关于我国高校内部会计控制的探讨

2010-08-15王东辉

长春师范大学学报 2010年8期

王东辉

(长春师范学院财务处,吉林长春 130032)

随着我国社会主义市场经济体制的建立和逐步完善,高等学校也快速地发展起来,高校间的竞争日益激烈,高校要生存,在生存中求得发展,就要提高教学质量。资金规模不断地扩大,高校经济业务大量增加,高校内部会计控制面临严峻的挑战。要使资金合法、合规地筹集和有效地使用,就需要建立完善的内部控制制度。

1 高校内部会计控制现状分析

近年来,在高等学校改革和发展的过程中,特别是在招生、收费、资金使用、物资设备采购、基建工程项目等活动中,出现了乱收费、挪用公款、物资采购和工程建设中吃巨额回扣等违法、违纪行为。这些现象暴露出高效内部管理松弛、经济监督不力、会计控制薄弱等问题。

我国高校内部会计控制存在的问题,主要表现在以下几个方面:

1.1 高校内部会计控制制度不够健全

1.1.1 高校内部会计控制制度的范围不够全面

高校往往强调对财政经费的内部控制,这样就出现高校重计划、轻执行和考核的现象。如有的学校未定期进行固定资产盘点,也未与会计账簿进行核对,对毁损、报废的资产没有进行及时的处理,没有使账账、账实、账卡相符;对存货、固定资产、工程物资的采购、验收保管、付款的职责没有严格的划分,造成资产不清、债务不实等状况。对各项手续不全的往来款项的审批控制得也不严格;基建账务的处理是以其行业会计制度为依据,很多会计人员对基建的情况又不够熟悉,导致难以对基建进行有效的内部控制。

1.1.2 高校内部会计控制制度的内容不够全面

随着高校经济活动不断地拓展,很多高校在对外投资项目中,为了追求资金的高收益,而没有在投资前期进行投资项目的可行性分析,风险估计不足,导致投资决策程序不符合规范,风险加大,给学校造成经济损失。

1.1.3 高校内部会计控制制度约束的对象不够全面

有些高校在实施内部会计控制时,对财政经费进行会计处理的人员约束严格,而对校办产业、后勤集团等二级财务约束却很少。

由于部分高校内部会计控制制度不完善,存在不少薄弱环节,使高校财产安全保障有严重隐患。近年来,高校经济活动的范围已不断深入和发展,在资金的对外投资、新生招收、物资采购、基建项目发包等领域相继发生这样或那样的问题甚至案件。一些学校在新生录取过程中,利用工作之便及学生入学心切的心理状况,为学生办理录取以及转专业等事情,而收受家长送来的数万元钱财,给学校造成不良影响;在物资采购过程中,报账时提高商品价格,然后从商家提取巨额回扣;更有甚者内外勾结,做出空买经济活动,将钱财转到商家账上,然后替商家缴纳税额套取钱财;在基建项目招投标过程中,利用职务之便私自泄露标底,向中标方索要或收受钱财等。由于在各项业务活动中,买方和卖方市场的失衡,导致问题的产生,而产生这些问题的环节是经济活动较为频繁、财务内部控制较为薄弱的环节。加强财务内部控制,完善内控制度,是迫在眉睫的工作。部分高校内部会计控制法律法规不健全,导致内部控制环境弱化、控制体系不完善,要解决这些问题高校必须针对自己学校的具体情况,制定和设计适合自身特点的内部会计控制。

从现阶段看,高校内部会计控制往往处于被动的状态,一般是哪个环节出现问题了,才去关心哪个环节,然后解决问题。如果没有出现问题,那么此环节的隐患很难被发现,也没有人去关心,为犯罪提供了机会。高校的内部管理缺乏主动性,缺乏像企业一样的主动精神,认为学校是国家的,管理得再好也都一样,缺乏主人翁意识。因此,建设新的控制环境非常必要,相应的控制制度也必须涉及高校经营活动的各个环节。

1.2 预算管理不完善

高等学校预算是指高等学校依据事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划,是高等学校年度内所要完成的事业计划和工作任务的货币表现,是高等学校日常组织收入和控制支出的依据,同时也是学校的规模和事业发展方向的综合反映。财务预算是高等学校内部会计控制的重点之一,但从实际情况来看,相当一部分高校缺乏有效的财务预算,或流于形式。一般高校仅仅限于依据上年或国家预算拨款来进行“估算”,缺乏严格的预算编制程序,存在预算范围不全、内容不实、执行不力和约束软化等问题。目前高校管理普遍存在的问题:一是财政部门布置的部门预算与学校内部综合预算在编报时间出现口径不一致的情况,从编报时间上看,财政部布置的预算是从上一年9月开始编制,经过“两上两下”,最后在预算当年经过审查或经职代会通过下发预算控制数。而学校内部预算也就是部门包干经费是预算当年学校财务部门于2月开始编制,通过多次研究、商量,最后在4月前通过校党委会、财务管理委员会研究通过后,下发校内各部门的预算;二是预算缺乏权威性和严肃性。学校财务预算一经党委会、教代会批准,就具有权威性、指令性和约束力,任何单位和个人都无权随意变更,对未列入预算又非办不可的项目,应按照规定的程序调整预算。然而在现实中,预算法规观念淡薄,存在预算归预算、执行归执行、管理松懈、控制不严的现象;三是预算的执行上,没有建立相应的跟踪、分析和评价制度,对各部门、各项预算经费难以作出准确、具体的分析评价,对资金的使用效益也难以正确、完整地评价。因此,目前高校预算管理基本上只进行基础的、总括的分析和评价。

1.3 内部控制环境局限性的影响

1.3.1 外部监督不够

其原因主要有两个方面:一是各种监督的功能交叉、标准不一,再加上分散管理,缺乏横向信息沟通,未能形成有效的监督合力;二是各种监督没有按照设定的目标进行,有的甚至以平衡预算或创收为目的,监督弱化问题严重。

1.3.2 高校管理者对内部控制重要性缺乏认识

高等学校实行“统一领导、集中管理”或“统一领导、分级管理”的财务管理体制,学校收入与支出纳入学校预算管理。许多高校长时期受计划经济思维的影响,高校领导层对于内部会计控制的重要性认识模糊,对内部会计控制理解不正确,认为内部会计控制是财务部门或审计部门的事,把内部会计控制简单地看成是一种形式上的东西,也造成制度不健全。高校管理者素质在高校管理中起着绝对重要的作用,素质不同,对高校发展所产生的影响也完全不同。管理者的素质直接影响到高校的行为,进而影响到高校内部会计控制的效率和效果。

1.3.3 部分高校会计从业人员的素质较低

一些会计人员学历低、不求进取,跟不上业务发展的需要;精通会计专业的人员少,能够熟悉新业务的人少。会计从业人员进校时没有经过严格的考核,更有一些是“凭关系”调入高校;有的会计人员不遵守职业道德标准,工作中责任心不强,缺乏爱岗敬业精神;工作中违规操作,导致记错账,凭证审查不严格,对手续不全的经济业务付款等差错屡屡发生;有些高校即使建立内部控制制度,也会因执行者的能力不足或道德败坏而达不到应有的效果,从而给学校造成严重的经济损失。这些因素都可能使内部控制系统陷于瘫痪。

1.3.4 内部控制主体的监督力度不够

内部控制主体的监督纠正力度不够,职能部门的检查力度不够,导致风险问题不能被及时发现、处理;有些单位未设立专门的监督机构或人员对内部会计控制执行情况进行监督检查,而由内部会计控制执行部门自己进行监督检查;检查人员的素质有待提高,检查的方法有待完善;各级财政部门对高校内部会计控制的建立和执行情况监督检查力度不够,导致监督力度欠缺,影响内部会计控制制度在高校经济工作中发挥的重要作用。

2 高校内部会计控制的系统设计

2.1 经费支出内部会计控制系统设计

2.1.1 经费支出范围的控制

高等学校的经费支出可以分为事业支出、经营支出、自筹基建支出、对附属单位的补助支出四类。

(1)事业支出是指高等学校开展教学、科研及辅助活动的各项支出。其内容包括高等学校各教学单位或部门为培养学生而发生在教学过程中的教学支出;为完成所承担的科研任务,以及所属科研机构发生在科学研究过程中的科研支出;教学科研辅助部门为支持教学、科研活动所发生的业务辅助支出;为完成学校的行政管理任务所发生的行政管理支出;为完成学校后勤保障任务所发生的支出;直接用于学生的奖助学金、价格补贴、医疗费等学生事务支出;用于教职工、离退人员社会保障和福利待遇方面的福利保障支出;

(2)经营支出是指高校在教学、科研及其辅助活动之外开展非独立核算经营活动所发生的支出;

(3)自筹基建支出是指高校用财政补助收入之外的资金安排自筹基本建设发生的支出;

(4)对附属单位补助支出是指高校用财政补助收入以外的收入对附属单位进行补助所发生的支出。

2.1.2 经费支出标准按预算管理进行控制

高校的支出经费有限,不能够满足全部的资金要求,学校的年度事业支出预算实际上是学校对有限资源的分配,所以从财务管理的稳健性出发,学校的年度事业支出通过年度预算来安排,必须遵循“量入为出,收支平衡”的原则。学校的支出预算确定后,财务部门及有关部门应严格执行预算,根据预算确定的支出项目、范围、支出额度安排各项开支。

2.1.3 严格执行国家财经制度和财经纪律

国家规定的各项财务规章制度和财经纪律,是支出管理的基本行为规范,高等学校在办理各项事业支出时,必须严格执行,不得违反。严格执行国家财经制度和财经纪律,有利于增强学校对自己行为的约束能力,进一步提高高等学校的财务管理水平。

2.1.4 经费支出授权审批的控制

高校实行经费支出授权审批“一支笔”制度,由主管财务校长负责校级财务“一支笔”审批,分离财权、事权,确保“一支笔”审批工作到位,事权、财权统一。各个院系、机关处室的一般正常开支由部门主管领导审批同意;大额支出必须先由本部门主管领导审批后,再由主管副校长根据授权审批权限进行审批;大额开支和特殊开支必须由校长批准。必须严禁越权审批、超标准审批和手续不齐全的费用开支。会计人员应严格按照预算消耗和支出各种费用。

2.1.5 加强管理,优化支出结构

会计部门应加强对各项支出的审核,根据真实、有效的凭据按实际支出办理报销手续,不得以预算数或计划书列报事业支出,对于按规定可由校内各部门包干使用或核定数额的开支,学校同样应本着勤俭节约的原则,科学合理地制定包干基数或定额标准。在加强管理的同时,优化支出结构,不但要注意事业支出中人员经费与公务经费的比例。还要注意保持教育、科研、业务辅助支出与行政管理、后勤等事业支出的比例,只有这样才能有效地提高资金使用效益。

2.1.6 财务公开的控制

会计部门或会计人员应严格按照预算合理安排支出,定期向教职工公布学校的财务收支情况及重大开支预决算、各项财产与债权、债务、基建工程以及修缮维修工程、大宗物资采购等情况,还有各个院系、机关处室的费用开支的结余或者超支情况,并向本单位的全体教师和工作人员公布财务状况,接受教师和工作人员的监督。向学生公布各种收费项目、收费标准和收费范围。

2.1.7 收支两条线的控制

高校应建立健全内部约束机制,实行“收支两条线”制度。对各项收入和支出实施有效的监督,防止资金流失和转移,严格控制开支范围、标准,杜绝不合规支出现象的发生,做到收支清晰、核算科学。

2.2 固定资产内部会计控制系统设计

学校的固定资产,是指使用年限在一年以上,单位价值在规定标准 (另文制定,如800元)以上,并在使用过程中保持原来物质形态的资产,包括房屋和建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书、家具等。学校的固定资产种类繁多,为加强管理和控制,学校实行科学的分类管理制度。通过对固定资产分类,学校可以了解与掌握学校固定资产情况,促使学校根据其办学规模及发展重点,合理地配置各类固定资产,充分发挥各类固定资产的使用效益。高校在制定固定资产业务流程时,要明确固定资产的取得与验收、日常保管、处置与转移等各个环节的控制要求,并设置相应的记录或凭证。

2.3 工程项目内部会计控制系统设计

2.3.1 工程项目决策控制

为了确保项目决策项目的科学性和合理性,工程项目的决策要经过以下几个步骤:

(1)工程项目投资机会研究。由高校的投资管理部门或基建部门对工程项目进行投资机会研究,形成工程建议书。会计部门、工程技术部门的专业人员对工程建议书的数据的合理性、完整性、客观性进行经济分析和评审。

(2)工程项目投资的可行性研究。由相关部门的专业人员对工程项目进行全面的技术经济论证,形成一份完整的可行性研究报告。

(3)工程项目投资评估。投资委员会聘请专家或委托有资格的咨询公司对工程项目的建议书和可行性研究报告进行评估。

(4)工程项目投资决策。投资决策实行集体决策。

(5)高校的投资管理部门或基建部门收到工程项目决策的书面批准后再执行工程项目。

2.3.2 工程项目概预算控制

高校应对概预算的编制、审核等作出明确规定。工程项目需组织工程、技术、财务等相关部门的专业人员,对编制的概预算进行审核,并全面地复核,重点审查编制依据、项目内容、工程量的计算、定额套用等是否合理、真实、完整、准确。避免出现漏列、错列、多列的现象,确保概预算编制科学合理。

2.3.3 工程项目实行公开招投标

高校应当实行工程项目招投标制度,通过招投标的方式选择设计单位和设计方案,首先,根据招标项目的特点和需要自行或者委托相关机构编制招标文件、投标报价要求和评价标准,明确招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准等。然后由会计部门的相关人员审核标底计价依据、计价内容的准确性和合理性。最后由评标委员会对投标人提供的投标文件进行评审、比较,择优选择中标人。