医疗设备档案的建立与管理

2011-02-15何彩平

中国医学装备 2011年12期

何彩平

随着医疗科技事业的迅速发展、社会需求的不断增加以及医院自身发展的需要，医院投入大量的资金引进各种先进精密的医用仪器设备，由此医疗设备档案也在不断的增多，认真细致地做好设备档案的资料收集整理工作，对建立医疗设备档案的意义重大，是建立内容完善、资料完整的医疗设备档案的基础[1-3]。而内容完善、资料完整的医疗设备档案，可在医用仪器设备采购、使用、维修与管理中充分发挥作用。

1 医疗设备档案的建立

1.1 医疗设备档案的建立原则

医疗设备档案属于科技档案，其实用性很强，与其他档案既有相同之处，又有独特之处。因此，建立医疗设备档案应当遵循下述原则。

1.1.1 档案建立的全程性原则

医疗设备的管理贯穿于医用仪器设备从购置、使用到报废的整个过程中，每台(套)医用仪器设备(特别是大型贵重的设备)都必须建立相应的设备档案，管理者可以通过查阅档案资料了解该设备各个方面情况，利用档案资料做好管理工作。

1.1.2 档案建立的实用性原则

医疗设备档案的重要性很大程度体现在其实用性上。建立设备档案的立足点应是实用，其目的是为了充分利用。内容完善、资料完整的设备档案可以在医用仪器设备的采购、使用、维修与管理等工作中发挥重要作用，使其产生很好的社会效益和经济效益。

1.1.3 档案建立的效益性原则

在建立设备档案的收集资料工作中，应当从管好、用好医疗设备，使其发挥最大效益的角度出发，注重收集各种有实用价值的资料，使设备档案在医疗工作中充分发挥作用[4-5]。

1.2 医疗设备档案的构成要素

医疗设备档案的建立是为了充分利用收集资料,必须以有实用价值和保存价值的材料为主要对象，进行收集、整理、归档，形成内容有效完整的设备档案。医疗设备档案的构成要素主要包括：购置、使用、报废等。

1.2.1 购置要素

购置要素又可分为设备购置前文件材料和购置过程中的文件材料。前者主要有科室医疗设备购置申请表,大型医疗设备论证表,设备管理委员会讨论记录及讨论通过的设备购置计划、大型设备购置请示报告、上级主管部门对购置该设备的立项批复文件等。后者主要有采购申请书,采购活动记录、招标文件(含投标书、评标决议、开标记录、中标通知书等)、购置合同,报关单及商检部门的相关文件,安装验收报告(含到货验收单、安装调试报告等),发票复印件、索赔资料及随机所有资料，如设备配置清单、设备技术参数、仪器设备使用说明书、维修手册、合格证、线路图等。

1.2.2 使用要素

使用要素包括设备启用后出库单(科室签收单)、设备使用操作规程维修记录本及维修报告，事故分析和事故处理报告，计量检测合格证书及校检计量纪录，使用过程中产生的维修保养、更换配件、升级更新等情况记录文件，大型设备效益分析记录资料等。

1.2.3 报废要素

报废要素包括设备报废申请单，报废批复文件等，都要收集到档案内，充实档案，完善档案[6]。总之，设备档案的收集工作要注重全要素，做到详细、认真，凡是有利用价值的原始资料，都可收集归类，整理建档，形成资料完整、可充分利用的医疗设备档案。

2 医疗设备档案的管理现状

就目前医院管理而言，普遍存在一种现象：对临床科室比较重视，而忽视非临床科室及后勤部门在医院所起的作用；对医疗仪器的购置工作非常重视，而对其日常的使用情况(利用率)和维修保养等工作缺乏足够的认识；对医院病历、病案资料库的建立和完善比较重视，而对医疗设备档案资料库的建立和完善方面缺乏足够的认识，甚至在某些方面仍是一项空白[7-8]。从而导致医院、国家资源的巨大浪费，不能为医院的发展、壮大发挥最大的效能。

2.1 医疗设备档案管理中存在的问题

2.1.1 科室占用档案

医院的设备一般为1台设备在一个科室使用，设备所在科室的医务人员往往把资料占为己有，有关人员不重视医疗设备档案资料管理规定，在设备购置验收时，没有设备档案管理人员在现场参与，设备开箱验收时拿走资料不归还，造成原始资料的流失。在设备安装、检收、试验等工作结束后，使用科室不上报有关资料或上报内容不全，从而造成设备档案的残缺。有的医务人员在调离或岗位变动时才交回，有的甚至将资料带走，影响了设备档案的管理和使用。

2.1.2 档案保管不善

科室对设备档案资料无专人负责保管，随意的放置，使用时临时翻找，有的擅自转让他人，最后无处查找，造成资料丢失。不注意爱护设备档案资料，对利用最多的设备说明书、操作手册等存在涂涂画画、折叠、撕毁、破损等现象。

2.1.3 档案数据缺失

不注意抓平时设备安装工作中的施工、检修现场记录，而是在全部工作结束后突击填写相关数据，造成医疗设备档案数据缺漏或失实[9]。

2.2 存在上述问题的主要原因

2.2.1 对医疗设备档案的重要性认识不够

部分医院管理人员和医务人员只看到设备运转带来的效益，而对不直接创造经济效益的设备档案管理工作关注不够，缺乏对规章制度执行的监督检查。

2.2.2 借阅管理制度的规范性不够

设备档案管理内容繁多、复杂，医疗设备档案管理尚未有标准模式，管理上缺少标准化管理，部分医务人员档案意识较薄弱，认为设备是自己在使用，设备资料应该归自己所有，殊不知一旦设备维修等需要利用资料而找不到时，会直接影响医院正常的医疗工作，给医院带来多方面的损失。

3 加强医疗设备档案管理的对策

3.1 健全医疗设备档案管理制度

医疗设备档案管理是医院综合管理的重要组成部分，随着医疗卫生改革的不断深化，必须适应社会需求，降低医疗成本。迫切要求管理部门观念更新，彻底改变旧的管理模式，切实加强设备档案的管理，为医院的长远发展壮大所需硬件建设创造条件。设备档案管理要实行统一领导，成立医疗档案领导小组，分级管理，责任到人，制定统一规范、标准、目标，实施严格责任管理，建立完善的设备档案管理制度。各科室指定人员负责管理借出的设备资料，妥善的保管、爱护，保证设备资料的完整与安全。

3.2 不断提高对医疗设备档案管理重要性的认识

档案管理人员在医务人员借阅设备档案时要宣传、强调档案的重要性，提高医护人员全民档案意识，自觉保护档案资料，减少最低受损。设备档案管理每个环节都要靠人去完成，专业水平高、能力强的人管理的医疗设备档案质量好、效率高；而水平差能力低的人整理出来的档案质量必然差，甚至错漏百出。因此提高档案的质量首先必须从提高人的素质着手[10-12]。鉴于设备档案内容的特殊性，除了学习档案工作的专业技巧外，还要学习外语、计算机知识及医疗设备专业知识，主要采取边实践边学习的方法。由于设备档案工作是一项艰苦细致、无名无利的工作，要求从事这项工作的同志要吃苦耐劳，养成严谨细致的工作作风，否则，提高设备档案质量只是一句空话。