外贸工作中商务英语信函写作探析

邢台医学高等专科学校 尚艳平

外贸工作中商务英语信函写作探析

邢台医学高等专科学校 尚艳平

当今，商务信函已经成为公司从事外贸活动的一项重要的沟通手段。本文论述了商务英语信函写作应坚持的基本原则和须注意的事项。

商务英语信函 基本原则 汉化英语

当今的国际市场上，经济全球化的趋势势不可挡，规模巨大，影响深远。一个大型跨国公司用于内外沟通的投资可能高达数十亿美元，即使是一个小公司，也会在在管理、生产、物流、市场、社交等方面投入一定的财力，否则它将难以继续生存下去。同时作为一个企业的经营者，必须尽量满足合作伙伴的需求，尽量使合作者感到满意。在这样一个环境下，商务英语信函作为商务沟通的一种方式必然发挥着不可低估的作用。具体到信函写作来说，如何组织信息，应用何种途径传达信息，怎么才能实现成本效益的最优化，这些无不要求我们在现有的规范之下有所创新。

1 商务英语信函写作应遵循的基本原则

商务英语信函在贸易往来中是一种强大的沟通手段，能为公司赚得利润，能为客户带去满意。但是它只有在一定原则的指导下才能达到预期的效果，相反，如果违背了既定原则，可能会给外贸工作造成意想不到的麻烦。

1.1 准确和正确原则(Correctness)

商务英语信函写作的准确和正确包括两方面的含义：信息准确和技术性细节的正确。信息准确是指所写的必须是所想要表达的意思，也就是表达准确的信息，并且进一步提供准确资料支持该信息。技术性细节正确是指，在写作过程中要遵循语法规则，正确拼写词汇，正确使用标点符号，以适当的格式书写信函。

1.2 简洁原则(Consciousness)

简洁原则是商务英语信函写作重要的原则，指用简洁明了的词汇充分表达商务信函的内容，这符合现代商务信函的特点。一封好的商务信函要求清楚、准确，不用多余的词。例句比较：We are in receipt of your letter of 12 June．与Thank you for your letter of 12 June.前句显得陈旧、过时、累赘，而后句就简洁明了得多。

1.3 具体原则(Concreteness)

在商务交流过程中，如何传达一条信息和信息内容本身一样重要，也就是说信函的写作方法和信函内容是同等重要的。“具体”的意思就是“详尽”。首先，要求信息完整全面，因为商务信函的写作者是代表自己的公司与对方进行交流，在读完来信之前，收信人对于写信者或者写信者所在的公司都是一无所知的，也不了解信里要谈的话题。如果不在信中写出完整的信息，收信人会对信的内容感到困惑不解，不得不做些调查，不利于贸易的开展。其次，商务信函要求细节完整具体。信件细节完整具体，可以让收信人对写信人要表述的内容有全面的了解。例如，商务信函中写信者应该尽量不用“one of your products”，这样的叙述不够具体，使读信人感到信息含糊。应用具体的产品类型来表示，如：“TV21DWSUC”(21英寸进口电视)。

为了避免产生歧义，强调具体原则的另一要义是慎用英语简略词。例如，“Electronic trading”在商务信函中出现会产生模棱两可的含义，它的意思可以是“电子产品交易”，也可以是“以电子方式进行交易”，甚至可以理解为“交易的电子记录”。商务英语信函写作中尽量注意这方面的问题。

1.4 清楚原则(Clarity)

为了提供信息，商务信函作者写作风格必须清楚、直接，消除任何产生误解的可能。清楚一直都是商业沟通的重要元素，是商务写作追求的目标。如果对方不清楚信函中所写的东西，不管多准确、多具体、多体谅都毫无价值。

写作者在措词层面应该使用具体而不是笼统的词汇，耳熟能详的词语而不是技术词语。在对话层面上，应该提供足够的事实、确切的数字、具体的细节、令人信服的说明。例1. This figures indicate a significant decrease. “significant”一词意为“明显的、不小的”，语义模糊，应用具体数字替换。例2.Your goods will be delivered soon.“soon”表示“不久、很快”，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。

1.5 礼貌原则(Courtesy)

商务英语信函是商务活动中协调人际关系、促进商务交流的必要手段，鉴于其直接影响到整个交易的成败，礼貌程度必然比日常信函要高。买卖双方应高度重视措辞方式， 要婉转、礼貌， 使对方容易接受，目的是为了促使公司与公司间贸易的顺利开展。

在写作商务信函时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。例句比较：Please give us your best quotations for 65,000 pieces.与 I would appreciate it if you could give us your best quotations for 65,000 pieces. 前句语气生硬，对方很难接受，不利于交易。后句中使用了虚拟语气和委婉语气，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳、礼貌得体，很容易为对方接受。

2 商务英语信函写作须避免“Chinglish”

商务英语信函写作中一个比较严重的问题是“Chinglish”－“汉化英语”，也就是把用中文思考的想法直译成英文。汉化英语在语法方面可能没有错误，但以英语为母语的人读起来感到很难懂，会阻碍贸易的开展。商务英语中出现的“汉化英语”现象是因为写信者受了汉语思维方式和文化习惯的干扰，要求其在平时训练自己，避免“Chinglish”现象。

2.1 了解中西方文化差异及其不同的表达方式

中国和西方国家处于不同的地理环境，并且历史条件也不相同，造成了在语言表达上的一些差异性。例如，写信人想表达某人是一个“生手”时可用“green hand”表示(不可以理解为“绿色”的手)。England是个岛国，船是重要的交通工具，为了保养船只，常用与海水颜色一样的绿色油漆来漆船。一个不熟练的油漆工双手常沾满油漆。了解这一背景，“green hand”就不言而喻了。

2.2 正确判断信函中哪些语言形式可以接受，哪些不可以接受

商务信函中，一方常会给对方提建议，提建议的目的是让对方接受建议。当然，对方是否接受建议取决于各种因素，写作者要考虑英语的表达形式，避免使用带有命令口气的词语。例如:“You must...”,“You should...”，“You have to...”等表达方式不容易被对方接受。用“Why don′t you...”,“Why not...”,“Do you think...”等婉转语气更能达到理想的效果。

2.3 要养成英语来思维

英汉两种语言差异较大，用汉语思维模式来取代英语思维模式，往往会逐字理解、对释，这种一一对应的错误模式违反了英语表达规律。例如：Today is very close.是一种错误表达方式，英语中表达天气、时间和距离常用it做主语。应改为：It is very close today.

3 商务英语信函写作应与时俱进

我们生活在一个日新月异的世界，商务英语信函的写作也应与时俱进来适应时代的发展，这要求写作者密切注意各种表达方式的更新。具体来说，商务英语信函写作要摆脱“语言陈腐”—— 被众多信函写作者频繁使用的词语和表达法，以至于它们最初被创造出来时所带有的新鲜感已经荡然无存。过多使用陈腐语言将给商务沟通形成障碍。

外贸环境、技术、术语的变化和更新为商务英语信函写作提出了挑战，同时也为商务英语信函写作提供了选择空间。随着今后贸易活动更加广泛，形式更加多样，商务信函的语言风格也在发生变化。但是，不管怎样变化，只要抓住商务英语信函的言语风格和规律，坚持与时俱进的写作模式并且符合信函写作的规律，就一定能成功地实现国际商务交流。实践证明，商务英语信函已经为推进国际经济贸易和我国经济的快速发展都起到了不可替代的作用。

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[2] 贺雪娟.商务英语翻译教程[M].北京:外语教学与研究出版社,2008.

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1005-5800(2010)11(b)-237-02