浅谈血站业务档案管理

李燕红 王 敏 徐 燕

（河南省焦作市中心血站，河南 焦作 454000）

浅谈血站业务档案管理

李燕红 王 敏 徐 燕

（河南省焦作市中心血站，河南 焦作 454000）

血站；档案管理

档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案管理工作也在不断的发展，档案学理论始终处于不断的建设之中，对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。血站的业务档案对血站、血站工作人员、献血者和输血者都具有重要意义，这就要求档案管理工作必须规范化、标准化。为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者认为应该采取以下措施。

1 完善归档范围和要求

归档范围包括通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录、工作计划、请示、批复、统计报表及简报等。归档要求包括：①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复，报告与批示，问函与复函等来往文件，原则上作为一件.如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。

2 归档文件目录的项目

2.1 件号

指每一个归档机构的归档文件在划分保管期限（永久、长期、短期）后，分别在各种保管期限中的顺序号。

2.2 责任者

是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。联合发文填几个主要的就可以了，不必一一填写，责任者可填正规的简称。

2.3 文号

即文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关的代字、年度、顺序号组成，可按竖3排照实填写。

2.4 题名

即文件标题，它是直接表达文件的内容和中心主题的文件特征，是归档文件内容的起点，文件题名较长的可填二，三行不等，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"[ ]"号。

2.5 日期

即文件的形成时间，它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。

3 归档文件的装订

3.1 装订前归档文件的处理

对破损的文件进行修复以延长其寿命，修复主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，进行修补和托裱。

3.2 复制字迹模糊或易退变的文件

目前，一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档，复印时，墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。

3.3 某些特殊超大的纸张文件处理

报表、基建图纸等文件都很大，通常需要加以折叠，折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件，图表字迹之外.取齐右边和下沿。此外，文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。

4 盖归档章的要求

4.1 盖归档章的位置

一律加盖在归档文件首页上端居中的空白位置，如果领导批示或收文公章等占用上述位置，可将归档章盖在其他空白位置，但以上端为宜，以篮黑色印泥为宜。

4.2 填写归档章项目的要求

应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，档案材料一律杜绝使用圆珠笔，铅笔，红色或纯蓝色笔。

5 归档文件的编目

在搞好前四步工作的基础上，不要急于编目，还应注意搞好复查定盒，它是保证文件归档质量的必要措施。复查的内容如下：①文件收集是否齐全完整（注意发现漏收，重份等问题）；②年度是否分清（注意跨年度文件的补收）；③盒内文件排列是否合理（注意密不可分的文件有无人为分开）；④归档文件保管期限划分是否准确（注意几种保管期限保存的文件有无交叉现象）；⑤一个事由（或问题）的文件是否集中（注意有无夹杂其他内容）。

6 小 结

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，档案管理是一项管理性服务性的工作，档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。随着我国经济的快速发展，档案管理工作有了很大的进步。我们要在原有的基础上不断完善，加强监督管理，使档案内容更加完整、规范。

R197；R197.32

C

1671-8194（2011）03-0165-02