浅谈农业科研单位的档案管理

2011-02-10戴海英王旭清

种子科技 2011年6期

关键词：农业科研档案管理材料

戴海英，王旭清，刘佳

（山东省农业科学院作物研究所，山东济南 250100）

浅谈农业科研单位的档案管理

戴海英，王旭清，刘佳

（山东省农业科学院作物研究所，山东济南 250100）

农业科研档案是农业科学研究工作中所进行的一系列科研活动的原始纪录，是反映农业科研成果的载体，是科学知识的一种储备形式，是一项重要的信息资源。如何做好农业科研档案的管理工作，已经成为农业科研单位和档案管理工作者必须认真思考的一个重要问题。

1 农业科研档案必须规范化

农业科研档案是科研活动的真实纪录和社会财富，它为研究工作的深入发展与社会进步提供着可靠的保证。农业科学研究过程中形成的材料是十分宝贵的，必须实行集中、统一管理，完整、安全保存，充分、有效利用。

1.1 必须做到科研文件的形成、归档的规范化

科研事业单位承担着国家的重要科研任务，如国家科技攻关计划、“863”、“948”、国家自然基金、现代农业产业技术体系、转基因重大专项、公益性行业专项、农业科技成果转化资金等许多重大项目，在科技事业发展中起着举足轻重的作用。管理工作做得如何，直接影响到科研工作能否顺利进行，影响到科技的发展速度。因此，承担单位要按照科研工作程序，建立健全科研文件的形成、积累、整理和归档制度，确保每一项归档文件材料的完整、准确、系统。科研档案的归档范围主要包括：（1）科研项目的申请书及项目立项通知；（2）项目任务书或者合同书及项目阶段性总结；（3）项目研究试验中的各种载体的重要原始记录、实验报告、专利申请等各种文件材料；（4）项目的投资、预算决算及经费、基金的申报和管理；（5）研究报告、论文、专著；（6）成果和审定品种申报阶段中的各种申报材料及审批材料；（7）品种推广面积、推广应用的经济效益和社会效益证明材料；(8)专家评审意见、鉴定会材料、鉴定证书、审定证书、奖励证书、成果证书、专利证书；（9）转让合同、协议书，生产定型鉴定材料，成果推广和投产后的反馈意见，技术展览会、展销会材料，成果宣传报导材料；（10）项目结题报告。

1.2 科研档案的整理

档案管理人员要严格按照原则对接收的科研档案进行分类、编号，同时结合本单位的实际情况逐步实现科研档案的现代化、科学化管理。要求科研档案要有专用房间、专用橱柜保管，档案管理人员对接收的材料按照有关规定划分保管期限和密级，定期组织专家和有关人员对科研档案进行鉴定，要求对档案进行必要的加工整理。

2 科研档案管理中存在的问题

2.1 归档难，归档材料不齐全

现存的档案案卷中，很难见到齐全的档案，一方面是在课题研究过程中，由于某些程序的省略而有一些材料根本没有形成，这是客观原因；另一方面是某些科研人员为防止技术外流，故意将在成果鉴定过程中不需要的某些原始数据隐瞒，如一些实验数据、图纸以及照片等，这是人为的主观原因。

2．2 缺乏复合型档案管理人才

科研档案管理工作具有很强的专业性，要求档案管理人员不但要具备档案专业知识，还必须具备一定的计算机应用能力。档案管理由手工管理向现代化管理过渡以来，能熟悉档案内容，进行档案信息深层次研究和开发，熟练应用计算机的人才十分匮乏，如果不加强人才培养，提高档案管理队伍的整体素质，档案功能将受到很大制约。另外，档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。

2.3 电子档案的失真问题

随着档案信息化进程的加快，档案信息的数字化和网络化利用将更广泛，更深入。计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征，就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的。在实际工作中发现，通过扫描仪扫入计算机的原始数据差错偏高，这对追求最大程度真实性的档案来讲无疑是致命的弱点。在扫描加工过程中造成数字档案失真的原因主要有：技术参数选择不当、工作失误、格式转换过程失真等。而电子档案的形成、处理、收集、积累、整理、分类保管和利用等各个环节都有信息更改、丢失的可能性。另外，在数据迁移过程中也存在致命的弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。

2.4 电子档案管理安全问题

安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是档案现代化管理中遇到的重大难题之一。主要表现为：其一，计算机病毒。频繁发作的计算机病毒成为网络信息安全的直接挑战者。国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加一倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁。其二，计算机黑客。其三，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可避免的事件，网络系统软件硬件的故障，电子系统故障引发的系统问题等，所有这些都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。

3 科研档案管理的建议与对策

3.1 档案工作者要热爱档案事业

科技档案事业是科技人员劳动智慧的结晶，是国家的宝贵财富，存储着大量的信息，要求档案工作者政治觉悟高，确保国家机密不泄露；责任心要强，按照档案保管的要求保护好所有的档案，保证档案的安全，不遗失，不损坏，不泄密，不私自外借，严格遵守档案法规、制度。

3.2 建立健全制度，营造浓郁的档案工作氛围

结合农业科研单位的实行情况制定完善的《档案管理办法》，科研人员要把科研档案及时、完整、系统地归档，提高档案意识是搞好档案工作的根本，科研人员的主动性调动起来了，档案工作就会取得事半功倍的效果。

3.3 科技档案要与科研管理紧密结合

作为农业科研单位，科技档案是非常重要的。要搞好科技档案工作，必须注意与计划管理、成果管理和科技人员考核等工作紧密结合，不能孤立地进行。科技档案材料的形成、积累是与整个科研工作交织在一起的，它诞生于科研，必将服务于科研，它贯穿于课题、计划、成果等管理的始终。科技档案是科研管理的重要组成部分，是科研成果活动的重要环节，在科研管理中重视并抓好档案工作，会促使科研作风改进，增强各级管理者、广大科技人员的档案意识，也有助于科研和管理水平的提高。把科技档案管理与科研计划管理、成果管理、条件管理结合起来，做到下达科研任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划完成进度与检查科研文件材料形成情况同步；鉴定、验收科研成果与鉴定、验收档案材料同步；上报评审奖励科研成果材料与出具文件材料归档情况证明同步，实行“三结合”、“四同步”管理体系是科技档案收集工作行之有效的措施。