论赤峰学院档案管理工作

潘亚玉

（赤峰学院 院办档案室，内蒙古 赤峰 024000）

论赤峰学院档案管理工作

潘亚玉

（赤峰学院 院办档案室，内蒙古 赤峰 024000）

赤峰学院于2003年成立后，为适应学院不断的发展，加快学院档案管理进程和档案管理的现代化、规模化、信息化，实现学院档案管理工作和业务建设的标准化、制度化、规范化，所做的工作.

档案；管理；工作

赤峰学院是经国家教育部批准，由赤峰民族师范高等专科学校、赤峰教育学院、内蒙古电视大学赤峰分校三所专科层次的学校合并，同时并入赤峰卫校、内蒙古幼儿师范学校的部分资源组建的一所多学科、综合性本科普通高等学校.学院占地面积912.63亩，建筑面积22.9万平方米.学院下设26个本科专业和60多个高职高专专业的教育教学培养体系.设有附属中学、附属医院、第二附属医院.学院的办学方向是立足当地、面向全区、辐射周边，继续承担当地中小学教师培养培训任务，同时举办人文、理工、经管、医学、农学、纺织等学科教育，以本科教育为主，积极为地方经济建设、社会发展培养应用型和技能型高级专门人才，逐步把学院办成普通高等教育、成人继续教育和高等职业技术教育为一体的办学特色鲜明、服务地方的综合性本科院校.

学院成立后为了做好档案管理工作，加快我院档案管理建设，适应学院档案工作的不断发展和管理现代化、规模化、信息化的需要，实现赤峰学院档案实体分类、业务建设各项环节的标准化、制度化、规范化的需要，着重做了以下几点工作：

1 理顺了档案管理体制

1.1 领导重视是关键.自学院成立以来，学院领导高度重视档案工作.把档案工作纳入单位的整体规划，一方面在人员、经费、库房、设备等各方面给予保证.再一方面是组织领导上予以保障.从机关到各部门自上而下建立了档案工作的领导体系.成立了以院长为组长的“档案工作领导小组”全方位负责档案工作，建立了档案管理网络，各单位均明确一名领导分管本单位的档案工作，并配备一名兼职档案员具体负责本部门的档案工作.

1.2 分清档案全宗归属，明确管理责任.学院成立后各类档案实行统一集中管理，合并前原赤峰师专、赤峰教育学院、内蒙古电大赤峰分校、内蒙古幼师、赤峰卫生学校形成的各类档案分别单列全宗进行保管，学院合并后形成的档案归赤峰学院档案全宗管理.学院附属医院、第二附属医院、附属中学档案单独成立档案全宗.

1.3 设立档案分室，统一管理工作制度.学院成立后，各单位形成的档案都实行统一管理，划归成一个全宗，这样就丰富了室藏，优化了档案信息资源.但从我院的实际情况出发，有的单位离院区较远，档案的独立性较强，如果都集中到院区来保存，给档案利用工作带来了不便，鉴于此，人事处、远程教育学院设立档案分室，业务上受学院档案室指导、监督、检查（人事处人事档案业务按照上级有关部门的管理办法单独整理、立卷、保管）.每年按学院各类档案归档时间向学院档案室报送档案案卷目录，档案的整理、分类、立卷、编号等均按照《赤峰学院档案实体分类法》与《赤峰学院档案工作规范》的要求进行.分室保管的档案在条件具备时，向学院档案室移交.学院附属医院、第二附属医院、附属中学的全宗档案在业务上受学院档案室指导监督、检查（各附属单位档案业务按照上级有关部门的管理办法单独整理、立卷、保管）.学院综合档案室定期对照其单位档案管理办法对各附属单位的档案工作进行检查.

1.4 建立档案工作管理网络，加强业务指导.学院成立后，根据学院工作发展需要，组建了档案工作管理网络，调整了专兼职档案人员队伍.设立了六名专职档案员负责全院各类档案业务协调、归档、编目、排架、管理、利用等工作.培养了22名兼职档案员负责本部门的档案的收集、整理、立卷归档工作.学院各部门的秘书负责收集本单位所产生的各种文件材料，按归档时间交给各类的兼职档案员整理归档.为培养一支政治上过硬、业务上精良的兼职档案员队伍，学院综合档案室定期对兼职档案员进行业务指导和培训，提高兼职档案员业务工作能力，促进档案管理工作整体水平的提高，确保档案的归档齐全完整、系统、安全.

2 不断健全规章制度

学院档案工作本着高标准、可持续发展的要求，建章立制保长效，努力探索建立规范化管理的模式，用制度约束、规范行为.我们结合学院实际情况，建立健全了涵盖档案管理所有环节的档案管理标准和制度.先后制定了《学院文书处理制度》、《档案借阅利用制度》、《档案统计工作制度》、《档案鉴定和销毁制度》、《档案保密制度》、《档案资料管理制度》、《档案库房管理制度》、《档案库房“八防”措施》、《档案预立卷制度》、《科技档案的修改、补充制度》、《确保档案完整准确系统超前控制制度》、《设备开箱制度》、《档案人员“三参加”制度》.制定了《赤峰学院档案工作考核制度》和《赤峰学院各门类档案归档制度》.修订、完善了《档案归档范围、保管期限表》等.这些制度、规定的建立，明确了职责，规范了操作程序，使档案工作在管理体制、运行机制、利用服务等各个方面都做到了有法可依，有章可循，有效的促进了学院档案工作向制度化、规范化、标准化方面发展.

3 不断完善档案的保管条件和库房管理工作

档案库房建设基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》的规定.按要求档案库房、办公室、阅览室三分开，库房内档案排放规整、有序，柜标明了，挂有平面示意图，温湿度记录册，各种规章制度上墙.库房“八防”即“防火”、“防盗”、“防潮”、“防虫”、“防尘”、“防光”、“防鼠”、“防水”等设施落实到位.为档案创造了良好的存放空间和环境.近两年来学院对综合档案室给予了很大经济投入，更换、淘汰了原有的档案柜、添置了11组密集架，安装了空调、配置了计算机、扫描仪、刻录机、复印机、档案软件等现代化的办公设备、设施.档案室用的档案装具、用品都是在赤峰市档案局指定的档案用品商店购买，完全符合规范要求.这些设施的配备，使档案保管及办公条件得到了根本改善，为档案实现规范化、信息化管理奠定了坚实的物质基础.

4 加强档案业务建设

档案自身的基础业务建设是档案工作的主体，是搞好档案工作的根基所在.我们始终坚持不懈的抓这一块的管理和建设，力求夯实业务基础，创建一流的档案室.

4.1 加强档案资源建设.加大档案资料的征集力度，资料收集的范围由“窄”变“宽”，由“单一”到“多元”.兼职档案员深入到学院各部门各个环节收集档案材料，特别是加强对教学管理中形成的档案资料的监管和收集.再一个是对重大活动中形成的各种重要资料进行了全程跟踪收集，不漏掉每一份应归档的档案材料.力求各门类与载体档案归档率为90%、归档文件齐全完整率要达到95%以上.

4.2 重视档案资料的前期管理和归档工作.为确保档案的完整、准确、系统，我们特别注重平时对档案的收集和积累，把事后控制改为事前控制，将档案的管理从末端移到前沿，将后续工作变为前置条件，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制的记录体系，将档案工作纳入程序管理，与学院的各项工作同步进行，从筹划、开始时就先期导入档案管理，直至工作结束，使档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系.学院每个部门形成的档案资料均由各个部门的兼职档案员收集、整理、立卷移交档案室.为确保形成档案资料的完整、准确、系统与安全，档案室派负责分管各类的专职档案员深入到各部门对形成的档案资料对照立卷要求进行检查指导，确保档案资料的质量.

4.3 档案资料的后期归档工作.档案资料由各部门的兼职档案员移交到档案室，再由档案的专职档案员进行登记、统计、编目、检查、消毒，确保安全后再排架归档.档案室自学院成立以来室存文书档案永久1260件、长期2844件、短期3047件；教学档案永久2675卷、长期1665卷、短期323卷；科研档案永久55卷、长期13卷、短期8卷；基建档案永久338（盒、卷）、长期25卷、短期29卷；设备档案永久8卷、长期180卷、短期13卷；出版档案永久105卷、长期203卷、短期4卷；外事档案永久5卷、长期15卷、短期4卷；财会档案永久280卷、长期271卷、短期7171卷；名人档案永久708卷件；实物档案永久18件、长期266件、短期38件；声像档案照片1471张、录像带1038盒、录音带190盒、投影片1951张、幻灯片3176片；存有附属医院病案14万多卷.

4.4 档案业务指导工作.综合档案室对下设三个附属单位的档案、分室管理的档案进行业务指导，同时注意档案员的培养，多形式、多渠道、多手段地开展教育培训活动，为档案员提供尽可能多的学习培训机会，为了使兼职档案人员和附属单位的档案人员能很好的胜任本职工作，我们在学院内部举办了档案管理培训讲座，着重就各类档案的整理、分类、编目、排序等基本操作方法，及档案工作中普遍存在、有待于解决的问题，有针对性地进行专题辅导.为了尽快与档案管理标准接轨，我们对三个附属单位的档案管理中存在的具体问题按照上级有关部门的管理办法对附属单位档案员进行单独指导.

4.5 加强信息化管理.随着学院办公自动化的普及，以及电子公文系统的推出，档案数字化、网络化管理，必将成为学院整体信息化建设中一个重要组成部分.总体来看，这项工作我们起步较晚.学院于2007年底购买了赤峰市档案局推荐的“津科”档案管理软件.目前我们正着手建立2003年学院成立以来文件级机读目录库，以及计算机查询检索系统.今后一个时期，我们会把档案信息建设作为档案工作的重中之重，搭建新的档案信息管理平台，并利用这个平台的优势，丰富室藏档案资源，提高信息时效，拓展服务功能，使档案工作更具有生机和活力.

5 加强档案利用工作的力度

开发利用档案信息资源，使学院档案能够为学院领导决策、教育教学和其他各项工作提供信息服务，是学院档案管理工作的最终目的.我们在工作中树立主动服务、及时服务、跟踪服务的意识，不断改进服务手段，提高档案服务工作的质量.一是充分利用档案原始记录性的作用，使之为学院的教学、管理、科研和社会上的需求提供大量的详实可靠的档案信息.例如：2006年和2007年赤峰市卫生局先后两次来我校档案室查阅学籍档案，为办理职业医师考试考生核实毕业证真假提供了可靠的依据.二是重视档案信息的开发.为了能更好的为学院管理、教学、科研和社会服务，我们充分利用库藏档案资料开展档案资料编研工作.先后编制了《全宗卷》、《大事记》、《组织沿革》、《利用效果汇编》、《干部职务名称及任免汇编》、《专业技术职务汇编》、《学院党委、行政发文汇编》、《两会简介》等一批有价值、有特色的资料汇编.拓展了档案利用的深度和广度.为加快我院档案管理建设，适应赤峰学院档案工作不断发展和管理的需要，为实现赤峰学院档案实体分类、业务建设各环节的标准化、制度化、规范化，为了更好的为我院改革、建设、发展服务，于2006年编写印刷了《赤峰学院档案实体分类法》与《赤峰学院档案工作规范》.

6 2008年9月1日由教育部和国家档案局联合签署，以教育部第27号令的形式发布实施《高校档案管理办法》.我们经过认真学习，有了深刻认识，认为《高校档案管理办法》是指导新阶段高校档案工作的科学发展的法规性和导向文献，是新时期、新阶段国家为促进高等教育快速发展作出的一项重要举措，对提高档案工作服务于高校与经济发展能力和水平具有重要的意义.我们按照《高校档案管理办法》的要求，对学院档案机构的设置与人员配备、管理职责、奖励与处罚、条件保障以及档案的利用与公布等做出了全面改进.

自赤峰学院成立以来，在自治区教育厅领导下、市档案局的指导下、学院领导的大力支持下，学院档案管理工作取得了一定成绩.今后我们将继续本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，以制度化、规范化、信息化建设为重点，与时俱进，创新管理机制，以积极的实践精神和卓有成效的工作，把赤峰学院档案管理工作推上一个新的台阶.

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1673-260X（2010）06-0180-02