地方志编修与档案

柳成栋

（黑龙江省地方志办公室 黑龙江 哈尔滨 150001）

地方志编修与档案

柳成栋

（黑龙江省地方志办公室 黑龙江 哈尔滨 150001）

随着地方志编辑工作的广泛开展和其对档案需求量的不断增加，史志部门与各个档案部门的联系也日益增强。实践证明，充分利用档案编史修志是我国史学的优良传统，档案是编史修志资料的主要来源；同时，编史修志工作的进行也进一步推动了档案的整理利用与研究。

一、利用档案编史修志是我国史学的优良传统

我国是一个历史悠久、文化遗产丰富的文明古国，已有将近4 000年有文字可考的历史，而档案伴随着文字的产生而产生，并随着国家的奠定而日臻完善。如果把甲骨、木牍、竹简、缣帛、金石等视之为档案的话，那么周之“天府”，汉之“兰台”、“东观”、“石渠”，唐之“史馆”，宋元之“架阁库”，明之“皇史宬”，清之“内阁大库”，皆是历代王朝的档案馆。

档案最初是掌握在史官手里的，它的形成和管理是与史官密不可分的。周礼中就有大史掌建邦之六典；小史掌建邦国之志；内史掌八枋之法，掌书王命；外史掌书外令，掌四方之志。“犹龙柱下窥藏史”的老子就曾做过这种柱下史。正因为古代档案多由史官保存，由史官掌握，所以史官据档案以修史则是显而易见的了。梁启超认为“最古之史，实为方志”(《清代学者整理旧学之总成绩》)。而作为一国之史的晋之《乘》、楚之《梼杌》、鲁之《春秋》皆可视为我们今天的地方志。因此编史修志与档案工作是常常联系在一起的。在我国古代，编史修志工作正是掌管国家档案、图籍的史官的重要任务之一。因为档案的继承性和连续性，在周朝还确定了保管档案的世袭制度，司马迁的祖辈就世世代代做过周王朝的史官。由于保管档案人员的世袭制度和他长期接触档案，使他们不但最熟悉档案的内容，而且也使他们的知识较为渊博，同时他们还有资格窥得皇家秘籍，这样就使得编史修志工作成为他们的主要任务。我国著名的历史学家司马迁和班固在撰写《史记》和《汉书》的时候，都是充分利用档案资料才得以完成这两部史学的不朽名著。

唐朝国史馆的建立改变了隋以前私人撰写历史的习惯，出现了官修史书代替私人修史的新局面，在这方面作为档案保管部门的国史馆仍然起着重要的作用。在收集史料方面，规定起居注每季向国史馆送一次，时政纪每月送一次，各衙门都要把自己形成的文书抄录一份送交国史馆。唐朝国史馆的建立不但推动了编史工作，对以后历代王朝建立史馆编修历史也奠定了基础。

宋代的三馆即史馆、昭文馆、集贤院则是专门负责“监管古今经籍、图书、国史实录”的机构，三馆利用这些档案图籍专供宋王朝施政参考和监修历史。欧阳修和宋祁合修《新唐书》，独撰《新五代书》就是建议宋仁宗调取长安中省各库保存的唐至五代的档案来完成的。宋代架阁库的普遍建立，标志着宋代档案工作的发展，而档案工作的发展，又为当时编史修志工作的进行，史学研究的开展提供了大量宝贵的历史资料。司马光正是继承了利用档案编史修志的我国史学的优良传统，以实录等档案资料为主才完成了《资治通鉴》的编修工作。

到了明清两代，尤其是清代利用档案编史修志更是蔚然成风，特别是清代自雍正年间颁布60年修一次志的规定后，全国各省、府、州到县都编修有志书，地方志的编修达到了鼎盛时期。著名方志学家章学诚认为方志“多是胥吏案牍”，为此，他进一步肯定了档案的重要性，指出“州县有荒陋无稽之志，而无荒陋之案牍”，令史案牍不但可以作为“政事之凭藉”，而且可以成为“方志之骨”。所以他要求六科之外设立志科，这样不但可以免除“文献散逸”，使六科的重要档案得以保存，而且消灭了因“有事不虞而失于水火”，“有收藏不谨而蚀于湿蠹”，“有奸吏舞法而窜窃更改”的隐患，待积累数年之后再访请“能文学而通裁者笔削以为成书”(章学诚：《州县请立志科议》)。这就是方志，从而把利用档案进行编史修志的优良传统推进到一个新的历史发展阶段。

二、档案是编史修志的主要资料来源

档案是编史修志的主要资料来源，从以下几点可以看出：

首先，地方志与档案共同具有内容上的广泛性。“地方志是以一定体例反映一定行政单位的政治、经济、文化、军事、自然现象和自然资源的综合著述。”(朱士嘉：《谈谈地方志的几个问题》，《中国地方志通讯》1980年第2期)这说明了地方志是无所不包无所不容的地方百科全书。而档案则是社会生产斗争、阶级斗争和科学实验等各个方面的历史记录，是人们的各种社会实践活动经过收集和保存而有规律地形成的历史产物(《档案管理学》)。这说明了档案是人类在社会各种实践活动中所形成的一种内容广泛的综合记录，这种综合性的“历史记录”正是地方志所广泛需求的。

其次，地方志与档案工作有着同一性。这是因为地方志与档案工作都有着和行政体制相一致的结构。地方志是以一个行政区域的地理范围为界限的地方历史，而这个行政区域的档案正是与其行政体制相适应的同一地理范围内人们社会实践活动的原始记录。如果说一部国家的历史反映了整个国家的发展过程，那么一个国家的全部档案也反映了这个国家整个历史的发展过程。同样，如果说一个行政区域的地方志反映了一个地方的历史，那么这个行政区域的档案也正是这个地区历史发展的原始记录。所以地方志又有明显的档案性质，是地方历史档案的有机组成部分。

第三，地方志与档案都具有连续性的特点。地方志往往在一种志书创修之后，多有续修、增修乃至重修，使之具有历史的连续性。而档案是随着人类社会的发展而不断延续的，人类社会存在一天，档案就要随着人类的社会活动的进行而接连产生，人类的历史就要接连地补充，地方志对档案的需求也会接连不变。

第四，地方志和档案又都具有资料性的特点。如果说地方志是一部经过浓缩加工而成的“袖珍档案”，那么档案正是保存方志所需资料的宝库。二者又都同时可以为了解地方的历史与现状提供宝贵的资料。

第五，地方志和本地的地方档案还都具有明显的地方性特点，无论省志、府志、州志、县志或者山志、水志、舆图志、海防志以及专门记载古迹、寺观、祠墓等史料的专志，还是这些行政区域内的档案，内容都是限于某个特定区域的，所以他们同时具有地方性。

从以上五点可以看出档案有全面、详尽之优，方志则以系统、精炼见长，两者可以互为补充、相得益彰，有着并行不悖、异曲同工的作用。(以上参见王建宗《地方志与档案工作》、《中国地方史志》1982年第2期)

巧妇难为无米之炊。没有档案，方志就等于室中楼阁，就会是无源之水，无本之木。事实证明，没有一部体例完备、内容翔实、史料丰富的方志资料不是主要来源于档案。宣统《呼兰府志》虽然“得之父老传说者十之三四，得之实地调查者十之四五，得之于旧记者十之二三”(宣统《呼兰府志?例言》)。然而其中历年职官、户口、节孝名数也都是自旗署旧档翻译的，其他关于“自康熙、乾隆以来庙堂所规划，疆吏所设施，度无不备”，只不过是纂者不懂满文，所以未能利用这些档案资料，而造成沧海遗珠之憾。巴彦历史档案两遭焚毁。民国《巴彦县志》又据知州陈元慎所撰宣统《巴彦州志略》残稿和一些调查而成。而《志略》残稿也是在档案两遭焚毁之后完成的，所以《巴彦县志》不能不过于简略，错误很多。民国《瑷珲县志》也是因旗署旧档“自遭庚子之役，只字无存”(《瑷珲县志·例言》)，不但有些地方也过于简略，尤其是对于17、18世纪以前的记载则显得更少，与这个“五城之一”的黑龙江重镇的历史很不相称。黑龙江省其它的方志，从民国《黑龙江志稿》到各县的县志都类似有这种情况。首轮新编《巴彦县志》不但详细翻阅了县档案馆的解放后的主要档案，而且还比较系统地查阅了自同治元年至光绪二十六年39年间的《黑龙江将军衙门档案》3 000多卷，详细摘录了《黑龙江将军衙门档案》中设立呼兰厅的历史资料，填补了好多历史空白，纠正了民国《巴彦县志》及民国《黑龙江志稿》、宣统《呼兰府志》等方志中关于巴彦记载的错误。同时，利用这些档案资料初步编出了15种专题资料。这些资料既是县志中的一部分内容，又是专题的档案编研资料。试想没有这些档案作为基础，县志就会出现很多无法弥补的空白。

另外，在编史修志查阅档案的过程中，还于各档案馆发现了很多已经散佚的方志和有关重要的史志资料，如《黑龙江将军衙门档案》中发现的光绪《黑龙江通志条目》、同治《黑龙江通省舆图总册》；从省档案馆发现的20余种黑龙江省的一些县志的稿本、抄本和采集实录，其中就有民国初年佚失的《巴彦州志略》的雏形《巴彦州地方情形》。另外还从吉林省档案馆发现了佚失40多年的光绪《长寿县乡土志》，从通河县档案馆发现了民国《大通县志》等等。这不但说明了档案是编史修志的主要资料来源，而且各个档案馆还是保存方志的资料宝库。

三、编史修志工作的开展，推动了档案的整理利用与研究

通过编史修志工作的开展，一方面，不但提高了档案工作者本身对档案工作重要意义的认识，而且也提高了有关领导、广大史志工作者对档案工作重要意义的认识，扩大了档案的社会影响，提高了档案馆的工作水平和社会地位，“前事不忘后事师，自来坟典萃先知”，“国步何由探轨迹，民情从以识端倪”，这一点凡是直接参加编史修志工作的同志都是会有切身体验的。同时编史修志工作也加强了档案馆与有关部门的协作，密切了档案馆与史学界的联系。特别是在编史修志工作中一些档案馆或直接派人参加地方志的编修或为地方志编修工作积极搜集整理、提供利用各种档案资料，使得档案馆更加成为名副其实的“党和国家的科学文化事业机构”，成为“科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”(《档案馆工作通则》)，也更进一步体现了档案工作的学术性。另一方面，编史工作对档案需求本身也是对档案工作的一次全面细致的检验，诸如检索工具的编排，档案的鉴定、保管，档案的整理和编研工作的开展，馆藏的补充和有关档案的收集等等。

（一）检索工具的编制

目前，从我们现有的检索工具来看，很难满足编史修志和重要历史科学研究工作者这方面的需要，所以搞好档案检索工具的编制是扩大档案检索途径，扩大档案流通、利用渠道，搞好档案馆(室)的科学管理，提高服务质量的关键环节。如果能把馆藏档案编成卡片或书本式的分类目录和专题目录，特别是若能把每个文件的内容都能编有提要或解题，并把多主题的文件分析开来进行一下分析著录，不但可以大大节省档案的检索时间，更可以提高档案的利用率，加快编史修志工作的步伐。

（二）档案的鉴定、保管

档案的鉴定工作，就是从数量浩大、种类繁多、内容复杂的档案里“去粗存精”，确定档案的“存毁”和“取舍”。这是掌握档案生杀大权，决定档案命运的工作。档案的鉴定工作做的好，就会提高档案的利用率，使之得到合理的保管，否则，就会使有价值的档案被失去价值的档案所淹没，既浪费了人力，又浪费了物力。但是档案的鉴定是一项细致的工作，必须要有严肃认真的科学态度，必须经过详细的调查研究之后才能进行。

编史修志一般都苦于资料少，原因就是档案不全。档案不全的原因，一是因战乱和保管不善造成的；另一原因就是由于档案的鉴定不准，保管期限划的不明而错被剔除所致。内阁大库的档案不就曾被清除8 000麻袋卖去准备造纸，若是不被罗振玉发现买回，这批珍贵的历史档案早就化为乌有了。巴彦县1970年战备转移也曾烧了部分案卷档案，就连1960年《巴彦县志》初稿的底稿也被烧了，造成了无法弥补的损失。在查档过程中，我们又时常发现有些案卷的文件本应放永久卷中保存，却在长期卷中找到了，本应划在长期卷中却又划入了定期卷中，又有些档案重复较多，使得查阅量增大，这都充分说明了档案的鉴定和保管期限划分的重要性。

档案的鉴定保管工作又是与编研工作紧密相连的。如果已经利用了系统的编研，那么一些档案的保管期限就可以适当缩短，一些档案就可以适当剔除，这样既保存了有用的资料，又提高了档案的质量，从而使得那些有价值的档案不断向档案馆补充，同时也避免了失去价值的档案充塞档案库房。

（三）档案的整理和编研工作

档案馆的档案整理可以分为形式整理和内容整理两个方面。编研工作是贯彻开放历史档案的方针，提高服务质量的重要措施。是积极主动为编史修志工作服务的重要手段，也是使档案部门和编史修志工作密切结合的主要方法。它除编写系统地评述和介绍档案材料的工具书外，主要的还有编写各种参考资料，汇编现行机关的档案文集和编纂、公布档案史料。黑龙江省档案局自1979年就与哈尔滨师范大学历史系合编了《黑龙江历史大事记》，为配合编史修志工作又先后编辑了《黑龙江沿革史讲稿》、《黑龙江革命历史档案资料丛编》、《黑龙江设治》、《黑龙江历史档案选编》等，这都为编史修志工作做出了应有的贡献。一些市、县档案馆也配合地方志的编写工作，编写了一些关于本地区的有关历史大事记、历史沿革、行政区划、干部任免、历届党政会人代会简介、自然灾害等资料。可以说编史修志工作推动了档案整理和编研工作的开展，档案整理和编研工作取得了成绩又直接推动了编史修志工作的顺利进行。但是我国目前整个档案的整理工作进度还是特别缓慢的，仅从国家第一历史档案馆所藏的900万件明清档案来看，整理汇编成书的主要有1928年出版的《掌故丛编》10辑，1930年国民政府继之开始发行《文献丛编》，因抗日战争爆发而中断，以后到1942年仍由北京故宫博物院出版了第44辑。流传在外的档案多为罗振玉所有，经他手整理排印了《史料丛刊初编》、《大库史料目录》、《明季史料零拾》、《史料丛编》、《史料丛编二集》、《太祖高皇帝实录稿三种》等书。1949年金毓黻继之又编辑出版了《明清内阁大库史料》第一辑。1978年5月，原故宫博物院明清档案部(即今国家第一历史档案馆)编辑出版了《清代档案史料丛编》，根据凡例每辑收录约10万字，到1983年止出版不到10辑。根据传闻照此进展情况要一万年才能将明清档案部的档案全部印完。(见神田信夫《清史研究和档案》，《中国史动态》1982年第4期)。在庚子事变被俄军掠去的解放后于1956年由苏联政府归还我国交给故宫博物院明清档案部保存的《黑龙江将军衙门档案》，虽然已经返给黑龙工省档案馆保管，但由于人力、物力等诸多因素，整理工作开展仍很缓慢。而台湾对拉去的档案则或以奏折的具奏人进行整理，或以某个朝代的年月日顺序进行整理，台北故宫博物院所藏的宫中档案156 000余件在1962年就已经整理完毕，其它历史档案也亦陆续整理完。该院阅览室还备有按事项、年代和具奏人分类的卡片，可以根据需要查阅档案。这都是值得我们学习和借鉴的。

地方年鉴的编纂则为档案编研工作开辟了一条新的途径，它既可以完整、系统地汇编该地方某一年的历史资料，又可以把档案和统计资料有机地结合起来，也可以将未见当年档案记载的其它重要资料得以随时采录补充，这样就为地方志的编纂打下了基础。这是地方志编修工作发展的必然趋势，也是档案编研工作新的突破。

（四）馆藏的补充和有关档案的收集

编史修志工作既是对档案工作的一次大检查，也是补充馆藏、丰富馆藏的好机会。事实证明，在民间、机关团体也确实有好多东西是需要征集的。如其它有关部门收藏的关于本地的档案，社会上需要采访调查的有关资料，诸如重要历史人物生平传记、重大历史事件、照片、有关金石拓片等。

综上所述，从档案产生起，就与编史修志工作结下了不可分割的渊源关系，就是相互依赖而存在的，它们二者之间是供与求、藏与用的关系。通过档案的提供和利用推动了编史修志工作的开展，编史修志工作的开展又推动了档案馆的基础建没，从而说明了地方志编修与档案馆密切协作的重要性，展示了地方志编修与档案工作的广阔前景。“上林春讯人间满，剪出红梅千万枝”，让我们共同携起手来去迎接编史修志与档案工作万紫千红的春天的到来，为经济社会又好又快发展作出新的贡献。