固定资产清查的新方法

李 静 郭梅芳 李玉红 倪 爽 刘 唯

北京工业大学 北京 100124

固定资产清查的新方法

李 静 郭梅芳 李玉红 倪 爽 刘 唯

北京工业大学 北京 100124

开展资产清查工作从资产实物的日常管理、资产实物的清查问题、资产数据信息的共享和转换问题3个方面进行了详细说明，利用先进技术，如：条码技术、移动计算技术和条码技术相结合、强大的数据导入导出功能，实现和财政部清查系统的无缝对接，顺利完成了资产清查工作。

固定资产；管理；条形码

Abstract: This paper gives its own opinion concerning how to carry out asset inventories work from the detailed description of the three aspects, including daily management of physical assets, physical goods inspection, sharing and conversion of the asset data information; taking advantage of advanced technologies such as: bar code technology; mobile computing and bar code technology combined, powerful function of data import and export, to achieve seamless connectivity with the inventory system of the f nance ministry, so that we can complete the asset inventory work successfully.

Key words: f xed assets; management; barcode

固定资产管理几乎是任何一个单位管理中涉及的问题，行政事业单位由于其各项经费都来源于国家财政，其固定资产的采购、使用、维修等费用也是由国家财政支付的，固定资产的损失也就是国有资产的损失。

加强固定资产管理不仅是高校自身发展的需要，也是建设节约型校园和建设节约型社会的需要，在中共中央号召建设节约型社会的今天，继续探索与实践高校固定资产的管理有着十分重要的现实意义。

为此，北京市教委在2010年5月14日下发了《关于开展资产清查工作的通知》（京教财2010[12]号），要求在2010年5～8月对北京市行政事业单位的资产进行全面清查。

按照财政部、北京市教委的相关标准和要求,我校采用北京化工大学开发的高校固定资产管理系统,该系统重点解决了行政事业单位资产管理中的以下问题：

1 资产实物的日常管理问题

行政事业单位资产管理中最常见的问题是账实不符，即资产的账面情况和资产实物不符，造成这种情况的主要原因是缺乏对资产实物进行有效的日常管理，由于资产账和资产实物的管理往往是由不同的部门完成的，一旦出现这种情况，就很难查找原因；另一方面，由于缺乏有效的资产实物的日常管理手段，即使单位花大力气进行了资产清查，没多久，账实不符的情况又会重新出现，因此，必须有一套有效的管理手段对实物进行管理。

2 资产实物的清查问题

资产清查是资产管理中一项重要工作,资产清查中最重要、最困难的是要对大量的资产实物进行清查。由于行政事业单位要求将价值500元以上的资产都必须列为固定资产,固定资产的数量和分类都很庞杂,加之通常从事资产实物管理的人员都很少，清查工作量是很大的，这就使各单位无力进行经常性和制度性的清查工作,从而无法及时发现资产实物的损失。因此,各单位急需能够解决本次及日后资产清查的手段。

3 资产数据信息的共享和转换问题

根据财政部资产清查工作的要求，各单位需要将资产数据按财政部统一要求的格式，利用财政部提供的清查系统进行报送。要进行报送，首先必须将资产的基础数据录入清查系统，手工录入由于历年积攒的数据量太大，几乎是不可能的，必须采用数据导入的方式。由于各单位原始资产数据的管理方式各不相同，有的是用财务软件进行管理的，有的是自行开发的资产管理系统，有的仅仅使用电子表格，如何在不同的数据源和不同的数据格式间共享和转换所需的数据也是资产管理必须面对的问题。针对上述问题，我校使用了北京工业大学固定资产管理系统，采用了以下解决方案：

3.1 利用条码技术，加强对资产实物的日常管理

目前,绝大多数单位出于管理的需要,为固定资产加贴了资产标签,但无论是采用手写方式,还是打印方式,都不包含条码,这样在日常管理中无法实现对资产信息采集的自动化,不仅效率低,还容易出错。我校使用的固定资产管理系统提供了完善的资产实物日常管理功能，利用本系统可以对资产使用生命周期中每一次信息变动、状态变动进行详细跟踪，从而避免因缺乏有效的日常管理手段而造成的资产流失或账实不符的现象。

3.2 利用移动计算技术和条码技术相结合，轻松实现资产清查

采用条码对资产进行标识后，才有可能利用条码进行资产清查。由于固定资产的分布是分散的，有些资产不便移动，进行实物清查时必须在移动的环境中进行。为此，本系统采用了移动计算技术和条码相结合，利用掌上数据采集终端，采集资产条码数据，轻松、高效地完成资产查询、清查等现场业务。

3.3 提供强大的数据导入导出功能，实现和财政部清查系统的无缝对接

系统提供了强大的数据导入功能，可以支持从Excel，DBF，XML，Access，TXT，CSV等格式的文件中导入资产原始数据，对要导入数据表的格式、名称、排列顺序、数据类型基本不作任何要求，利用系统提供的导入向导，都可以轻松完成。

本系统中的数据可以按财政部清查系统的要求直接导出到清查系统（不需要任何转换）；也可以将清查系统中的数据直接导入到本系统中。

另外，本系统还可以将数据根据用户的要求导出成Excel文件，系统中所有的报表都可以导出成Excel，PDF，CSV，TXT和HTML等格式的文件。

通过使用本系统，使固定资产管理工作迈上了新台阶，使管理更加科学、规范、简洁、实用、高效、全面。学校在2010年8月较好地完成了北京市资产清查工作。

Discussion on the new method of inventory of f xed assets

Li Jing, Guo Meifang, Li Yuhong, Ni Shuang, Liu Wei
Beijing university of technology, Beijing, 100124, China

2010-12-14 稿件编号：1012074

李静，硕士，实验师。