销售主管时间管理技巧

罗兰芳，叶宁

（三明学院经济管理系，福建三明365004）

销售主管时间管理技巧

罗兰芳，叶宁

（三明学院经济管理系，福建三明365004）

销售主管面临着越来越多的竞争与压力，必须全神贯注于帮助团队完成销售目标.要成为一名优秀的销售主管，不仅要求其拥有丰富的销售管理经验，还要懂得管理好时间.时间管理技巧是销售主管成功的有效助手，通过有效的时间管理可以把销售主管从繁文缛节中解放出来，致力于整个销售团队的发展，带领自己的销售团队创出销售佳绩.

销售主管；时间；管理

在分秒必争、瞬息万变的商业竞争中，时间管理是考核销售主管绩效、增强企业竞争力的重要因素.时间有限而工作无限，这就要求销售主管改变拖延、忙乱、无序的工作方式与习惯，重视、学习并掌握时间管理的方法与技巧，来更好地掌控自己的工作.

1 时间管理的涵义

时间管理是对时间的一种统筹安排的过程，它探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标，它要求我们通过改变习惯，引进新的工作方式和方法，包括订立目标、计划、分配时间、权衡轻重、权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高时间管理效益.时间管理的对象并非管理时间，时间本身不是问题，因为我们每个人都拥有一年365天，一天24小时，所以时间管理的关键在于你如何更好地善用和分配时间.

2 销售主管时间管理误区

2.1 缺乏时间管理的意识

许多销售主管缺乏时间管理的意识，没有认识到时间管理的重要性，没有将工作时间进行有效分配，结果自己忙得团团转，连口喘气的时间都没有.他们每天都被繁杂的事务包围着，堆满桌子的文件，一个接一个的电话，各种大小会议，频繁的下属请示，不断来访的客人，顾客的投诉与抱怨的处理等等.销售主管一旦陷入这种无法自拔的工作模式中，自然会被弄得焦头烂额、头晕目眩.

2.2 缺乏时间管理的计划方案

许多销售主管不明白计划的重要性，总是抱着踩着西瓜皮滑到哪里是哪里的心态，凡事都没有一个计划方案，没有一个时间表，碰到什么就做什么.他们认为，计划没有变化快，没有必要做计划，即使有了计划，也不一定按照它去做.还有的销售主管不喜欢被束缚，认为只有在压力之下才会有好的表现，而制订计划反而会束手缚脚、墨守成规，限制其能力的发挥，令其失去优势，所以也不做计划.

2.3 缺乏时间管理的执行力

良好的沟通是成功的计划的重要组成部分，有的销售主管虽然有计划方案为依托，但仍摆脱不了整天奔忙劳碌的情形，他们认为工作时间越长，越能显示出自己的敬业与重要性.其实，这正是缺乏个人时间管理执行力的表现，究其原因是因为缺乏与销售团队成员之间进行有效和必要的沟通，造成下达的命令执行欠佳，影响工作效率和工作业绩.

3 销售主管时间管理技巧

美国麻省理工学院对3000名经理作了调查研究，结果发现所有成绩优异的经理都有一个共同的特点，就是他们都可以非常合理地利用时间，让时间消耗降到最到限度.[1]销售主管每天面对的事情很多，虽然每位销售主管都公平地拥有一天24小时，但要让有限的时间发挥最大的成效，就需要掌握时间管理的技巧，把时间管理好.

3.1 订立计划

周全的计划不仅能节省时间，还能使工作顺利、优质地被完成，良好的计划可以起到事倍功半的效果，它能使销售团队把注意力集中在月份、季度和年度目标上.销售主管订立计划应包括计划目标、执行步骤、控制标准、最后期限、优先顺序等.当销售主管面对各项工作时，周遭的杂事会占用你的时间，这可能使你失去洞察力，也忘记了事项的轻重缓急次序，要克服这一点，关键是要花时间去衡量什么才是重要的.

图1 销售主管时间管理矩阵

销售主管可把制订的计划按照是否紧急与重要这两个要素把事务进行分类(如图1所示).对于销售主来说，在处理好紧急且重要的事项的同时，应把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然.

此外，在订立计划的过程中，销售主管还要预留出机动时间，以防不确定性事件、变化或危机的发生所造成的不必要的影响.如果销售主管把一天的时间都排满了各种活动，没有一点时间空档，那么，一旦出现意外情况，就会把你的全盘计划打乱了，反而降低了工作效率.因此，在计划时间分配上一定不要过分安排你自己的事情.

3.2 充分授权

有些销售主管事无巨细地插手、步步紧跟地检核，不给销售人员留一点自主的空间，自己忙得疲惫不堪，又养成了销售人员“等、靠、要”的依赖心理，这样自然培养不出一支高绩效的销售团队.充分有效地授权可以使你的工作化繁为简、化忙为闲，让你静下心来研究销售规划与策略上的问题；洞察企业外部的销售市场环境变化及内部的经营状况，让你跳出狭隘的视野，发现新的销售机会及销售工作中存在问题并解决好它.学会授权吧，让你的销售团队由简到繁地开始承担越来越多的日常作业方面的事务，一旦他们做到这点，你就能通过授权复制你自己，利用你的销售团队为你工作，来放大自己的时间杠杆，这样既能够培养、激励、成就你的销售团队又能使你自己从繁琐的事务性工作中摆脱出来.

3.3 提高执行力，克服拖延

销售主管们虽然制定了计划，但常常因为缺乏执行力而使计划变得越拖越长.一旦开始遇事拖延，就很容易养成再次拖延的毛病.拖延是你的敌人，它不仅是偷窃时间的贼，也是偷窃金钱、机会、成功以及自我价值的贼，销售主管对付拖延要有一定策略，一步一步地将它从你生命中去除.

3.3.1 学会立即着手工作

销售主管一定要有紧迫感，改变自己爱拖延的工作习惯，一旦在工作中接到新任务，就要学会立即着手工作.比如，销售主管的促销计划表、区域分销规划、销售报告的汇总与总结等一定要按时完成，才能顺利开展后序工作或减少事后回忆的时间，避免事后回忆所造成的遗漏.

3.3.2 不为自己的拖延找借口

销售是一项压力巨大的工作.在压力面前，有些销售主管养成了为自己的拖延找借口的毛病.诸如，销售人员能力不足、行动迟缓，产品缺乏卖点，渠道信息反馈不流畅等.成功的人寻找原因，失败的人寻找借口.借口带来的唯一好处，就是让你不断地为自己去寻找借口，让你逐渐养成找借口的习惯，任由借口牵着你的鼻子走，使你的工作就变得拖拖拉拉，没有效率.销售主管们要时刻保持清醒的意识，养成有问题不找借口找原因的好习惯.

3.3.3 严格设定任务期限

巴金森在其所著的《巴金森法则》中，写下这段话：“你用多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间.”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它.而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它.[2]宽松的时间造成了拖拉的工作作风.如果你在确定某个任务所需用的时间过于宽松的话，你的工作效率就会大打折扣.因此，销售主管在规定时间期限时要格外谨慎.只有懂得运用时间管理给自己压力的销售主管，才能按时完成工作任务.销售主管可以制订工作进度检查制度，按照各项任务期限，严格要求自己.

3.4 提升沟通技能

有些销售主管在工作中凡事都是自己说了算，从不与下属沟通；或是沟通时沟通的目的、内容不明确，遗漏了关键的讯息；或是由于缺乏沟通技巧而产生不必要的麻烦与误会.一线销售人员是最贴近市场、了解客户实际情况的，他们也是各类计划方案的执行者，销售主管要想打造高绩效、高凝聚的销售团队就应意识到有效的沟通是销售团队内部讯息通畅的重要保证，它可缩短你与团队成员之间的距离，促成共识的达成，提高决策的可靠性.因此，销售主管应努力改变工作作风、提升自己的沟通技能与自己的销售团队实现充分的沟通.比如，与销售人员沟通前，销售主管应明确每一次沟通的目的，对沟通的内容做出计划、时间、地点等的安排；沟通时简明扼要，避免产生歧义；学会、发展和锻炼自己的倾听，学会换位思考，学会赞美你的团队成员等沟通技能.

3.5 养成整洁、条理的习惯

有的销售主管的办公室惨不忍睹，乱的一塌糊涂.文件柜里文件的数量在不断膨胀却未及时整理与更新，充斥着各种过时无关的资料，而用过的资料随手乱放，有时候连重要的客户资料都找不到.研究表明：每个人每天平均会找28次的东西.这样一年下来，我们就要有两个星期的时间没日没夜地在找东西.为什么找东西呢？是因为没有用的东西太多了，有用的东西混在没有用的东西里.如果平常能做好办公桌上的清理运动就可以减少我们花在找东西上的时间.销售主管要提高工作效率，就必须养成整洁、条理的习惯，具体可从以下几方面着手：

第一，养成拿东西哪里拿、哪里放的习惯，并且把那些过期的、没用的纸质文件、文书及时扔进垃圾箱，那些还有用的档案可根据工作需要归入相应的资料夹中，把它们分类存档并做好注释标签以方便查找，比如可将资料夹分成公关活动、记者会、展览会、销售合约、销售月报表等.

第二，善用WINDOWS文件管理器，做好各类电子文件的分类与管理，对于重要的客户资料及文件应做好备份，定期整理自己的文件夹或删除电脑中无用档案和资料，以减少在茫茫文海中寻找所需文件的时间.

第三，学会在每天下班前把办公桌和文件档案整理好，将不需要用的各种书籍、文件夹、笔记和其他各类材料收到相应的文件柜里放好，为第二天高效率地工作做好准备.

3.6 安排不被打扰的时间

日本专业的统计数据指出：“人们一般每8人分钟就会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50－60次.平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%.其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的.同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时.”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%.[3]

频繁的打扰大大地降低了我们的工作效率.对于销售主管来说，下属及客户频繁的请示与打扰往往易导致销售主管无法集中精力思考和决策.销售主管在日常工作中可结合自己生理的黄金时间段把工作日时间分成“红色时间段”与“绿色时间段”.在绿色时间段内，你可以允许他人打扰或者处理事务性工作；而在“红色时间段”内，你不允许他人打扰，你要在自己的办公室里专心工作处理最重要的事项或进行思考.

3.7 学会说“不”

销售主管不会说“不”大凡有以下几种情形:

一是不愿拒绝不合理的要求，是因为害怕因此影响自己的营销业绩，断送自己的事业前程；

二是找不到合适的借口拒绝别人，担心别人也会从此拒绝自己或采取报复的手段；

三是不愿意拒绝下属请求或客户的要求，想做个人人都喜欢的角色，想赢得他人的赞许、认可与接受.

销售主管不会说“不”是其浪费时间的一个重要表现之一.因为不善拒绝，销售主管成了没有原则的“老好人”，这样只会把自己累坏，让自己很被动又助长了下属的懒惰和其他人求你办事的机会.有时说“不”，不需要任何借口，只要你的拒绝对你来说是合理的.每位销售主管都不可能做到人见人爱，学会拒绝别人，可以节省大量的时间，避免许多不必要的麻烦，它是过度热心肠型销售主管的一剂良药.

3.8 学会处理会议

销售主管们常常受到“会议病”的困扰.会议本来是沟通意见、解决问题、制定决策的一种有效方法，但是它却经常被滥加使用.很多销售主管会有一个习惯，一旦有关讨论或是传达的事，就召集销售人员开会，开会时没有明确的目的，讲到什么问题就是什么，开完会后布置的工作也无人负责跟踪与检查.

参加许多没有成效的会议，也是一种浪费时间的做法.如果你是销售主管，浪费了大量时间在会议上，那么你应该重新评估一下，需要多长时间和部下开会，以及要达到的目的.每天或每周开会真的需要开会吗？可不可以采取更有效的方式，减少类似的会议呢？比如有些是否可以通过电子邮件或电话咨询商量的方式取代会议.实在要开的会，销售主管应明确会议目标，提前发出会议议程表及与会议有关的资料，明确会议的内容与时间计划，哪些与会人员需要发言，针对何问题进行发言，限时几分钟都一一注明.开会时应按会议程所编列的优先次序进行了讨论，如是否达到目标，未达到存在什么原因，如何改进，具体措施；达到了请总结经验与大家分享.在结束会议之前，销售主管应概括复述各项工作分配及完成各种工作的时限，并布置好会议跟踪与待办事项的监督工作.

3.9 善于安排零碎时间

争取时间的惟一方法是善于安排和利用零碎时间.有人曾算过一笔时间账：每天人的自由时间＝日历时间（24小时）－必要时间（包括上班和交通10小时）－睡眠时间（8小时）－吃饭时间（2小时）＝4小时.如果你能每天利用好其中一半也就是2小时的零碎时间，按70年计算，扣除学龄前7年，就是45990个小时，合5748个学习日，相当于比15年还多的学习时间.[4]因此，充分利用零碎的时间，短期内也许没有什么明显的效果，但日积月累，将会有惊人的效果.

销售主管要善于挖掘与安排零碎的时间，从而最大限度地提高工作效率.比如，有时间空档的时候可以思考如何更有效的培训与激励自己的销售团队，产品销售区域规划，客户的喜好等等.此外，销售主管还要利用零碎时间大量吸收知识，而利用零碎时间学习就是一种快速的方法.它可通过学习别人的经验和知识，大幅地减少错误和缩短摸索时间，使我们更快速地走向成功.一个好的销售主管，除了在实战中向专家和同行学习外，更应该利用空余时间向书本学习，利用空余时间研究销售技巧、沟通技巧、销售管理等书籍与讲座.

〔1〕何耀明，张艳红.世界500强企业员工的50个工作习惯[M].北京：华夏出版社,2008.

〔2〕无作者.管好时间的七大魔法［J］.资源再生,2008(11):60.

〔3〕冯玺玲.“华为人”的时间管理[J].人才瞭望,2004(7):29.

〔4〕任淑美.经理人时间管理[M].广东：广东经济出版社, 2004.

F713.3

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1673-260X（2010）11-0044-03