医学院校档案电子化管理的必要性

段强华

(山西职工医学院,山西太原 030012)

医学院校档案电子化管理的必要性

段强华

(山西职工医学院,山西太原 030012)

电子文档是现代社会信息资源的重要组成部分,也是新时期文书档案人员面临的一个重要课题。提高对电子文档的前瞻性认识,掌握先进的电子文件管理技术,广泛应用于卫生教育管理和校园建设中。

信息;电子文档;档案;卫生教育;管理

山西职工医学院是一所集高等卫生医疗教育、中等卫生医疗教育、专业医疗机构于一体的高职高专院校,文书档案管理系列较多,信息组成和机构设立呈交叉分布特点。在信息化建设中,山西职工医学院建立了职工及高级卫生人才信息库,以电子文件的形式储存人力资源档案信息,赋予电子文件以充实的内容。

电子文档作为社会活动的新型产物,既是承载广泛信息的手段,又是行政管理的工具。随着电子文档的普及和使用,对文书档案的管理带来了重大挑战。社会、政治、经济、科技、文化的迅速发展,为档案专业提供了更广阔的拓展空间,也制造了更复杂的生存环境,这就需要树立对电子文档的正确认识。

电子文档的兴起是历史必然,正确认识并积极应对电子文件时代的到来顺应时代发展的潮流。良好的电子文档运行管理对数据的准确性、可靠性、服务性和管理效率具有重要的意义,而快捷的电子文件应用技术使行政管理的高效率得以实现。山西职工医学院以信息化手段完善了电子文档管理以及查询功能,加强组织干部、人事档案管理,服务于卫生教育,支撑校园建设,为领导决策提供准确、快捷、高效的文本依据,在高级卫生医疗教育人才信息管理、校园建设等方面起到了积极而有效的促进作用,推进了卫生教育的改革与发展。

信息时代档案专业实践的发展领域已经明显跨越了档案室的界限,向前延伸到文件生成和管理阶段[1]。当前各种电子文档的数量以惊人的速度增长,社会各个领域对档案信息的需求也普遍提高,档案工作由简单的、封闭的、经验性的管理方式,发展到复杂的、开放的、科学的管理系统,并成为一项专门的事业。以卫生教育信息管理为核心,建立全方位的电子文档信息,运用采集、编辑、组合、筛选等手段,获取高效、准确的信息,可以为决策提供有力的依据。

随着科技手段的完善与信息技术的进步,电子文件对软硬件系统的依赖逐步减少,极大地推进了电子文件真实可靠、长久保存的可能性。电子文档的运用使信息整合工作效率最大化,有助于各项工作的沟通,有益于部门团队成员之间共享,有利于协调各部门间的合作。巨量的日常事务性工作变得轻松有效。

凭证性是电子文件的基本属性,是电子文件管理的根本立足点和出发点[2]。电子文件既要充当行政管理及业务开展的凭执工具,又要充当依法行事的有效证据。电子文件管理的目标就是保证电子文件的质量,即电子文件的真实、可靠、完整、可用和安全。真实性是其首要目标。所以在建立电子文档时,要注重基础信息形成的准确性。建立电子文件检索和电子档案管理的工作平台可以使这一系统工程在行政管理和文书档案归档整理过程中发挥高效作用。

干部人事档案管理是一个系统工程。以学院各项众多的资源为依托,经过对大量的文档材料进行电子化处理后,建立电子文档信息数据库,建立人事工作多项资源信息化的服务平台,不断整合,调整各项动态信息,以现代化的服务手段为学院建设提供优质、高效、准确、严密的电子文档信息。可根据工作需要随时准确、快速提供干部各种信息,为学院发展建设提供服务。

[1] 冯惠玲.信息资源管理研究与教育:一个大有作为的领域[J].图书情报工作,2004,48(9):24-27.

[2] 张 宁.浅析电子文件的原始性与真实性[J].档案学通讯,2003, 24(1):43-46.

[3] 钟 瑛.浅议电子文件管理系统的功能要素[J].档案学通讯, 2006,27(6):65-68.

本文编辑:王立钧

R197.32

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1671-0126(2010)04-0099-01

段强华(1964-),女,山西稷山人,馆员,2000年毕业于山西师范大学。