出，之后把这一页叠上备查，然后在检测仪上检测一下，如果指示灯不亮或无报警反应就表示没有了，如果指示灯亮或有报警反应，则表示还要继续查找，直至清除全部旧磁条为止。有的图书出版时间较长，书脊的胶或线老化，还有的图书较薄，稍一用力，书脊就开了，这时候需要用乳白胶粘合或用大装订器在粘上新磁条后装订。大部头厚书可用书签将其分隔成若干区域，逐个区域进行查找，避免重复劳动。尽量不要直接用手指去抽取磁条，因为磁条比较锋利，易伤到手指。

新磁条粘贴培训。新复合磁条首先要进行充磁，然后再粘贴。粘贴新磁条时务必要细心，不能着急赶进度，要心平气和、稳稳当当，保证磁条隐蔽性强，一次成功。一般每本图书中放一根磁条即可，大部头厚书及抢手图书可视具体情况多放几根。在选择一定数量页码之后尽量深埋，并将磁条上的两面胶条清理干净，然后将图书平放压实以利于胶的粘合。要在规定部位盖上个人章号。

3.3 图书领取程序控制

按照本书库需要改造的图书架面进行详细登记，制作出登记表格，项目包括序号、架位号、图书分类号、取书人姓名、册数、章号、备注、验收人签字等，如表1所示。将来依据此表，统计每个人的实际工作量，作为发放补贴的依据。

表1 ×××书库图书磁条改造登记表

以架面为单位进行编号标识，并指定每个架面的具体取书人，要求逐层领取架面上的图书，每次不宜多取，便于上架归类。领取时要签字，经相关人员查验后，方能推出库房。

3.4 经验交流控制

定期召开工作经验交流会，查找问题。可以组织馆员交流拆除磁条和安装复合磁条的经验，交流工作心得体会，互相借鉴，取长补短，达到提高工作效率的目的。

3.5 质量检查标准和要求控制

图书磁条改造工作是大流通管理的前提条件，制定统一的质量检查标准，提出统一工作要求是必要的，也是必须的。

图书中旧的磁条必须清理干净，经验磁后确认无误；对图书破损部位要粘贴好，书脊裂开的图书要装订好；新磁条尽量靠近书脊，并将纸质的不粘胶条撕净，然后将图书平放压实；章号要盖在下书口靠近书脊位置，要清晰易辨；当一架面图书改造工作完成后，由检验人员核查，无误后上架；上架时要按索书号顺序加以排列，不是本号段的图书要平放，有章号一面的书口向外，由库房上架员在开馆前统一归类；拆下的旧磁条要集中保存，统一报废或销毁。

3.6 怠倦状态控制

图书磁条改造工作不是一下子就能完成的，要调整好工作状态和时间。要克服厌烦心理，工作时间过长，眼睛极易疲劳，胳膊麻木胀痛，手指僵硬酸痛，长时间找不到旧磁条很容易产生怠倦情绪，不爱干，效率低下。要做好主动调节工作，在不影响教师和学生学习的前提下，打打乒乓球，听听音乐，讲讲笑话，或到馆外散散步，做做操，舒展一下筋骨等，放松疲惫的心情。

3.7 环境卫生控制

在图书磁条改造工作中，难免会产生书尘飞扬、空气干燥、纸屑满地现象，卫生问题不容忽视，这会直接损害工作人员的身体健康。清洁工人要经常扫地拖地、擦桌椅及各种设备上的灰尘，保持工作空间空气湿度，打开窗户交换空气。工作人员在工作期间要戴上口罩，要经常洗手，定时到户外透气，防止疾病发生。

4 图书磁条改造的反馈控制

图书磁条改造工作的反馈控制目的在于总结经验，对今后类似工作提供足够的借鉴、参考和指导，促进图书馆其他工作更加科学、有序、合理。

4.1 质量抽查控制

分书库改造工作结束后，在重新开馆之前，领导小组要组织人员对图书磁条改造工作进行验收和抽查，根据工作标准和要求，检查工作完成质量。包括数量、加盖章号位置和清晰程度、分类排序准确程度、图书码放整齐程度、损坏的图书是否粘贴或装订等；抽查一定数量图书，新粘复合磁条是否很容易找到，深浅和位置是否合适等。根据每个人完成工作的多少来确定抽查比例和覆盖面，并做出恰当的工作评价。问题严重的要进行返工重做并适当扣除劳务补贴。

4.2 改造后的借还控制

借出时，一定要对图书逐本进行有无磁条检测，对未充磁的图书进行充磁处理后方可借阅，对无磁条的图书暂时不外借，集中进行重新加工后上架才能借阅。

还回时，也要对图书进行逐本验磁，发现无报警反应的图书先充磁，如果还无报警反应，则要重新加工，此举是为了防止学生无意消磁或故意将磁条拆除，以致图书丢失。

4.3 新采购图书磁条控制

近些年出版的图书，图书供应商一般都在图书中加入一定数量的复合磁条，但磁条的质量和性能不一定符合本馆要求，有可能给未来借阅工作带来不必要的麻烦。因此，从保证复合磁条的一致性角度出发，本馆决定招标采购图书时，取消由书商填加复合磁条的做法，变更为由书商检测每本图书磁条，在图书采购招标合同书中约定，图书供应商对所购图书必须逐本进行验磁，要保证到货的每本图书中不能有任何磁条存在，否则将视为对方违约，并按适当比例在支付的书款中予以扣除。新书到馆后，由采编人员按工作程序对图书进行验磁、粘磁工作。这样做可以保证每本图书充消磁的成功率，避免在读者借阅时产生不确定问题，影响馆读关系。

5 结束语

图书磁条改造工作是一项大工程，图书馆要实行大流通管理模式，这项工作必须做好。由图书馆员工自己完成图书改造工作，从工作角度来说，馆员亲自动手，可以熟悉业务，了解和掌握图书加工流程，积累了工作经验，增长了图书馆专业技能，也培养了馆员爱馆敬业的品格，同时为学校节省了外包费用，馆员也得到了一些实惠；从人际关系角度讲，因为馆内部门分工不同，平时很少在一起工作，现在大家在一个大环境下进行集中工作，全馆人员齐参与，大家畅所欲言，加强了沟通和了解，增强了图书馆的凝聚力和向心力，对提高图书馆服务质量和服务水平大有裨益。

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