血站档案管理工作实践

广州血液中心 李洁

血站档案管理工作实践

广州血液中心 李洁

血站档案管理对医院具有重要意义，本文就血站档案管理工作中存在的问题以及改进的措施提出了一些看法。

血站 档案 卫生系统

档案管理是血站管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志，是不断提高医院基础管理水平的需要，并在血站建设和医疗事业发展中发挥着越来越重要的作用。档案管理工作的好坏，充分体现了血站的基础管理水平，与血站分级管理、文明单位建设、医疗保健事业的发展密切相关。

一、血站管理档案的重要性

血站业务工作主要是组织发动公民无偿献血，经过体检、初筛、采血、检验及成分分离等过程，最后提供医院临床使用。血站业务档案是血站依法开展业务的凭证，是血站采供血过程的质量记录，同时也是体现血站管理水平的一个重要方面。随着公民法律知识的普及和受血者的自我保护意识增强，与输血有关的医疗纠纷诉讼案件呈逐年上升的态势，其中不乏社会影响大的案件，如输血后感染丙肝、乙肝、艾滋病等。社会各界普遍同情受血者，而法院也采用举证责任倒置的原则，由血站负责提供证据证明其在采供血过程中无过错。因此，记录清晰、保存完整的业务档案就是证据，是血站在诉讼中维护自身的合法权益、保护单位的公众形象、占据主动地位的有力依据。

二、血站档案管理存在的问题

尽管目前血站的档案管理工作已经取得了一定的成就，但仍然很多不足值得我们改进，主要体现在：

1．重视程度不够

档案管理工作滞后主因：一是一些领导在决策时，对档案管理在采供血工作中的地位和重要性认识不到位，没有将档案管理与总体工作同步决策与启动。许多血站建站多年，但血站档案管理工作却才刚刚起步；二是血站工作人员往往更重视其专业工作；三是缺乏责任感，错误地认为文件材料归档仅仅是档案室或档案员的事。上述情况必然影响到档案管理工作，不利于血站的全面管理与发展。

2，缺乏统一的规范标准

血站作为供血专门机构，其业务工作的独特性，决定了血站档案管理的独特性。目前国家和卫生部还没有这方面的规范标准，现有的卫生机构或医院的档案管理模式，也不完全适用于血站的档案管理。因此，目前的血站档案管理中，对归档文件的范围、鉴定、整理和管理等都很难实现规范化、标准化，难以保证文件材料的齐全、完整归档。这种“有档不归”或“有文必归”的现象，影响档案的完整性和系统性。

3，归档与不归档文件管理的不足

按照档案工作条例的规定，各种文件材料业务部进行整理、立卷，并定期向档案部门归档”。目前血站档案的整理多由档案室来完成，这就容易产生如下弊端：尽管档案人员花费了大量的精力，但由于他们不熟悉、不了解具体的业务工作和文件处理过程，以及文件之间的联系，因此立卷工作难度大，案卷质量也难以保证。对于不归档文件材料，如采供血工作过程中形成的重份文件、未成文的草稿、统计草表、作废的随记表和科室间的业务交接、与本科室职能无关的参考性材料等，往往被忽视而没有纳入档案管理范畴，不能及时销毁，易因保管、使用和处置不当而造成丢失和泄密。

4，档案信息的开发利用有待加强

近年来，非纸质档案如照片、底片、声像档案（录像带、录音带）等不断增多，特别是随着血站网络化管理的发展，计算机软磁盘、光盘、软件等，在血站档案管理中的比例和重要性日益突出，如何加强对这类档案的管理和使用，是血站档案管理的新课题。而目前对这类档案的重视和管理还不到位、不规范，甚至没有纳入档案管理范围，影响档案的完整性和对档案信息的开发利用。

三、加强血站档案管理工作的措施

1，提高认识，树立正确的档案管理价值观

要加大对《档案法》的宣传力度，增强血站领导的档案意识，树立档案工作是为血站管理工作服务的思想，充分认识到档案不仅起凭证作用，而且是血站制订工作计划与决策的依据，不断更新观念，依法管理血站档案工作。血站档案管理是一项既细致又繁琐的工作，与外界联系少，工作单调、枯燥，所以每位档案工作者对本职工作要正确认识和评价。坚定档案工作默默无闻，但档案工作却不能默默无为的信念，立足实际，找准位置，认清责任，不懈努力，使档案工作逐步走向标准化、规范化、科学化，为血站事业发展做出贡献。加快档案人才培养．建立完整的血站档案管理体系。

2，规范档案的整理

规范完整的档案给工作带来极大便利由于档案工作平常整理具有随时性的特点，因此需要在日常工作中及时将档案整理好，分类存档。一旦领导查阅或者上级主管部门要求上报数据、材料等，可以做到及时准确提供。如果日常只是采血、供血，而将档案方面事情推往一边，文件、资料到处乱放，查阅起来就很麻烦，并且容易丢失。如果是档案管理达到规范，笔者认为应根据输血行业特点制定归档项目类别，清楚哪些是需要保存的材料，尤其要将影响血液质量的关键要件重点保存完整，并作为长期保存的内容。

3，档案管理体制需要进一步健全

血站系统应该有统一规范的管理模式。就血站而言，目前在行业内尚未建立统一管理模式和归档管理标准，档案管理人员多数是兼职，不是档案专业人员，由于血站工作性质的特殊，因此血站档案管理一家一个样，不利于本行业内统一管理，也不利于血站评审工作。血站系统作为医疗卫生行业内的特殊系统应该形成统一规范的管理模式，建立专门的档案管理制度。

4，更新观念，开拓创新

加快血站档案管理现代化，提高档案信息利用率。借助血站管理网络化的条件和优势，实现血站档案管理由传统型向现代化、由“重藏轻用”向“管用结合”的转变，充分发挥档案在血站管理中的作用。首先，要开展血站档案性质研究，尤其加强对血站档案科学管理和有效利用的规律和方法的研究，提高血站档案管理工作水平；二是立下高质量、高效率和方便实用的原则。加强非纸质档案、尤其是计算机网络形成的档案资料的收集、整理、归档和管理。要加强对在档案管理和利用中引人网络化、信息化管理模式的探讨，为血站管理和采供血工作提供优质高效的服务。

【1】孟凡超 血站业务档案管理之管见 -黑龙江档案2009(6)

【2】郑小文.宋杨血站业务档案管理探讨 -中国误诊学杂志2008，8(23)