学习军用公文写作应注意的四个环节

李凯敏

（中国人民解放军装甲兵工程学院 基础部 文史教研室，北京 100072）

在军用公文使用的具体过程中，由于不清楚写作的基本特点，不遵守公文的行文格式，不履行各种文种的写作规范，不注意用语的风格和行文细节，常常出现不尽如人意的现象，轻则出洋相、闹笑话，重则直接影响文件的质量、单位的形象、办公的效率，甚至使军队相关工作受到恶劣影响。军用公文多用于军事行动的部署、武器装备的配置、军事兵力的调整调动等，事关重大，军队的指挥、管理人员和军校学员，应当重视公文写作，熟练掌握这项工作技能。总的来说，学习军用公文写作，可在写前准备、形式把握、内容梳理、修改精化四个环节上下功夫。

一、了解军用公文的特点和各文种含义，做好充分的写作准备。

这是军用公文写作的第一阶段——准备阶段。

军用公文，只有在写作前弄清它的两大基本特点，才能写出符合要求的公文。其主要特点：一是实用性强，以实现宣传教育、统一认识、指导工作、商洽事务、供人参阅、公布周知、遵照执行等意图为写作目的，因而，能否解决工作中的实际问题是衡量军用公文是否合格的首要标准，这一点明显区别于文学创作供人欣赏、怡情益智的有感之作；二是代言写作，军用公文是体现单位集体意志的公务文书，有时并非作者的意愿之作，因而不管作者喜欢不喜欢，都必须抱着对工作负责的态度，忠实地领会领导意图，注意自己代表机关或领导讲话、作指示的代言的身份，摈弃个人的情感因素，努力完成。这就要求写作者必须了解党、国家、军队的相关政策要求，掌握上下级和本单位的具体情况，还要体现军队雷厉风行、快速解决问题的特点，这是军用公文写作前应做的理论准备。

军用公文文种是由中央军委办公厅统一规定，颁发全军执行的。目前我军各级机关日常公务活动中使用的公文文种是由2006年1月在全军施行的新修订的《中国人民解放军机关公文处理条例》统一明确的，包括：命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要。每种文种的行文目的、行文职权、使用范围各不相同，如果文种选择不当，就不能达到预期的行文目的。如，请求上级给予指示、帮助、支持的，应用“请示”，如果用了报告工作、反映情况的“报告”，则不能得到期待的“批复”；再如“通令”，是军队特有的公文文种，是纪律条令规定奖惩范围内（荣誉称号除外）所用的指挥性公文，优秀士兵这样纪律条令范围外的表彰，则只能用“通报”，若用“通令”则是说了外行话。每种文种的内容侧重也不尽相同，如，同样是告知情况，“通报”注重周知，“通知”更侧重具体的实施要求。在实际工作中，只有根据实际情况正确选用文种，才能显示文件的性质、用途，明确制发目的，实现文件的意图，因此，了解各文种的特点和使用范围是写好军用公文的前提。

二、把握公文的格式规范和组成要素，打好公文的形式基础。

这是军用公文写作的第二阶段——造型阶段，也是具体实施写作的第一环节。

军用公文是一种特殊的写作，有统一的外观要求，这是军用公文的标志性外形特点，这种特定、严格的格式规定，既是军队机关公文权威性、约束力和规范化在形式上的体现，又是提高行文效率和质量的可靠保证。公文格式包括中国人民解放军机关公文通用的纸张要求、印制要求和公文中各组成要素的标识规则，军用公文写作者必须严格遵守，不符合相关格式规定的公文，会给工作带来不良的影响。如，军用公文用字大小的规定，大小标题、主题内容、相关要素的统一要求，便于快速识读关键内容，提高了公文的效率，形式上也给人层次井然、严肃庄重的感觉。又如，公文要素所在位置的规定，是办文人员准确了解公文相关信息的重要途径，如密级用黑体字标注在首页的右上角，接收公文的人员第一时间即可判断出此公文的阅读范围。学习公文写作，首先一点就是要像，把握规范的格式，就是实现外型上像的环节。

公文要素是指军队机关公文的份号、密级、发文机关标识、发文字号、签发人和已阅人、标题、主送机关、正文、署名、成文日期、印章、无正文说明、发文（传达）说明、主题词、抄送机关、印发说明、承办说明、页码等格式要素。这些要素均有重要涵义，公文写作不可忽略。如，前文所说的密级等级，涉及公文事项的重要程度和知道的范围，如果该标不标或降低密级标注，就会影响相关事项的保密工作，尤其是军队，一旦出现差错，就会给国防建设、国家安全造成严重损失。再如成文日期，涉及文件执行的时间，不可随意标注；军用公文的日期要求使用大写汉字，避免了被人轻易篡改的可能，同时也体现了严肃庄重的特点。军用公文的署名也有学问，命令、通令一定要用军政正职首长的署名，通知通报则用机关署名，要求各不相同，初学者必须掌握相关的严格要求，才能让各个要素在公文中充分体现出应有之意。

三、斟酌短篇的逻辑层次和长篇的主要观点，实现写作的主要目的。

这是军用公文写作的第三阶段——成篇阶段。

军用公文写作的主要意图是通过具体的公文内容实现的，因而此阶段是军用公文写作的关键环节。初学者可以简单地从内容含量上将公文分为长篇和短篇两大类，在学习时有针对性地区别对待。短篇公文事项单一，像请示、一般的命令、批复、印发类通知等，内容简洁，结构简单，容易成篇。学习这一类公文写作，关键把握两点即可：一是结构层次必须清晰分明。以请示为例，此文种要求一事一文，行文短小，结构上要依惯用的逻辑思维习惯安排层次，依序写清为什么请示、请示什么，即请求的缘由、请求的事项，这样既符合人们思考问题的习惯，读起来也自然便捷，问题清晰明了；二是问题要写清说尽，不留疑点。还拿请示来说，请示缘由必须说出能让上级感觉必须解决的真实关键的理由，请示事项也必须写出具体解决什么、怎样解决，否则难以实现解决问题的公文意图。

有的军用公文，如决定、工作报告、指示等，侧重思想教育、经验总结、情况汇报等，行文需要阐明意义、总结成绩、介绍做法，篇幅相对较长。这类公文写作相对较难，更需要有扎实的理论知识、相关的政策基础，有本单位具体情况的分析能力、概括总结能力，有一定的语言表达能力。学习这类公文，要把握以下两个关键：一要纲举目张、条理清楚。因内容复杂丰富，这类公文很容易犯杂糅不明的毛病，写作者可以用大小标题的标注法清晰地表明从几个方面讲起。例如，综合性报告的写作，一般分基本情况、主要成绩、经验做法、问题教训、今后打算几个大方面，每个大部分，比如成绩，又可以用小标题的方法从本单位的司政后装四个部门分别作以总结；二是内容必须具体充实，这类公文需要一定的说服力，没有具体可信的材料支撑无法实现行文目的。解决的办法是，在小标题列出鲜明的观点后，应用准确的数字、典型的事例、相关的文件要求或点面结合、或角度新颖地说明主要观点。

四、确保语言的简洁庄重和细节的精准无误，打造高质量的公文精品。

这是公文的修改环节，也是公文写作的最后一个阶段。

军用公文是军事公务实用写作，语体追求庄重、典雅、严肃、简洁之美。在修改环节，行文一定要充分体现出这样的语体特征，按照规范要求和行文目的，使用规范、本色、精炼的书面语词，避免口语、方言。在句式特点上，一般要完整严谨，少用变式句，绝不使用感叹句和省略句。为体现简洁庄重的特点，军用公文还经常使用表义精确、概括性强、典雅质朴的古语词，尤其是在开端语、经办语、引叙语、期请语、表态语、提示语、时限语、表敬语、结尾语等处，多用“特作如下通知（决定、规定）”、“现将有关事项通告（通知）如下”、“当否，请批示”、“以上报告如无不妥，请批转执行”等比较稳固的惯用语和惯用句式。在修辞上，尽量文词洁净利落，不枝不蔓，言约义丰，述事清楚明了，毫不晦涩，不用华丽的语辞、大胆的夸张。正如宋代李耆卿《文章精义》所言：“文章不难于巧而难于拙，不难于典而难于直，不难于细而难于粗，不难于华而难于实。”公文语体这种简洁庄重的风格，是需要苦心孤诣地认真斟酌方能实现的。

军用公文一般事关重大，不能虚构，不能无中生有、妄自猜测，所以写作者必须在求真求实上下功夫、本本分分地据实而作。写作者必须在内容反映上符合客观实际，有一是一，有二是二，不夸大，不缩小，更不能说假话，装腔作势，这是公文作者应遵守的最起码的写作原则。“一字入公文，九牛拔不出”、“军令如山”，公文要严密，无任何歧义，像“此通知发至团（包括团以上）单位”就是周延无歧义的表达。军用公文的作者还应该注意行文中容易被人忽略的地方，有时一字之差，即可谬之千里，军事行动中在这方面曾经有过血的教训。所以，修改阶段，一定要关注每一个细节，尤其是数字、关键字词、标点符号等都不能出现任何差错。这就要求作者有一丝不苟的认真态度，有认真负责的责任意识。

军用公文写作，有的人以为简单，将其看作是按照固定的格式写几句套话的“照猫画虎”，有的人却常有畏难情绪，不知如何下手。实践证明，持有前一种态度的人一般写不出高质量的公文。公文写作不可轻视，但不能像持有后一种态度的人，觉得公文写作望尘莫及，只要在写作前将公文的特点、文种的含义了解清楚，相关政策、单位具体情况有所掌握，在写作时注意公文的规范要求、公文要素的主要内涵，内容有所侧重地本着解决实际问题的原则尽量具体充实、条理清楚，最后在修改环节认真思索语体风格和细节部分的准确性，就能逐步写出合乎要求的较高质量的军用公文。

［1］李和忠，李赟.军用和武警机关公文写作与处理［M］.济南：黄河出版社，2007.

［2］王吉尧，何静.大学语文［M］.北京：外语教学与研究出版社，2007.

［3］杜纯梓.看似寻常最奇崛 成如容易却艰辛——公文修辞刍议［J］.应用写作，2001，（4）.