Office软件数据处理在中油财务系统差错识别中的运用心得

油气储运分公司 金艳

Office软件数据处理在中油财务系统差错识别中的运用心得

油气储运分公司 金艳

本文闸述了如何对Office系列软件中的Excel与Access进行联合运用，从而在财务软件产生的数据使用中进行差错识别，这将大大提高工作效率。

Excell Access数据库 查找 错误 遗漏 财务系统

财务工作难免要与数据打交道。随着财务软件逐年更新，财务系统逐年升级，系统中的数据也将随着账套的并行使用，经常需要在两个或两个以上的新旧账套中同时处理，为了保证数据衔接的准确性，两套账中的所有数据需要保持一致。相信做过财务工作的人都知道，在更换账套时，核对海量财务数据是一件非常头疼的事情。

中石油天然气股份有限公司为实现财务管理集中核算，工作中普遍使用了Fmis—中国石油财务管理信息系统（以下简称Fmis），它基于java环境运行，有着界面友好、安装使用方便、数据处理功能强大等许多优点。它从以前的3.0升级到了现在的7.0，如今又并行使用了融合账套，在与现在的融合系统并行运用时，由于部分信息有变化，系统间并没有设置自动结转和较对功能，每做一张凭证都需要人工重新在另一套账中录入一遍，因此，人为的操作错误在所难免，将这些差错识别出来若完全靠人为操作是非常麻烦的事情。每当在年末结转的时候，核对数据量非常大，许多员工加班加点，牺牲了大量休息和娱乐的时间，工作效率很低，准确率也受影响。

众所周知，微软公司的Office软件系列中的Excel软件具有强大的数据处理功能。它是一种功能很强的电子表格处理系统，能够帮助人们从事各种表格处理，帮助人们完成各种复杂表格的计算，节省了人们大量时间和精力，目前被广泛应用。但本文还要强调office家庭中的另一个成员—Access。它是微软公司推出的基于Windows的桌面关系数据库管理系统（RDBMS），是Office系列应用软件之一。它提供了表、查询、窗体、模块等多种用来建立数据库系统的对象；提供了多种向导、生成器、模板，把数据存储、数据查询、界面设计、报表生成等操作规范化；为建立功能完善的数据库管理系统提供了方便，也使得普通用户不必编写代码，就可以完成大部分数据管理的任务。

一般来说，我们在账套中若发现某项会计科目的金额有差异，我们先是在两套账中打开相应的账页，查看里面的相关记账凭证，核对每一笔记账凭证的凭证号、金额，找到引起差异的凭证，再进行修改。如果仅仅是金额的错误，且错误较少的情况下，可以先把账页导出到Excel文件中进行比对。把金额进行从大到小排序，两列金额如果不一致，很容易找出来，对相应金额的凭证进行比对修改即可。

但是当需要比对的数据量较大且有缺失时，数据运用Excel排序的结果非常乱，查找耗时耗力，这个方法便行不通了。这时，如果结合使用Access数据库，情况就不一样了。首先，还是把待比较数据导出致Excel文件，再把文件中指定数据导入Access数据库形成若干数据表，并在各数据表之间建立关系进行查询。建立关系时，需要一个数列作为标志进行索引，比如凭证号。然后，利用它丰富的查询功能按照需要建立各类查询，建立好的查询可以相应的名称保存起来使用。建立好各类查询后，就形成一个专门识别差错的小软件了，它可以方便地对指定的数据进行差错识别。

运用实例：拿目前正在使用中的Fmis7.0正式账套和融合账套的财务数据比对来说，若“现金”科目的金额出现差错，分别打开两套账中的现金日记账核对，发现包含的记录数量有成百上千条，需要借助Access数据库进行差错识别。具体方法为：

一、先把Fmis中的待比较凭证记录转出到Excel文件当中，进行几步Excel的处理：为方便比较，把贷方发生额都记为负数，把借方发生额不变，作为“金额”数列;融合账中的凭证号是摘要中的前9位数字，通过公式left(*,9)提取出来。这样，我们得到了两套账中具有可比性的记账凭证号、摘要、金额三栏数列，数据也被转换为一致的格式。两张表分别命名为融合、正式。

二、建立具有比较功能的Access数据库：

1.用Access创建一个空数据表db1,通过链接表功能，将融合、正式两张Excel与Access链接；

2.通过“新建查询—简单向导查询”功能建立查询，在两张表中字段为“凭证号”中用鼠标拉一道横线，就建立起了一一对应的关系。保存后将查询起名为“核对正确的”，它能将融合、正式两张表中金额一致的记录提取出来。（如图表示）

3.通过“新建查询—查找不匹配项查询向导”功能建立查询，起名为“正式账套中不一致数据”，该查询能将“正式”表和“核对正确的”查询中金额不一致的记录提取出来。

4.通过“新建查询—查找不匹配项查询向导”功能建立查询，起名为“融合账套中不一致数据”，该查询能将“融合”表和“核对正确的”查询中金额不一致的记录提取出来。

运用：打开已事先建立好查询功能的Access数据库，直接执行名为“核对正确的”查询，可根据凭证号，查出已核对正确的数据，执行名为“正式账套中不一致数据”查询，出现一张记录较少的表，此表中包含可能错误的记录，这些记录都是正式账套中的。而执行名为“融合账套中不一致数据”查询，出现另一张只包含错误记录的表，这些记录是来自融合账套中的。财务人员只需从账套中调出相应凭证号，修改一致即可。通过对此小软件的使用，本科室在处理09年财务数据时得到了大家的好评，既省时又省力。

通过本文的描述，我们可以看出利用Access进行Excel数据信息匹配处理，特别是差错识别方面的简单高效。Office软件强大的数据处理功能不但能运用到财务账套的比对上，在需要处理大量数据的系统中都可以运用到。比如人事、核算、销售、物资等需要处理大量数据的系统，都可以对其已有数据进行如差错识别这样的二次处理。它弥补了Fmis等这样的大型软件在新旧衔接等特殊情况下使用上的不便，也可以对行业专用件中的数据按用户需要进行处理，以满足用户的各类需求。同时也给我们传达了一种思维方式，那就是很好地利用Microsoft Office家族中各成员的内在关系，它将给我们的工作带来极大的帮助。

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