浅谈如何做好办公室工作

乔鹏

浅谈如何做好办公室工作

乔鹏

办公室作为一个综合管理部门和办事机构，承担着参谋助手、督促检查、综合协调等重要职能，对完善领导决策、推动内部高效运转、促进工作有序开展、树立良好的外部形象起着十分重要的作用。下面，笔者根据多年的工作经验，就如何做好新形势下的办公室工作谈几点粗浅的看法。

一、紧紧围绕一个中心

办公室工作要紧紧围绕“又好又快发展”这一中心任务，一切为了中心，处处体现中心，调动和凝聚各方面的力量统一到中心工作上来。由于办公室工作比较繁杂，要更好地服务中心工作，就要分清轻重主次，统筹兼顾各项工作。在实际工作中，要正确处理好以下三个关系：

一是正确处理好政务与事务的关系。所谓政务，即出谋献策，表现在具体工作中就是协助领导确立一个时期工作的指导思想和思路，制定发展规划和工作方案，预测工作中可能发生的问题，就已经发生和未发生的问题提出意见或建议，组织和实施工作计划等。所谓事务，即日常的服务性工作，包括办文、办事、办会等。衡量办公室工作做得好不好，既要看处理日常事务的效果，又要看出谋献策的水平。如果只做具体工作，完全陷入事务性的圈子而忘记政务，那么即使服务工作做得再好，也是不全面的、缺乏深度的。相反，单纯追求高层次的服务而忽视日常工作，就会使工作出现纰漏，妨碍决策思路在具体工作中的实施。

二是正确处理好被动与主动的关系。办公室的职责要求办公室人员必须围绕领导的意图和全局工作来展开，这就决定了其工作具有一定的被动性。但是，这并不意味着被动工作，只有深入思考、认真研究工作，才能够变被动服务为主动服务。为此，办公室人员要着力提高工作的预见性，凡事早考虑、早着手，不仅要想领导之所想，也要想领导之未想；要善于抓住工作中尚未引起注意的倾向性、苗头性问题，协助领导寻找解决新情况、新问题的办法，为领导决策提供参考，只有这样，才能更好地把握办公室在全局工作中的主动权。

三是正确处理好大事与小事的关系。所谓大事，是指办公室人员在办文、办会、办事过程中遇到的大事，如上级机关交办的事、涉及全局性的事、关系到单位形象和声誉的事。大事必须摆在工作的首要位置，要保证时效和质量，丝毫不得马虎大意。所谓小事，是指琐碎繁杂的事务性工作，对小事不能轻视麻痹，一旦出现错漏，小事就会酿成大错，造成不良后果，甚至影响全局工作。由于工作的特殊性，办公室没有绝对的大事小事之分，大事中有许多小事情不能忽略，小事中蕴含着大的责任。因此，办公室人员凡事必须从大处着眼、从小事做起，把大事、小事都做好。

二、深入吃透两头情况

吃透两头，即吃透上级政策精神以及基层实际情况。吃透上级政策精神，包括中央的决策部署、国家的政策法规、上级主管部门的政策导向等；吃透基层实际情况，包括基层工作进展情况、存在的问题、基层的意见建议等。只有吃透两头情况，才能实现上情与下情的有效结合，确保工作效果。为此，需要从以下三个方面做起。

一是加强学习。办公室工作的特殊性质，要求办公室人员什么都要懂一些，样样都要学一些，但又必须突出学习重点，特别要反复学习领会和全面了解掌握上级的各项政策，掌握基本的制度规范，积极贯彻上级的各项政策要求，这既是提高观察、分析和判断能力的基础，也是与上级保持高度一致的前提。在学习过程中，要把“学”与“思”结合起来，努力将学习成果转化为科学的思维方法，转化为对客观现象的准确把握，转化为辅助决策、指导工作的正确思路。

二是深入基层。为领导提供政务服务，靠翻阅资料、闭门造车是不行的，必须深入到基层和实践中去，掌握新鲜生动、准确详实的第一手资料。只有全面掌握实际情况，才能做出正确、客观、全面的判断，进而帮助领导科学决策，指导各项工作开展。同时，要正确处理好“调查”与“研究”的关系，不仅要善于调查，而且要学会研究，用研究的成果为领导决策提供支持，从而成为服务领导决策的“外脑”。

三是把“两头”融为一体。办公室人员要善于透过现象看本质，找准上情与下情的“结合点”，以上级政策为指导，对本单位的实际情况进行深入分析，有针对性地提出富有创意、富有成效的意见建议，力求有更多的工作成果进入到领导视野，转化为领导决策。

三、善于运用三条途径

在办公室工作过程中，只有充分运用好调查研究、政策传导、督查督办三个工作途径，才能有效推动各项工作的顺利开展，促进上情下达、下情上传，确保政令畅通。

一是加强调查研究。要坚持以科学发展观为统领，以先进的经营管理思想为指导，创新思路，创新方法，努力为领导决策提供高质量的参谋意见，提出切实可行的对策措施，使领导决策更加有效地付诸实施。要始终把影响改革发展稳定的重大问题、经营管理的迫切问题、市场营销与创新的热点问题、思想政治工作的关键问题作为重点研究方向，抓住领导关注、群众关心的敏感问题，有针对性地开展专题调研。要经常深入工作现场和生产建设第一线开展基础性调研，及时把群众的呼声反映上来，把基层创造的新鲜经验总结出来。

二是加强政策传导。要站在全局的高度，紧跟领导工作思路，准确把握工作意图，关注领导所思所言，加强对上情的把握、对下情的了解，努力使起草的文稿贴近领导思路，得到领导认可，充分发挥导向作用。要不断改进文风，力戒空话、套话，力戒长篇大论、陈词旧调。要在关键时刻、重大问题上及时表明决策层的立场态度、处置意见，做到牢牢掌握话语权，有效引导全辖各支行按照统一部署开展工作。

三是加强督查督办。要重点做好上级部门布置事项、会议决定的重要事项、单位领导指示交办事项、工作计划安排事项等工作的督查督办，促进重大决策、重要工作思想的贯彻落实，提高单位整体的执行力。要总结摸索督查办工作规律，完善督查办工作制度，抓准开展工作的切入点，选准角度，制定预案，合理安排人员、时间，有计划、有步骤地开展督查督办工作。加强与相关部门的沟通协调，使各级单位和部门时刻绷紧“落实”这根弦，真正通过常抓不懈，促进各项工作目标的顺利完成。

四、切实增强四个意识

办公室工作的重要性和特殊性，对办公室人员的素质提出了很高的要求。办公室人员素质的高低，直接决定了办公室工作的整体水平。因此，办公室人员应注重自身修养，切实增强四个意识。

一是增强政治意识。办公室既是政治性、原则性、从属性很强的综合部门，又是组织性、纪律性、机密性要求很高的要害部门。办公室人员接触的领导多、文件多、机密多，因而政治上合格是其最基本的要求。办公室人员在任何时候都要保持清醒的头脑，在大是大非面前不糊涂，在关键时刻不乱为，与上级保持一致，与领导班子的要求合拍，做到言行一致、表里如一。

二是增强大局意识。办公室工作的特点是政治性、政策性、全局性很强，作为“参谋部”的一员，办公室人员要学会从全局的角度认识和分析问题，力求从整体来观察和判断事物的发展。善于站在服务全局、服务领导、服务决策的高度，站在维护改革发展稳定的高度，在关乎全局、关乎长远的大事要事上，在情况复杂、矛盾突出的热点焦点上，在领导关心、群众关注的难点上，畅通信息渠道，开展调查研究，积极为领导献良策、当高参。

三是增强服务意识。办公室是一个单位的枢纽，各项工作都离不开“服务”二字。服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、基层满意、群众满意，是衡量办公室工作的根本标准。办公室人员要树立大服务的意识，既要在决策参谋上服务好，还要在协调沟通上服务好；既要为领导服务好，还要为职工服务好；既要为本级服务好，还要为下级服务好。要不断拓宽服务领域，努力提高服务本领，做到及时服务、善于服务，只要是领导需要的、部门需要的、基层需要的，都应该是办公室的服务内容。

四是增强自律意识。要大力提倡求真务实、严谨细致、精益求精的作风，高标准、严要求，不放松每一个细节。要大力提倡谦虚谨慎、不骄不躁的工作作风，正确对待权力、地位和利益，爱岗敬业，乐于奉献，甘当无名英雄。要大力提倡清正廉洁、艰苦奋斗的作风，自觉遵守反腐倡廉的各项规定，坚决反对讲排场、铺张浪费的不良风气。

(作者单位：建设银行山东省分行办公室)