高职院校教学秘书角色定位及队伍建设的思考

2010-08-15周龙军

河北职业教育 2010年1期

周龙军

（广西国际商务职业技术学院，广西南宁 530007）

一、高职院校教学秘书的定位

1.教学管理员。教学秘书的主要职能是管理职能。教学秘书作为高职院校教学管理活动各个环节中最基层的管理者、实践者、服务者和信息反馈者，协助领导管理着教学方面的常规事务。其管理职能大致可以分为三类：

第一，教学文件资料的保存管理，是教学秘书最基本的教学管理。诸如学科专业发展规划、教学计划等学院教学工作的指导性文件，教学大纲等教师进行课程教学的指导性文件，教学秘书应该根据教学资料的属性进行科学分类，并将其原始、完整、规范、可靠地加以管理。

第二，教学工作的运行管理，是教学秘书最主要的行政管理。如教学任务的安排，课程表的排定，教学资源的调配，教师调课、代课与停课的管理，考务的安排等等。

第三，教学质量的监控管理，是教学秘书最重要的教学管理。广泛收集来自师生、督导组专家等的信息，对教师的教学质量进行全面评议、科学分析，对教学各个环节进行检查，对教学运行的全过程实施全程质量监控。

2.师生服务员。教学秘书的基本职能是服务职能。教学秘书工作是一项计划性强、内容丰富、繁多细致的综合性服务工作。具体体现在为教学科研服务，为教职员工服务，为全体学生服务，为院（系、部）领导决策服务。通过教学运行管理、日常教务工作管理、学籍管理、教材管理、教学档案管理、教师授课情况及工作量管理、课程评估管理等工作得以实现。具体说，教学秘书要对教学管理的执行情况和教学质量评估的结果进行分析总结，主动为院（系、部）的行政决策做好服务；做好教研活动的开展、教学成果的申报、教师个人教学档案的完善、教师工作量的整理与上报、教师进修计划的上报工作，做好每学期的教材、课程表、学生计分册等发送工作，以保证老师充分备课，等等。总之，就是为师生及时提供教学工作所需的资料和设备，为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助，将教师和学生反馈的信息及时通报院、系领导与教研室主任等。教学秘书主要的服务中心是全体师生。

3.联络协调员。协调职能是教学秘书工作的重要职能。教学秘书是协调沟通者，要为教务处、院、系分管领导、教师及学生之间传递和沟通信息，协调关系。要上传下达，左右沟通，内外联系，保证信息的畅通。还要协调部门之间的关系，如教务处与各系部，教学部门与学生管理部门以及校外管理部门，等等；还要协调人与人之间的关系，如领导与领导之间、领导与干事之间、领导与教师之间、教师与教师之间、教师与学生之间的关系，等等。

4.策划参谋员。参谋职能是教学秘书的特色职能。教学秘书不但要执行教学计划、院系领导的指示，还要制定院、系年度的教学工作计划，出台各项教学管理制度，各种教学活动，当好领导的参谋和助手，为领导提供信息，提出建议与意见，起草有关方案或文件，等等。

5.师生教育员。教育职能是教学秘书的必备职能。教学秘书在履行管理职责，服务师生过程中，要通过自己的言行举止，实现管理育人、服务育人的功能。对教师，要通过教学改革将先进的教学理念传递给他们，通过严格的要求规范他们的教学行为，通过科学严谨的管理影响教师的思维做法，通过优质的服务给他们树立良好的形象，这对教师是一个教育的过程；对学生，要通过公正、诚信的态度，文明礼貌的言行，热情周到的服务，给他们树立榜样，潜移默化地养成他们的良好品质。

五个角色是有机统一的，而服务角色体现得更具体、更直接，每个教学秘书都必须牢记服务这一工作宗旨，否则无法做好本职工作。

高职院校教务处是学校教学管理的职能部门，院、系是教学单位，教学秘书受教务处、院、系的双重领导，工作质量的好坏，不仅影响着院、系的教学管理工作，而且影响着整个学校的教学质量与人才培养质量。

二、高职院校教学秘书的作用

1.保证教学秩序的正常稳定。高职院校教学秘书是高职院校教学管理各个环节中最基层的实践者、管理者、服务者和信息反馈者，也是连接教学主管部门、主管领导和教师等工作人员之间的桥梁。如果一个高职院校院系的教学秘书的工作出现闪失，教学管理就可能造成一定的混乱局面：或者上情不能下达，信息不能及时反馈；或者领导与成员之间不协调，教师情绪受到影响，教学质量下滑等等。因此，高职院校教学秘书的工作在教学管理中具有非常重要的作用。

2.促进教学质量的提高。提高教学质量是高等教育永恒的主题，教学管理工作是保障教学质量的核心工作之一。教学秘书的素质和工作能力直接影响着学校的教学管理水平、管理效率和教学质量。教学秘书工作是涉及多层次、多部门的系统活动，是连接“教”、“学”双方的纽带，是确保人才培养质量的重要一环，所以，建设一支结构合理、队伍稳定、素质高、服务意识强的教学秘书队伍是高职院校必须做好的基本工作。

3.推进教学改革进一步深化。教学秘书在学校的教学管理工作中，既是教务管理工作的具体执行者、实施者，又是各项教学活动的组织者和安排者，同时也是教务部门与教学单位之间、教师与教师之间、教师与学生之间开展教学活动的桥梁和纽带。因此，教学改革的计划拟定有教学秘书参与，教学改革的措施由教学秘书组织落实，教学改革的实施由教学秘书组织操作，所以，教学改革的目标能否实现，直接跟教学秘书的工作水平、质量密切相关。

4.实现管理育人、服务育人的功能。教学秘书在教学管理、教学服务过程中，经常向学生介绍有关信息和学籍管理的知识，而且通过座谈会了解学生的学习情况和学习中的困难，为学生排忧解难。因此如果教学秘书在与学生联系和接触中做出表率，就会以文明服务、礼貌待人、无私奉献的职业道德和完美的人格力量，潜移默化地影响着学生。即所谓“管理育人”、“服务育人”。

三、高职院校教学秘书队伍存在的主要问题

1.工作未受应有重视，队伍不稳定。工作未受到充分重视。由于思想观念陈旧，对教育管理的重要性和科学性认识不足，部分人认为教务管理是一些简单的事务性工作，在教学秘书的配备、学习和培训上，以及津贴待遇上，力度远远不够。教学秘书无论在职称、职务、评奖、学习、培训等方面都比同学历的人机会少，这样严重挫伤了教学秘书工作的积极性，造成人心浮动、队伍不稳，一些高学历、能力强的教学秘书转为教师或调出高职院校。

2.专业化程度不高，工作质量有待提高。高职院校教学管理工作要规范有序、科学高效，需要一支高素质的从事教学管理和教学管理研究的专业化的教学秘书队伍。

目前，教学秘书所学的专业往往与自己从事的工作不相符合，又没有经过专门的培训进修，所以，要熟练地完成教学秘书的工作，往往要经过一个较长的适应时期，这导致了一些教学秘书对自身工作认识的不到位，工作程序的不熟悉，工作方法的不了解，从而导致工作质量有待提高。

3.任务重，压力大，管理工作有待加强。教学秘书事务繁杂，工作压力大，很多时候是被一般事务忙得疲于奔命，加班加点，花在思考如何促进教学管理上的时间精力相对就少。

4.创新意识欠缺，参谋职能有待强化。许多教学秘书只是被动地工作，没有主动去思考如何改进教学管理的方法途径、形式内容，一些教学秘书只是满足于完成领导交代的任务，没有很好地为领导出谋划策，提出自己的观点或建议，或者一些创新思路。