使用Excel 2003制作电子版介绍信
2010-09-21张小伟
张小伟
（大庆师范学院，黑龙江大庆163712）
使用Excel 2003制作电子版介绍信
张小伟
（大庆师范学院，黑龙江大庆163712）
本文为组织部门的工作人员提供了实用易学的电子版介绍信制作技术.
Excel 2003；Microsoft Visual Basic编辑器；宏编辑器；绘图；合并；启用宏
传统的组织关系介绍信基本都是手工填写的，但近年来，随着高校毕业生党员数量的逐渐增多和就业单位的多样化，许多高校毕业生党员在毕业前不能及时落实组织关系去向，在毕业离校前几天才能确定组织关系开往单位，这给各高校组织部门工作人员的工作带来了很大难度.
本文将向读者介绍如何使用Excel 2003的Microsoft Visual Basic编辑器制作电子版介绍信，实现自动传递介绍信信息功能，帮助用户在最短的时间内完成组织关系接转上的技术问题.
1 电子版介绍信功能
电子版介绍信可实现如下功能：
（1）制作完整的毕业生党员组织关系转移名册.
（2）实现“自动传递介绍信信息”功能.
2 电子版介绍信制作过程
2.1 创建名册，确定文件题目及字段名称
（1）打开“电子表格”，点击“工具”，选择“宏”，选择“安全性”，选择“中”，选择“确定”.
（2）创建并保存文件：以XLS为后缀名，保存文件.
（3）重新命名工作表为“名册”：右击左下角“sheet1”，选择“重命名”，输入“名册”.
（4）确定并录入文件题名和字段名称.其中字段的设定要与空白介绍信传递的信息内容相一致，可设为：介绍信编号、抬头、姓名、性别、年龄、民族、党员状况、身份证号码、转出单位、接收单位、党费交至年、党费交至月、有效天数、党员联系电话、基层党委通讯地址、联系电话、传真、邮编、介绍信开出年、介绍信开出月、介绍信开出日.
2.2 制作空白介绍信模板
（1）重新命名工作表为“介绍信”：右击左下角“sheet2”，选择“重命名”，输入“介绍信”.
（2）利用电子表格中的“合并”、“绘图”、“单元格格式中的边框”等功能制作空白介绍信.制作《中国共产党党员组织关系介绍信》时要注意合并以下列：
第二行的X-AA列，第十一行的X－AA列，第三十一行的X－AA列，信息内容为“介绍信编号”
第三行的G-N列，第十四行的D－K列，信息内容为“姓名”
第三行的U-Y列，第十六行的F－G列，信息内容为“党员状况”
第五行的J-Q列，第十八行的C－L列，信息内容为“转出单位”
第五行的T-AC列，第十八行的N－AB列，信息内容为“接收单位”
第七行的P-S列，第二十四行的Q－S列，信息内容为“介绍信开出年”
第七行的U-V列，第二十四行的U－V列，信息内容为“介绍信开出月”
第七行的X-Y列，第二十四行的X－Y列，信息内容为“介绍信开出日”
第十二行的B－P列，信息内容为“抬头”
第十四行的O列，信息内容为“性别”
R－S列，信息内容为“年龄”
V－AA列，信息内容为“民族”
第十六行的Q－AB列，信息内容为“身份证号码”
第二十行的R－T列，信息内容为“党费交至年”
V－X列，信息内容为“党费交至月”
第二十二行的F－G列，信息内容为“有效天数”
第二十五行的P－AC列，信息内容为“党员联系电话”
第二十六行的P－AC列，信息内容为“基层党委通信地址”
第二十七行的G－L列，信息内容为“联系电话”
P－V列，信息内容为“传真”
Z－AC列，信息内容为“邮编”
2.3 使用Microsoft Visual Basic编辑器将名册与空白介绍信模板链接起来
2.3.1 认识宏编辑器
“Microsoft Visual Basic编辑器”，又称宏编辑器，是一个为初学者设计的编写和编辑宏代码的程序.它是为了让人们在使用软件进行工作时，避免一再地重复相同的动作而设计出来的一种工具，它利用简单的语法，把常用的动作写成宏，当在工作时，就可以直接利用事先编好的宏自动运行，去完成某项特定的任务，而不必再重复相同的动作，目的是让用户文档中的一些任务自动化. 2.3.2使用宏编辑器编写程序
（1）将鼠标移至“名册”，右击，选择“查看代码”，进入编辑页面，准备编辑.
（2）定义目标值，输入以下内容：
Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
Dim i As Integer
Dim row As Integer
Dim介绍信编号,抬头,姓名,性别,年龄,民族,党员状况,身份证号,转出单位,接收单位,党费交到年,党费交至月,有效天数,党员联系电话,基层党委通信地址,联系电话,传真,邮编,介绍信开出年,介绍信开出月,介绍信开出日As String
〔1〕Bill Jelen Tracy Syrstad.巧学巧用Excel 2003 VBA与宏（中文版）.电子工业出版社.
TP317.3
A
1673-260X（2010）11-0027-02
