目前阶段电子文档管理的思考

郑学群

（莆田市公路局，福建 莆田 351100）

目前阶段电子文档管理的思考

郑学群

（莆田市公路局，福建 莆田 351100）

随着信息化社会计算机技术和通讯技术的迅速发展,数字化革命给档案学带来了新思想,给档案管理工作带来了新理念.当前，公路建设是国家交通基础设施建设的重要内容，近年来，随着公路建设事业的高速发展，正不断形成和积累起大量的公路档案，本文通过对电子文档档案管理的现状分析，试就如何进一步加强电子文档档案管理作出探析.

电子文档；管理；思考

科技创新对档案及其管理影响通过存储介质直观体现，要适应日新月异的发展变化，就必须认真分析纸质、磁质、电子介质共存状况，针对各类介质特点，采取合理贴切而科学的管理方法，以推动档案事业的健康发展.从目前档案管理情况看，纸质文档管理已经发展成熟，但电子介质性质的文档地位、性质以及如何管理仍不具统一规范.本文尝试分析电子文档特点及其引发的影响，思考本领域发展方向，并尝试提出解决现存问题一些方法.

1 电子文件定义及其特点综述

电子文件，是指人们通过信息手段在社会活动中形成的，以化学、磁性材料等为介质，以数据为载体，依赖于计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件数字信息.与纸质文件比较，电子文件有以下四个特点：一是电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；三是电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高.

2 电子文件对现行档案理论的影响

档案本质属性方面.原始记录性是档案的本质属性.这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性.也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用.

在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征需要进行复杂的技术鉴定才能显现，甚至不复存在.电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限.人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解.

档案来源原则方面.来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序.目前，随着大量电子文件的产生，后者日益受到普遍关注.传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上.只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件.而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序.因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则.

另外，也对档案实际工作及其管理产生了广泛影响.

3 推进文档一体化进程

电子文件，尽管对现实的档案管理及其理论产生了深远而广泛影响，但它也高速提升了工作效率.面对浩瀚的信息，如何管理，成为摆在我们面前必须跨越的坎，也就是必须推进“文档一体化”，加快这一问题的解决.而所谓的“文档一体化”就是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交织在一起，加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使电子文档合理化、科学化、规范化.

4 尽快解决现实问题

4.1 必须完善法律法规

现行法律法规规范的主要对象都是已经相当成熟的纸质文档，对电子文档管理目前各自只有不相关联的地方性规章，以致各自为政，各省及其省内管理方式方法不一.电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定？电子文件能否作为档案？是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题.这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要.为此，必须通过立法，明确电子文件的档案价值，规范性解决“文档一体化”进程中各个环节存疑性问题.

4.2 必须加强技术工作

针对电子文档特性，必需采取综合技术措施.首先，解决容易修改、容易删除、容易复制、容易损坏问题.电子文件归档势在必行，必须了解文件信息重新组合的来龙去脉,保护电子文件的原始信息.必需在适时归档保存的同时，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用.

其次，必需保持电子文件整体性.电子文件由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，就可存贮到办公信息数据中，对计算机有很强的依赖性，归档范围也不只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，必需包括该文件的读取软件甚至操作系统.

第三，必需解决检索难问题.在电子文件环境中，文件形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理.且不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类.但是电子文档量浩瀚，必需借鉴纸质文档格式，规范电子文档的保存，以便应用检索.

第四，必须解决保管问题.以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损.电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害.但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题，要针对其，容易修改、容易删除、容易复制、容易损坏，采取综合措施，确保其安全可靠，以防止信息损失.

4.3 必须改善人员素质

档案人员要适应信息技术和档案事业的发展，就必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，以适应信息技术发展的需要.可以说，档案人员知识结构的变革迫在眉睫，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策，是推进“档案一体化”的要件.也唯有这样，才能逐步解决电子文档影响产生的一系列问题.

〔1〕孙卫华.浅谈档案信息化建设的两个主要问题[J].山东档案，2005.

〔2〕马长林，宗培岭.档案馆信息化建设探论[M].上海：上海社会科学院出版社，2006.

〔3〕徐义全.浅谈现代化档案管理的建设[N].中国档案报，2000.

〔4〕郑秋月.信息陷井[M].北京：新华出版社，2005.

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1673-260X（2010）06-0169-02