基于案例分析的精细化管理系统性论述

刘 震

(武钢党校 党史党建部,湖北武汉430081)

基于案例分析的精细化管理系统性论述

刘 震

(武钢党校 党史党建部,湖北武汉430081)

在阐述了精细化管理的理论渊源、内涵和特征后,本文从案例分析的角度,具体分析了标准化、专业化、系统化、数据化、信息化、设底线这六个精细化管理的主要构成要素,使精细化管理这一较新的理论更加立体化。

精细化管理;构成要素;案例分析

任何一家企业的最终发展目标可归结为“做大、做强、做久”,“做大”靠战略管理,“做强”靠执行力,“做久”则靠精细化管理。事实上,我国早在2500年前的春秋时期,老子就提出了“天下之难作于易,天下之大作于细”的论断,其中就已经暗含了精细化管理的思想,但从近期来看,精细化管理思想源于日本首倡的“精益生产”方式的兴起。

在20世纪中期,由于美国的汽车工业全球领先,因此被誉为“行驶在汽车轮子上的国家”,福特、通用、克莱斯勒被称为美国汽车工业的“三驾马车”,以福特公司下属的轿车厂为例,当时该厂每天能生产7000辆轿车,比日本丰田公司一年的产量还要多。因此,日本丰田公司的丰田英二于1950年在该厂的生产一线进行了为期两个多月的系统、深入考察,回到丰田公司后,对考察笔记做出精心整理和思考,提出了“精益生产”的操作方式,其核心理念是“在确保生产优质产品的前提下,杜绝一切不必要的人力、物力、财力和时间浪费”。随着时间的流逝,“精细化管理”这一思想逐渐从“精益生产”的操作方式中提取出来,并在21世纪初开始成为被研究的重点领域。

一、精细化管理的含义和特征

结合目前的实际市场情况,一方面,从供给层面来看,本田汽车80%的零部件由其他企业提供,早在1969年就面市的波音747飞机(波音787飞机已于2009年底面市)的450万个零部件由其他企业提供,这就意味着市场分工越来越细;另一方面,从需求层面来看,随着消费者的生活水平的不断提高,其需求也越来越呈现出个性化,从而导致了商品的多样化,例如“淘宝网”在2009年11月23日“每分钟完成43.47万元的交易”。这一盛况也充分验证了这一点,按照“市场倒逼”的思路,企业必须改变“用一条生产线进行大批量生产”的传统方式,而是对原有的生产线进行配件的增减和不同组合,这就进一步促使企业在生产过程中不断追求精细化。由此,“精细化管理”也因迎合了现代管理的需求应运而生。

由于“精细化管理”是一个新生概念,因此目前还没有一个能够被普遍接受的定义,通过对相关资料的总结,本文认为,精细化管理的定义可以从以下三个方面来诠释:第一、属性层面:精细化管理是一种精益求精的管理理论和管理技术。第二、操作层面:精细化管理是针对事物进行系统化、程序化、标准化、数据化、信息化运作。第三、目标层面:精细化管理的目标在于使企业内部各单元保持精确、高效、协同、持续运行。

精细化管理的特征可以通过与精益生产的特征进行对比而显得更加明确(见下表)。由于“精益生产”源于资本主义工业化时期,因此,“精”指的是“精干、精简”,“益”指的是“收益、效益”,其侧重点在于注重投入产出,特征在于注重结果;“精细化管理”的“精”指的是“精益求精”,“细”指的是“细致入微”,可见其侧重点在于注重过程。

鉴于过程和结果密不可分,下文因此没有特意将两者完全割裂,而是综合起来讨论,只是在论述过程中更注重过程分析,以此体现出“精细化管理”的要义。

精益生产和精细化管理的比较

二、精细化管理构成要素的案例分析

以前文论述的精细化管理概念和特征为基础,并结合相关研究文献,本文认为作为一个庞大的管理系统,精细化管理至少包括标准化、专业化、系统化、数据化、信息化、设底线这六个要素。整个构成体系见下图:

精细化管理的六个构成要素

1.标准化

标准化是对某一问题制定的共同的、可以重复使用的规则。按标准化的对象进行分类,一般可分为技术标准(如卫生标准、环保标准等)、管理标准(生产管理标准、行政管理标准等)、工作标准(部门工作标准、个人工作标准等)三类,标准化的重要作用体现于“节约”,其理论涵义在于降低交易费用,其实际功能在于统一认识,提高工作效率。

案例:可口可乐某市分公司对销售员的日常铺货工作量做出了如下规定:每天要跑完自己辖区内的60家零售终端;员工在每个零售终端的逗留时间平均不得超过5分钟;与终端负责人交流时,要使用诸如“您好、谢谢、再见”等模式化语言。

分析:上述三条规定也就是三条工作标准。通过简单计算可知,上述三条工作标准为销售员设置的每日工作时间为:60×5=300分钟,也就是5小时,粗看上去离每日8小时工作量相去甚远,但还要考虑到一些隐性的时间支出,一是销售员的路途往返时间,在销售员不走重复路线的前提下,60家零售终端意味着至少59次穿梭,假设每次穿梭需要2分钟,则总共需要约2小时;二是销售员的午饭时间,假设需要花费0.5小时。三是销售员在路上接电话、上卫生间(还不包括在路上偶遇熟人进行交流)等时间,就会很容易超过8小时工作时间。因此,案例中的第一条标准相当于规定了销售员的基本工作量,第二条标准相当于确保销售员能够在不加班的前提下完成第一条标准,第三条标准相当于对销售员“漫无边际”的闲聊进行有效控制,使其能把握自己在每家零售终端的逗留时间,以此确保第二条标准的有效性。可见,上述三条工作标准层层递进,目的在于能够让销售员“跳一跳”就能在8小时内完成日常铺货量,从而实现个人收入和公司效益,假如没有这三条标准,销售员将无法完成日工作量,公司的效益也会为此受到影响,“标准化”的好处也由此体现出来。

2.专业化

对于企业想生产出来的产品而言,其掌控的生产要素资源总是相对有限的,因此,企业只能把优势资源集中于某一个或少数几个产品或生产线,才能提高核心竞争力,“专业化”的涵义也由此产生,即企业把有限的资源集中在自己的相对优势方面。

案例:2000年,万科集团针对国内10个类似的城市专门开发白领住房,采取“沃尔玛式”开发模式,把品牌、人才、管理等核心资源整合在一起,象沃尔玛在全球开店一样,把生产出来的白领样板住房复制后,并在上述10个类似的城市进行大规模拷贝。

分析:上述案例中有两个能够充分体现出“专业化”的关键词:一是“10个类似的城市”,二是“白领住房”。这一做法能给万科带来什么好处呢?本文认为:一是节省管理费用,由于针对的是“10个类似的城市”,居民收入、地理环境、气候条件都很相似,万科就不必在每个城市都设置一套管理机构,不用在当地分别聘请环境顾问、也不用针对每个城市做出大量的居民收入调查,而是只用在深圳总部设立一套管理机构,就能完成上述工作,从而节约了大量的管理费用;二是节省了材料采购成本。由于针对的是“10个类似的城市”的“白领住房”,其制造材料也很相似,便于大批量采购,从而降低了采购成本;三是产生了广告效应,由于万科可以很方便地掌控全国“10个类似的城市”中“白领住房”的工程进度,换言之,由于10处白领住房能够同时竣工,再结合房屋这一商品本身的特殊性(暴露于室外),其巨大的广告效应可想而知。

3.系统化

系统化是指对要素进行归类、整理、加工,使其井然有序,便于使用。对于企业而言,可以引入“熵“的理念来对“系统化”进行阐述。“熵“是物理学概念,指不能再被转化为功的能量的总和的测定单位,换言之,可将其视为混乱和无序的度量。在封闭的环境中,熵值有逐渐增大的趋势,混乱无序的程度也随之增加,这一结论对于企业同样适用,即在一个封闭的环境下,企业内部的总熵(即无效能量的度量值)将不断增加。

案例:新华社北京2003年1月25日电:迄今有352年历史的著名老字号企业“王麻子剪刀厂”近日向北京昌平区法院申请破产。截至2002年5月,北京“王麻子剪刀厂”资产负债率为216.6%。在传统工艺方面,国内刀剪企业谁都比不过“王麻子”,但在新工艺和不锈钢刀领域,“王麻子”落伍了。

分析:从案例可知,“王麻子”在传统的工艺方面持续领先,但在新工艺领域却落伍,这充分说明“王麻子”隔离了自己与外界同业的技术交流,使自己处在一个封闭的环境中,由此出现“企业熵增”(即企业内部的废弃能量持续积累),在“人、财、物”三方面具体表现为:员工丧失了学习新技术的动力、设备的折旧率过低、财务制度陈旧老化等。今后为了解决类似的颓势,可以以“系统化”为手段来消除积累于企业内部的废弃能量,具体而言,仍然可以从“人、财、物”三方面入手,一是积极组织员工进行对外信息交流和技术培训,二是加速原有设备的折旧率,以便能够快速购进新的生产设备,为开展新工艺提供操作平台,三是优化原有的财务制度、加强企业资金的集中管理以及扩大投、融资渠道。通过以上措施的持续优化,企业能够逐渐从原来的混乱无序变得系统化,也就因此获得了发展生机。

4.数据化

数据化是指通过有效数据来界定描述性事物。数据化是可操作的重要前提,因此也是确保执行力有效性的重要条件。

案例:武钢“十一五”发展规划:“十一五”末,武钢要进入世界钢铁行业前10名,规模效益居中国钢铁企业前3名,钢铁产能力争5000万吨。

分析:假如把上述案例中四个带数字的词语分别换成“不久以后”、“名列前茅”、“国内领先”、“超过往年”等文字描性描述,尽管含义本身依然正确,但会由于缺乏明确的数据而变得根本无法执行。因此,企业在日常的经营管理过程中为了体现可操作性,在能够使用数字来界定的地方就尽量不要用文字来描述。

5.信息化

从企业的角度来看,信息化是指企业借助计算机和通信技术来实现企业资源的有效管理。无数事实表明,一条正确的信息能够使企业起死回生,一条错误的信息也同样能够导致企业关门破产,这充分表明:信息是有价值的,能够为企业创造效益。对于此,武钢此前也积极响应了国务院的号召,提出了“以信息化带动工业化”的新理念。从目前的企业信息化实际运行情况来看,企业资源计划(ERP)代表了企业信息化应用的主流,下文对此做出详细探讨。

企业资源计划(ERP:Enterprise Resource Planning)的最初表现形式是一个企业信息集成应用软件,是指建立在信息技术之上,将企业的人力资源管理、财务资源管理、物质资源管理、信息资源管理有效集成的企业管理软件。ERP目前已经提升为一个重要的企业信息管理概念,它把客户需求、企业内部的生产制造活动以及供应商的经营活动有效整合在一起,并由此形成一个完整的供应链,其核心管理思想主要体现在以下三个方面:一是对强化了对整个供应链资源进行管理的思想,二是体现了精益生产、敏捷制造和同步工程的生产理念,三是体现事先计划、事前控制的思想。

从目前我国钢铁行业来看,宝钢、武钢、首钢均已在企业内部引入了ERP软件,包钢对此也不甘落后,因此,武钢还需要在软件操作层面积极开展系统培训工作,并不断结合实际需要,弥补原有ERP的缺口,同时还应该致力于研究如何有效规避ERP的内在缺陷,例如,ERP有效使用的一个重要前提是企业要要具备一个相对稳定的外部环境,企业如果遭遇诸如紧急采购、临时订货或者人员突然变动等突发情况,ERP的功能将会大打折扣,因此这将是值得我们今后深入研究的问题。

6.设底线

“底线”的概念和广泛应用于各个学科的“阈值”概念相似,可看做是从量变到质变的临界点。从概念可知,底线不仅包括“最低限度”,同时也包括“最高限度”。对于精细化管理而言,设底线有两个原则,一是从客观角度出发,询问是否对事物还有可能再细分,二是从主观角度出发,询问是否对事物还有必要再细分。原则一相对容易把握,例如,某生产部门年底召开总结会,规定“明年整个年度的废品率要降到0%”,事实上,完成这一指标只存在理论上的可能性,现实中不可能达到,即超过了生产水平的底线,因此无法正确体现出精细化管理的的优越性;由于原则二带有主观色彩,因此相对复杂一些,以下通过案例进行分析。

案例:某台资企业认为,操作人员在生产过程中出现的“动作浪费”是由于生产现场操作动作上的不合理而导致的时间浪费,并且,动作强度的增加会降低生产效率,因此颁布了一系列关于“动作浪费”的鉴定标准,以下是其中的几种:其一,两手空闲的浪费,指从作业开始到结束过程中,作业者两只手都处在等待的状态;其二,单手空闲的浪费,指在工作或作业过程中,作业人员存在一只手操作,一只手空闲的状态;其三,作业动作停止的浪费,即观察操作人员在操作过程中,身体是否在做每个动作时都要停顿一下,如有,就属于作业动作停止的浪费,动作停止和静止状态就是浪费时间,应设法让动作迅速连贯地进行;其四,作业动作太大的浪费,动作从左到右或从上到下幅度太大,距离过长,超过了最佳角度或高度。

分析:该台资企业把“精益生产”的理念充分体现在对操作工人的现场管理上,这并无可厚非,但同时忽略了一个重要前提:尽管操作工人的劳动可以被视为经济学界早期一致认同的类似于土地、资金等被物化了的、纯粹的“生产要素”,但鉴于“劳动附着于操作工人身上“这一特殊性,结合人文精神,目前就应该把“操作工人”和“劳动“区别对待,把”人力资源“视为”人才资源“,也就是要在操作工人身上通过柔性管理体现出人文关怀,而不应该象资本主义国家早期所盛行的“把操作工人和劳动混为一谈,把人的操作等同于机械操作”,否则会最终形成这样的结果:一是由于操作过程被严格控制会加大操作工人的心理焦虑程度,同时也丧失了被尊敬感,二是紧张、机械、重复的机械工作和持续被监控状态加速了操作工人对现场作业的厌恶感,并逐渐放弃了对所属企业的认同,最终将导致“企业和员工两张皮”,两者互相为敌,彼此戒备,无法形成良好的工作氛围,不久前富士康的“十一连跳”事件就是有力的佐证。这一尴尬结果的出现在很大程度上是由于该台资企业没有真正理解“设底线”的要义,对没有必要再细分的“动作浪费”过分细化。

三、结束语

本文在阐述精细化管理的概念和特征之后,结合实际案例,着重分析了标准化、专业化、系统化、数据化、信息化、设底线这六个精细化管理的构成要素。从全文来看,本文仅重点针对精细化管理这一概念本身进行探讨,事实上,在精细化管理的具体实施过程中,还存在着诸如“管”多“理”少、分不清重点、眼高手低、没有充分挖掘细节、标准无法执行、过分追求完美等操作误区,这些都是值得我们在今后继续总结和深入研究的地方。此外,海尔集团从上世纪90年代初至今长期奉行的“OEC管理”和本文论述的精细化管理不谋而合,因此,“OEC管理”的内容架构、工作方法、执行效果、绩效考核和验证等也同样是值得我们今后系统研究的内容,其研究结果可以对精细化管理的有效性与否提供实践层面的依据。

[1]汪中求.细节决定成败[M].新华出版社,2007.

[2]冯端、冯少彤.熵的世界—“物理改变世界”丛书[M].科学出版社,2005.

[3]杨尊琦,林海.企业资源规划(ERP)原理与应用[M].机械工业出版社,2006.

责任编辑:楚 鸣

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1009-1890(2010)03-0025-04

2010-08-26

刘 震(1976-),男,湖北武汉人,武钢党校管院党史党建部讲师,硕士。